Организуем воинский учет с нуля

Кто обязан и кого учитывать?

Воинский учет обязаны вести юридические лица — предприятия, организации, учреждения независимо от подчинения и форм собственности (см. ч. 7 ст. 1 Закона № 2232*).

* Закон Украины «О воинской обязанности и военной службе» от 25.03.92 № 2232-XII.

Что касается предпринимателей-работодателей, то они не упоминаются ни в Законе № 2232, ни в Порядке № 1487*. Поэтому считаем, что обязанности ведения воинского учета они не имеют.

* Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Предприятия ведут персональный воинский учет. Он предусматривает учет сведений о:

1) призывниках — лицах в возрасте до 25 лет, которые взяты на воинский учет;

2) военнообязанных — лицах, которые находятся в запасе для комплектования ВСУ и других воинских формирований на особый период, а также для выполнения работ по обеспечению обороны государства;

3) резервистах — лицах, которые проходят службу в военном резерве ВСУ, других воинских формирований и предназначены для их комплектования в мирное время и в особый период.

Персональный воинский учет указанных категорий осуществляется по месту работы (обучения) (см. ч. 5 ст. 34 Закона № 2232, п. 14 Порядка № 1487). Поэтому вопрос воинского учета однозначно возникает у предприятия, если на нем по трудовым договорам (контрактам) работают наемные работники, которые имеют статус призывника, военнообязанного или резервиста.

Если предприятие не имеет работников с указанным статусом, например, на нем работают исключительно невоеннообязанные женщины, оно воинский учет не ведет.

Обратите внимание, что

Также сегодня не имеет значения, по основному месту работы или по совместительству принят работник. Совместителей также следует учитывать (см. письмо Минобороны от 22.03.2023 № 321/ЗПІ/114).

Подытожим. Даже если на предприятии есть один работник, допустим, директор, который принят на работу по совместительству на неполное рабочее время и работает дистанционно, такое предприятие должно вести воинский учет, если этот работник является призывником, военнообязанным или резервистом.

С наемными работниками разобрались. Дальше говорим о лицах, которые выполняют работы / предоставляют услуги по гражданско-правовым договорам (ГПД), в том числе гиг-контактам. Здесь все спокойно. Обязанность вести воинский учет по месту предоставления услуг (выполнения работ) лицом на основании обычного ГПД или гиг-контракта ни Законом № 2232, ни Порядком № 1487 не установлена. Поэтому считаем, что в части ведения воинского учета всю эту братию можно игнорировать.

С тем, кто обязан вести воинский учет и кого учитывать, определились. Переходим непосредственно к его организации.

Все начинается с директора

Организация воинского учета на предприятии возлагается на руководителя (п. 8 Порядка № 1487). С чего ему начинать? С определения лица (или нескольких лиц), ответственного за ведение воинского учета. Для этого следует понимать, сколько призывников, военнообязанных и резервистов работало на предприятии по состоянию на 1 января текущего года.

Если до 500 человек, то обязанность вести воинский учет возлагают на лицо службы персонала. В случае, когда на предприятии такая служба отсутствует, обязанности по ведению воинского учета возлагают на лицо, которое ведет учет работников.

Если это будет дополнительная нагрузка для работника (в должностной инструкции ничего не сказано о ведении им воинского учета), обязательно получите его согласие (см. рис. 1 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48).

Согласие есть? Тогда издаем приказ о поручении обязанностей по ведению воинского учета (см. рис. 2 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48). А еще рекомендуем утвердить Положение о функциональных обязанностях ответственного за воинский учет, если они не прописаны в должностной инструкции работника (см. рис. 3 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48).

В кадровом приказе о поручении обязанностей по ведению воинского учета работнику службы персонала (другому лицу, которое ведет учет работников) укажите размер доплаты. Да-да! Дополнительная работа по ведению воинского учета выполняется не безвозмездно. Пунктом 10 Порядка № 1487

И вот здесь имеем интересненькое. По общему правилу, если любые обязанности работника прописаны в его должностной инструкции, то отдельно приказ об их выполнении не издают и доплату не устанавливают. Ведь оплата за выполнение таких обязанностей уже учтена при определении оклада работника.

