Організовуємо військовий облік з нуля

Хто зобов’язаний та кого обліковувати?

Військовий облік зобов’язані вести юридичні особи — підприємства, організації установи незалежно від підпорядкування та форм власності (див. ч. 7 ст. 1 Закону № 2232*).

* Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII.

Що стосується підприємців-роботодавців, то вони не згадуються ані в Законі № 2232, ані в Порядку № 1487*. Тож вважаємо, що обов’язку ведення військового обліку вони не мають.

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Підприємства ведуть персональний військовий облік. Він передбачає облік відомостей щодо:

1) призовників — осіб віком до 25 років, які взяті на військовий облік;

2) військовозобов’язаних — осіб, які перебувають у запасі для комплектування ЗСУ та інших військових формувань на особливий період, а також для виконання робіт із забезпечення оборони держави;

3) резервістів — осіб, які проходять службу у військовому резерві ЗСУ, інших військових формувань і призначені для їх комплектування у мирний час та в особливий період.

Персональний військовий облік зазначених категорій здійснюється за місцем роботи (навчання) (див. ч. 5 ст. 34 Закону № 2232, п. 14 Порядку № 1487). Тож питання військового обліку однозначно постає перед підприємством, якщо на ньому за трудовими договорами (контрактами) працюють наймані працівники, які мають статус призовника, військовозобов’язаного чи резервіста.

Якщо підприємство не має працівників із зазначеним статусом, наприклад, на ньому працюють виключно невійськовозобов’язані жінки, воно військовий облік не веде.

Зверніть увагу, що

Також сьогодні не має значення, за основним місцем роботи чи за сумісництвом прийнято працівника. Сумісників також слід обліковувати (див. лист Міноборони від 22.03.2023 № 321/ЗПІ/114).

Підсумуємо. Навіть якщо на підприємстві є один працівник, припустимо, директор, який прийнятий на роботу за сумісництвом на неповний робочий час і працює дистанційно, таке підприємство має вести військовий облік, якщо цей працівник є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом.

З найманими працівниками розібралися. Далі говоримо про осіб, які виконують роботи / надають послуги за цивільно-правовими договорами (ЦПД), у тому числі гіг-контактами. Тут все спокійно. Обов’язку вести військовий облік за місцем надання послуг (виконання робіт) особою на підставі звичайного ЦПД чи гіг-контракту ні Законом № 2232, ні Порядком № 1487 не встановлено. Тож вважаємо, що в частині ведення військового обліку всю цю братію можна ігнорувати.

З тим, хто зобов’язаний вести військовий облік та кого обліковувати, визначилися. Переходимо безпосередньо до його організації.

Все починається з директора

Організація військового обліку на підприємстві покладається на керівника (п. 8 Порядку № 1487). З чого йому починати? З визначення особи (чи декількох осіб), відповідальної за ведення військового обліку. Для цього слід розуміти, скільки призовників, військовозобов’язаних та резервістів працювало на підприємстві станом на 1 січня поточного року.

Якщо до 500 осіб, то обов’язок вести військовий облік покладають на особу служби персоналу. У випадку коли на підприємстві така служба відсутня, обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде облік працівників.

Якщо це буде додаткове навантаження для працівника (у посадовій інструкції нічого не сказано про ведення ним військового обліку), обов’язково отримайте його згоду (див. рис. 1 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48).

Згода є? Тоді видаємо наказ про доручення обов’язків з ведення військового обліку (див. рис. 2 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48). А ще рекомендуємо затвердити Положення про функціональні обов’язки відповідального за військовий облік, якщо вони не прописані в посадовій інструкції працівника (див. рис. 3 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48).

В кадровому наказі про доручення обов’язків щодо ведення військового обліку працівнику служби персоналу (іншій особі, яка веде облік працівників) зазначте розмір доплати. Так-так! Додаткова робота з ведення військового обліку виконується не безоплатно. Пунктом 10 Порядку № 1487

І ось тут маємо цікавеньке. За загальним правилом, якщо будь-які обов’язки працівника прописані в його посадовій інструкції, то окремо наказ про їх виконання не видають та доплату не встановлюють. Адже оплата за виконання таких обов’язків вже врахована при визначенні окладу працівника.

Проте працівники територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК) доволі часто при перевірках хочуть / вимагають встановлення доплати за ведення військового обліку, навіть якщо безпосередній обов’язок його ведення зафіксовано в посадовій інструкції працівника. Чому? Бо про доплату сказано в п. 10 Порядку № 1487. Отже, повинна бути. Відповідно відсутність доплати розглядають як порушення правил ведення військового обліку.

Тож наша вам порада. Навіть якщо обов’язок ведення військового обліку зафіксовано в посадовій інструкції працівника, встановіть йому доплату за ведення військового обліку, хоч символічний 1 % від окладу. Так ви убезпечите себе від можливих конфліктів із працівниками ТЦК.

А чи може директор бути відповідальним за ведення військового обліку на підприємстві? Так, якщо він веде хоча б у якійсь частині облік працівників.

Річ у тім, що відповідно до п. 8 Порядку № 1487 обов’язки з ведення військового обліку можуть бути доручені працівникам служби персоналу, служби управління персоналом, а в разі відсутності такої штатної одиниці ці обов’язки покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві.

Тож якщо (1) облік працівників веде директор чи (2) інші працівники, які його ведуть, відмовилися від «почесного обов’язку» з ведення військового обліку, такі обов’язки може взяти на себе директор. Проте у другому випадку (коли всі відмовилися) є сенс «підвантажити» директора в якійсь частині питаннями обліку персоналу (хоча б на папері), щоб все відповідало вимогам Порядку № 1487. Ну й не забуваємо видати наказ про те, що відповідальною особою буде директор. А доплата? Якщо хочете уникнути непорозумінь з ТЦКівцями (див. вище), краще встановіть.

Увага! Якщо у вас працює більше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, то кількість осіб, відповідальних за військовий облік, визначаєте відповідно до положень п. 9 Порядку № 1487. У випадку коли за нормами таких осіб потрібно двоє чи більше, доведеться їх об’єднати в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо).

Що стосується посади особи, відповідальної за ведення військового обліку, то тут ідеально підходить «Інспектор з військового обліку», код КП 3439. До речі, такому інспекторові доплата за ведення військового обліку не встановлюється.

З відповідальною особою (особами) визначилися? Тоді швиденько залучаємо її до військово-облікових питань. Чому швиденько? Щоб не пропустити строки інформування ТЦК, про які піде мова далі.

У «гру» вступає відповідальна особа

З чого почати ведення військового обліку? Перш за все з вивчення Порядку № 1487. Це допоможе вам більш-менш орієнтуватися в питаннях налагодження військового обліку на підприємстві. А далі? Далі пропонуємо вам наступний алгоритм дій.

Крок 1. Формуємо для ТЦК повідомлення про призначення особи, відповідальної за організацію та ведення військового обліку, за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 1487, та складаємо супровідний лист до нього. Зразки цих документів наведені на рис. 4 та 5 в статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

Крок 2. Налагоджуємо співпрацю з ТЦК. Ставимо підприємство на облік за його місцезнаходженням і повідомляємо про осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку (див. крок 1).

Перелік документів для постановки на облік, як показала практика, може різнитися залежно від вподобань конкретного ТЦК. Візьміть з собою копію виписки з ЄДР та складіть супровідний лист.

Як швидко все це несемо до ТЦК?

Тож вам потрібно вкластися в цей строк.

Крок 3. Проводимо аудит особових справ працівників. Перевіряємо наявність / відсутність актуальних копій паспортів та відповідних військово-облікових документів. До 18.05.2024 такими військово-обліковими документами були для:

— призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;

— військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;

— резервістів — військовий квиток.

Проте із зазначеної дати діє також єдиний військово-обліковий документ для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, форма якого затверджена постановою КМУ від 16.05.2024 № 559.

Чи потрібно відповідальному за військовий облік проводити якісь дії у зв’язку з появою такого єдиного військово-облікового документа? Ні, не потрібно.

Увага! Якщо у вас є працівниці, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю, вони також мають перебувати на військовому обліку. Тож у вас повинні бути копії їх військово-облікових документів.