Однако работники территориального центра комплектования и социальной поддержки (далее — ТЦК) достаточно часто при проверках хотят/требуют установления доплаты за ведение воинского учета, даже если непосредственная обязанность его ведения зафиксирована в должностной инструкции работника. Почему? Потому что о доплате сказано в п. 10 Порядка № 1487. Следовательно, должна быть. Соответственно отсутствие доплаты рассматривают как нарушение правил ведения воинского учета.

Поэтому наш вам совет. Даже если обязанность ведения воинского учета зафиксирована в должностной инструкции работника, установите ему доплату за ведение воинского учета, хоть символический 1 % от оклада. Так вы оградите себя от возможных конфликтов с работниками ТЦК.

Может ли директор быть ответственным за ведение воинского учета на предприятии? Да, если он ведет хотя бы в какой-то части учет работников.

Дело в том, что в соответствии с п. 8 Порядка № 1487 обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены работникам службы персонала, службы управления персоналом, а в случае отсутствия такой штатной единицы эти обязанности возлагаются на лицо, которое ведет учет работников на предприятии.

Поэтому если (1) учет работников ведет директор или (2) другие работники, которые его ведут, отказались от «почетной обязанности» по ведению воинского учета, такие обязанности может взять на себя директор. Однако во втором случае (когда все отказались) есть смысл «подгрузить» директора в какой-то части вопросами учета персонала (хотя бы на бумаге), чтобы все отвечало требованиям Порядка № 1487. Ну и не забываем издать приказ о том, что ответственным лицом будет директор. А доплата? Если хотите избежать недоразумений с ТЦКшниками (см. выше), лучше установите.

Внимание! Если у вас работает более 500 призывников, военнообязанных и резервистов, то количество лиц, ответственных за воинский учет, определяют в соответствии с положениями п. 9 Порядка № 1487. В случае, когда по нормам таких лиц нужно двое или больше, придется их объединить в отдельное подразделение (отдел, сектор, группу и т. п.).

Что касается должности лица, ответственного за ведение воинского учета, то здесь идеально подходит «Инспектор по воинскому учету», код КП 3439. Кстати, такому инспектору доплата за ведение воинского учета не устанавливается.

С ответственным лицом (лицами) определились? Тогда быстренько привлекаем его к военно-учетным вопросам. Почему быстренько? Чтобы не пропустить сроки информирования ТЦК, о которых пойдет речь дальше.

В «игру» вступает ответственное лицо

С чего начать ведение воинского учета? Прежде всего с изучения Порядка № 1487. Это поможет вам более-менее ориентироваться в вопросах налаживания воинского учета на предприятии. А дальше? Дальше предлагаем вам следующий алгоритм действий.

Шаг 1. Формируем для ТЦК уведомление о назначении лица, ответственного за организацию и ведение воинского учета, по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку № 1487, и составляем сопроводительное письмо к нему. Образцы этих документов приведены на рис. 4 и 5 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48.

Шаг 2. Налаживаем сотрудничество с ТЦК. Ставим предприятие на учет по его местонахождению и сообщаем о лицах, ответственных за организацию и ведение воинского учета (см. шаг 1).

Перечень документов для постановки на учет, как показала практика, может отличаться в зависимости от вкусов конкретного ТЦК. Возьмите с собой копию выписки из ЕГР и составьте сопроводительное письмо.

Как быстро все это несем в ТЦК?

Поэтому вам нужно уложиться в этот срок.

Шаг 3. Проводим аудит личных дел работников. Проверяем наличие/отсутствие актуальных копий паспортов и соответствующих военно-учетных документов. До 18.05.2024 такими военно-учетными документами были для:

— призывников — удостоверения о приписке к призывному участку;

— военнообязанных — военный билет или временное удостоверение военнообязанного;

— резервистов — военный билет.

Однако с указанной даты действует также единый военно-учетный документ для призывников, военнообязанных и резервистов, форма которого утверждена постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559.

Нужно ли ответственному за воинский учет проводить какие-то действия в связи с появлением такого единого военно-учетного документа? Нет, не нужно.

Внимание! Если у вас есть работницы, которые получили образование по медицинской или фармацевтической специальности, они также должны находиться на воинском учете. Поэтому у вас должны быть копии их военно-учетных документов.

О результатах проведенного аудита составляем докладную записку на имя руководителя предприятия.

Шаг 4. Уходим в бумажную работу.