Про результати проведеного аудиту складаємо доповідну записку на ім’я керівника підприємства.

Крок 4. Поринаємо в паперову роботу.

1. Перш за все підприємство видає наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на поточний. Форма — довільна. У такому наказі визначаєте завдання щодо методичного забезпечення військового обліку, підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, інші заходи щодо поліпшення стану військового обліку на підприємстві.

2. Розроблюємо внутрішній графік звіряння військово-облікових документів працівників з наявними на підприємстві. Форма — довільна. Приклад такого графіка наведений на рис. 6 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48. Затверджує графік керівник підприємства.

З графіком звіряння ознайомлюємо працівників під підпис. Також можна (й дуже доцільно) розробити та вручити кожному працівнику повідомлення про необхідність пройти звіряння у встановлений графіком термін та надати для цього:

— військово-облікові документи;

— паспорт громадянина України (у разі, коли в паспорті громадянина України відсутні відмітки про реєстрацію місця проживання, також інформацію щодо реєстрації місяця проживання).

Також у повідомленні висловлюємо прохання надати закордонний паспорт (за наявності), дипломи, свідоцтва, сертифікати тощо про отриману освіту та спеціальність та відомості про сімейний стан (див. рис. 7 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48). Все це вам знадобиться для формування списків персонального військового обліку, про які піде мова нижче.

3. Друкуємо правила військового обліку (додаток 2 до Порядку № 1487) і вивішуємо їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства. Це обов’язкова опція. Зверніть увагу, що до цих правил постановами КМУ від 16.05.2024 № 563 та від 07.06.2024 № 675 вносилися зміни. Тож перевірте, щоб у вас був актуальний варіант.

До правил виготовляємо лист (журнал) ознайомлення та збираємо підписи працівників, які були прийняті на роботу з 05.01.2023 чи пізніше. Саме з цієї дати запрацював Порядок № 1487, а з ним і вимога про ознайомлення з правилами.

Ще такий цікавий момент. З правилами слід було ознайомлювати працівників під час прийняття на роботу. Тож бажано дотримуватися відповідної послідовності й при збиранні підписів.

4. Роздруковуємо (від 50 аркушів) та зшиваємо у блокнот бланки розписок про приймання від призовників, військовозобов’язаних та резервістів їх військово-облікових документів з метою звіряння з ТЦК, а також оформлення бронювання. Форму бланка розписки наведено в додатку 7 до Порядку № 1487. Зауважимо, що заздалегідь роздрукований, зшитий, підписаний керівником та скріплений печаткою підприємства блокнот із бланків розписок вимагають представники окремих ТЦК при перевірках. І хоча Порядок № 1487 таких вимог не містить, тут краще перестрахуватися.

5. Заводимо журнал обліку результатів перевірки за формою, наведеною в додатку 9 до Порядку № 1487.

Крок 5. Проводимо внутрішнє звіряння облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємстві відповідно до затвердженого графіка. За необхідності копіюємо документи працівників, яких не вистачає.

Паралельно формуємо та заповнюємо списки персонального військового обліку (далі — списки ВО) за формою, наведеною в додатку 5 до Порядку № 1487.

Їх можна формувати в електронній та/або паперовій формі. З практики: дуже зручно формувати списки ВО в електронній формі в Еxсel, обравши альбомну орієнтацію.

Списки ВО складаємо окремо за такими групами:

перша — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;

друга — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;

третя — список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;

четверта — список персонального військового обліку призовників.

Відомості щодо військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження, виокремлюємо в кожній групі за відповідними командами — у послідовності зростання нумерації команд. Осіб, які проходять службу у військовому резерві, обліковуємо як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження.

Як саме реалізувати це виокремлення? Відповіді на це питання Порядок № 1487 не дає. Вважаємо, що достатнім буде зазначити працівників, яких потрібно виокремити, в тому ж списку ВО, але нижче основної маси працівників, що внесені до нього.

Не обов’язково на підприємстві мають бути списки ВО на всі чотири групи. Якщо на підприємстві немає, наприклад, призовників та військовозобов’язаних жінок (жінок-резервістів), то таке підприємство матиме списки ВО лише за першою та другою групами.

Зауважимо, хоч це й не зазначено в Порядку № 1487, проте окремі ТЦК вимагають, щоб підприємства складали списки ВО з урахуванням військового звання працівника + в межах одного військового звання вказували осіб в алфавітному порядку.

До списків ВО кожної групи формуємо справу. В ній зберігатимемо копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку № 1487). В окремій справі зберігаємо копії військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку.

Далі зведену інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів вносимо до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку № 1487). Зверніть увагу, що у двох останніх графах цієї відомості зазначено «З 1 січня 2020 р…». Проте кількість прийнятих на роботу та звільнених вказуєте з початку поточного календарного року, а не з 2020 року.

У 5-денний строк з дня отримання відповідних документів вносимо до списків ВО інформацію про прийняття на роботу, зміну посади, звільнення, зміну прізвища, власного імені та по батькові (за наявності) призовника, військовозобов’язаного, резервіста, реквізитів паспорта, адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти.

Крок 6. У разі виявлення недоліків при звірянні військово-облікових документів інформуєте про них керівника підприємства та надаєте пропозиції щодо їх усунення.

Які тут можуть бути пропозиції? Все залежить від ситуації. Так, якщо у працівника недоліки саме у військово-обліковому документі, то він їх може виправити, якщо звернеться до того ТЦК (СБУ, розвідоргану), де перебуває на військовому обліку. Зі свого боку підготуйте та вручіть такому працівнику під підпис відповідне повідомлення про необхідність усунути виявлені недоліки.

У повідомленні працівнику доцільно зазначити час, протягом якого він має відвідати відповідний ТЦК/СБУ/розвідорган, в якому він стоїть на обліку, та надати вам інформацію про результат такого звіряння. Хоча тут є ймовірність, що працівника, який завітає до ТЦК, мобілізують.

Якщо працівник відмовляється отримувати повідомлення — складаєте відповідний акт. Також інформуєте ТЦК/СБУ/розвідорган, в якому працівник стоїть на обліку, про порушення ним правил військового обліку.

Звісно, що приємного в цьому мало. Проте тут потрібно вибирати: або ви зі штрафом, або працівник йде до ТЦК чи ви інформуєте ТЦК про невиконання ним правил.

Крок 7. За працівниками, що в списках ВО, розглядаєте питання звіряння цих списків з обліковими даними документів ТЦК/СБУ/розвідорганів за місцем їх обліку (див. п. 46 Порядку № 1487).

Тобто тут важливо, у якому саме органі на військовому обліку перебуває ваш працівник (ТЦК чи СБУ або розвідоргані), та де саме (територіально) цей орган / підрозділ знаходиться.

Якщо, наприклад, працівник перебуває на військовому обліку в ТЦК, то звіряєтеся саме з цим ТЦК. До СБУ чи розвідорганів чіплятися не потрібно.

З ТЦК (СБУ, розвідорганами), на території відповідальності яких перебуває ваше підприємство, звіряєтесь відповідно до графіка звіряння. Звірятися у визначений графіком строк відповідальний за ведення військового обліку працівник іде особисто. З собою бере витяг зі списку персонального військового обліку з працівниками, які перебувають на обліку в такому ТЦК/СБУ/розвідоргані, та копії їх військово-облікових документів.

Якщо ТЦК/СБУ/розвідорган, де на обліку перебувають працівники, розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, то звіряння проводите так. Формуєте витяг із списків ВО у двох примірниках. Додаєте до нього копії військово-облікових документів працівників, які потрапили у витяг, та разом із супровідним листом надсилаєте поштою з повідомленням про вручення до відповідного органу. Після звіряння один примірник витягу зі списків повертається до підприємства з відміткою «звірено __ ____________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.

Результати звіряння вносите до журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку. Його форма наведена в додатку 9 до Порядку № 1487.

Увага! Виконуючи наведені вище кроки, не забуваємо про поточну роботу щодо ведення військового обліку на підприємстві. Про неї розповімо в одному з наступних номерів «Податки & бухоблік».