1. Прежде всего предприятие издает приказ о состоянии воинского учета за прошлый год и задание на текущий. Форма — произвольная. В таком приказе определяете задание в отношении методического обеспечения воинского учета, повышения квалификации лиц, ответственных за ведение воинского учета, другие мероприятия по улучшению состояния воинского учета на предприятии.

2. Разрабатываем внутренний график сверки военно-учетных документов работников с имеющимся на предприятии. Форма — произвольная. Пример такого графика приведен на рис. 6 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48. Утверждает график руководитель предприятия.

С графиком сверки знакомим работников под подпись. Также можно (и очень целесообразно) разработать и вручить каждому работнику уведомление о необходимости пройти сверку в установленный графиком срок и предоставить для этого:

— военно-учетные документы;

— паспорт гражданина Украины (в случае, когда в паспорте гражданина Украины отсутствуют отметки о регистрации местожительства, также информацию о регистрации места проживания).

Также в уведомлении излагаем просьбу предоставить загранпаспорт (при наличии), дипломы, свидетельства, сертификаты и т. п. о полученном образовании и специальности и сведения о семейном положении (см. рис. 7 в статье «Организуем воинский учет с нуля: документальное сопровождение» // «Налоги & бухучет», 2024, № 48). Все это вам понадобится для формирования списков персонального воинского учета, о которых пойдет речь ниже.

3. Печатаем правила воинского учета (приложение 2 к Порядку № 1487) и вывешиваем их на видном месте в общедоступных помещениях предприятия. Это обязательная опция. Обратите внимание, что в эти правила постановлениями КМУ от 16.05.2024 № 563 и от 07.06.2024 № 675 вносились изменения. Поэтому проверьте, чтобы у вас был актуальный вариант.

К правилам изготовляем лист (журнал) ознакомления и собираем подписи работников, которые были приняты на работу с 05.01.2023 или позже. Именно с этой даты заработал Порядок № 1487, а с ним и требование об ознакомлении с правилами.

Еще такой интересный момент. С правилами следовало знакомить работников во время приема на работу. Поэтому желательно придерживаться соответствующей последовательности и при сборе подписей.

4. Распечатываем (от 50 листов) и сшиваем в блокнот бланки расписок о приеме от призывников, военнообязанных и резервистов их военно-учетных документов с целью сверки с ТЦК, а также оформлении бронирования. Форма бланка расписки приведена в приложении 7 к Порядку № 1487. Заметим, что заранее распечатанный, сшитый, подписанный руководителем и скрепленный печатью предприятия блокнот из бланков расписок требуют представители отдельных ТЦК при проверках. И хотя Порядок № 1487 таких требований не содержит, здесь лучше перестраховаться.

5. Заводим журнал учета результатов проверки по форме, приведенной в приложении 9 к Порядку № 1487.

Шаг 5. Проводим внутреннюю сверку учетных данных призывников, военнообязанных и резервистов на предприятии в соответствии с утвержденным графиком. При необходимости копируем документы работников, которых не хватает.

Параллельно формируем и заполняем списки персонального воинского учета (далее — списки ВУ) по форме, приведенной в приложении 5 к Порядку № 1487.

Их можно формировать в электронной и/или бумажной форме. Из практики: очень удобно формировать списки ВУ в электронной форме в Еxсel, выбрав альбомную ориентацию.

Списки ВУ составляем отдельно по следующим группам:

первая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) офицерского состава;

вторая — список персонального воинского учета военнообязанных (резервистов) рядового, сержантского и старшинского состава;

третья — список персонального воинского учета военнообязанных и резервистов из числа женщин;

четвертая — список персонального воинского учета призывников.

Сведения о военнообязанных, которым выданы мобилизационные распоряжения, выделяем в каждой группе по соответствующим командам — в последовательности роста нумерации команд. Лица, которые проходят службу в военном резерве, учитываем как военнообязанных, которым выданы мобилизационные распоряжения.

Как именно реализовать это выделение? Ответа на этот вопрос Порядок № 1487 не дает. Считаем, что достаточным будет указать работников, которых нужно выделить, в том же списке ВУ, но ниже основной массы работников, которые внесены в него.

Не обязательно на предприятии должны быть списки ВУ на все четыре группы. Если на предприятии нет, например, призывников и военнообязанных женщин (женщин-резервистов), то такое предприятие будет иметь списки ВУ только по первой и второй группами.

Заметим, хоть это и не указано в Порядке № 1487, однако отдельные ТЦК требуют, чтобы предприятия составляли списки ВУ с учетом воинского звания работника + в пределах одного воинского звания указывали лица в алфавитном порядке.

К спискам ВУ каждой группы формируем дело. В нем будем хранить копии военно-учетных документов призывников, военнообязанных и резервистов (п. 37 Порядка № 1487). В отдельном деле храним копии военно-учетных документов граждан, которые не достигли предельного возраста пребывания в запасе и были исключены из воинского учета.

Дальше сводную информацию о численности призывников, военнообязанных и резервистов вносим в ведомость оперативного учета призывников, военнообязанных и резервистов (приложение 12 к Порядку № 1487). Обратите внимание, что в двух последних графах этой ведомости указано «З 1 січня 2020 р…». Однако количество принятых на работу и уволенных указываете с начала текущего календарного года, а не с 2020 года.

В 5-дневный срок со дня получения соответствующих документов вносим в списки ВУ информацию о приеме на работу, изменении должности, увольнении, изменении фамилии, имени собственного и отчества (при наличии) призывника, военнообязанного, резервиста, реквизитов паспорта, адреса задекларированного/зарегистрированного местожительства, адреса фактического местожительства, семейного положения, образования.

Шаг 6. В случае выявления недостатков при сверке военно-учетных документов информируете о них руководителя предприятия и предоставляете предложения об их устранении.

Какие здесь могут быть предложения? Все зависит от ситуации. Так, если у работника недостатки именно в военно-учетном документе, то он их может исправить, если обратится в тот ТЦК (СБУ, разведорган), где будет перебывать на воинском учете. Со своей стороны подготовьте и вручите такому работнику под подпись соответствующее уведомление о необходимости устранить выявленные недостатки.

В уведомлении работнику целесообразно указать время, в течение которого он должен посетить соответствующий ТЦК/СБУ/разведорган, в котором он стоит на учете, и предоставить вам информацию о результате такой сверки. Хотя здесь есть вероятность, что работника, который пожалует к ТЦК, мобилизуют.

Если работник отказывается получать уведомление — составляете соответствующий акт. Также информируете ТЦК/СБУ/разведорган, в котором работник стоит на учете, о нарушении им правил воинского учета.

Конечно, приятного в этом мало. Однако здесь нужно выбирать: или вы со штрафом, или работник идет в ТЦК или вы информируете ТЦК о невыполнении им правил.

Шаг 7. По работникам, которые в списках ВУ, рассматриваете вопрос сверки этих списков с учетными данными документов ТЦК/СБУ/разведорганов по месту их учета (см. п. 46 Порядка № 1487).

То есть здесь важно, в каком именно органе на воинском учете находится ваш работник (ТЦК или СБУ или разведоргане) и где именно (территориально) этот орган/подразделение находится.

Если, например, работник находится на воинском учете в ТЦК, то сверяетесь именно с этим ТЦК. К СБУ или разведорганам цепляться не нужно.

С ТЦК (СБУ, разведорганами), на территории ответственности которых находится ваше предприятие, сверяетесь в соответствии с графиком сверки. Сверяться в определенный графиком срок ответственный за ведение воинского учета работник идет лично. С собой берет извлечение из списка персонального воинского учета с работниками, которые находятся на учете в таком ТЦК/СБУ/разведоргане, и копии их военно-учетных документов.

Если ТЦК/СБУ/разведорган, где на учете находятся работники, расположенные на территории других административно-территориальных единиц, то сверку проводите так. Формируете извлечение из списков ВУ в двух экземплярах. Прилагаете к нему копии военно-учетных документов работников, которые попали в извлечение, и вместе с сопроводительным письмом посылаете по почте с уведомлением о вручении соответствующему органу. После сверки один экземпляр извлечения из списков возвращается к предприятию с отметкой «звірено __ ____________ 20__ року», подписью должностного лица, которое осуществило сверку, и гербовой печатью.

Результаты сверки вносите в журнал учета результатов проверки состояния воинского учета. Его форма приведена в приложении 9 к Порядку № 1487.

Внимание! Выполняя вышеприведенные шаги, не забываем о текущей работе по ведению воинского учета на предприятии. О ней расскажем в одном из следующих номеров «Налоги & бухучет».