20.06.2024
Нагадаємо: ФОП на загальній системі (ЗС) можуть відобразити в обліку витрати, якщо вони (одночасно):
— пов’язані з господарською діяльністю;
— фактично понесені;
— документально підтверджені;
— названі в переліку п. 177.4 ПКУ.
Більше деталей щодо обліку у ФОП на ЗС знайдете, зокрема, у статті «Як ФОП вести облік доходів, витрат та товарних запасів у 2023 році?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 16.
Так от, коли мова заходить про витрати на відрядження, то податківці:
— не заперечують можливість врахувати витрати на відрядження найманих працівників ФОП. У тому числі виплачені добові;
— не дозволяють ФОП відносити на витрати суму коштів, витрачених ФОП під час особистого перебування у відрядженні (категорія 104.05 БЗ).
Аргумент такий, що у п.п. 177.4.4 ПКУ прямо названо лише витрати на відрядження найманих працівників. А про витрати на відрядження самого ФОП не згадано — ані в п.п. 177.4.4 ПКУ, а ні в інших підпунктах п. 177.4 ПКУ.
Втім наразі нас цікавлять відрядження саме найманих працівників ФОП. Як ми щойно з’ясували, витрати на такі відрядження згадані в п. 177.4 ПКУ. Тож по них залишається ще виконати три інші вимоги, про які ми говорили вище. Тобто вони ще мають бути пов’язані з господарською діяльністю ФОП, фактично понесені, у ФОП мають бути наявні підтвердні документи.
І тоді добовим витратам відкриється шлях до графи 9 Типової форми обліку. Відповідно їх буде враховано ФОП при обрахунку суми чистого доходу (що є базою для сплати ПДФО, ВЗ, ЄСВ за себе).
До речі, обов’язковість виплати добових відрядженим працівникам як соціальної гарантії встановлена ст. 121 КЗпП (див. з цього приводу, зокрема, статтю «Добові витрати на відрядження: розмір та оподаткування» // «Податки & бухоблік», 2023, № 68). Тож
ФОП важливо мати підтверджуючі документи щодо виплати добових не лише в податковому контексті, а ще й для того, щоб не мати проблем із трудовими перевіряючими
Вам буде цікавою стаття «Кошти під звіт та на відрядження: порядок надання» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).
Щоб добові не включалися до оподатковуваного доходу самого відрядженого працівника згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, потрібні (одночасно):
— документальне підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю ФОП (ми про це ще будемо говорити пізніше);
— наказ про відрядження та документальні докази фактичного перебування особи у відрядженні (більше деталей з цього приводу знайдете у статтях «Немає документів — немає добових» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25, «Добові для закордонних відряджень» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).
Втім повернемось до виконання вимог, про які ми говорили в контексті можливості віднесення виплачених добових до витрат ФОП.
Щодо підтвердження зв’язку добових із господарською діяльністю ФОП, то фактично тут підійдуть ті самі документи, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю ФОП для невизнання добових доходом працівника.
Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ зв’язок відрядження з госпдіяльністю підтверджує наявність, зокрема (але не виключно), таких документів: «запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає».
у нашому випадку відрядження відбувається не заради встановлення цивільно-правових відносин (укладення договорів), а у зв’язку виконанням дій за раніше укладеними договорами. Тож для документального підтвердження
підійдуть укладені договори / контракти на перевезення, а також документи, що підтверджують фактичне здійснення перевезень на виконання цих договорів. Та ж міжнародна ТТН, наприклад
Якщо у ФОП в ЄДР значиться код КВЕД для перевезень вантажним автомобільним транспортом (49.41), то ці документи як раз будуть підтверджувати, що відрядження пов’язане саме з господарською діяльністю такого ФОП.
Ну і нарешті про документальне підтвердження факту виплати працівникам добових (власне, чого і стосувалося питання). Нагадаємо, що для ФОП на ЗС, коли мова йде про документи, що підтверджують понесення витрат, то
мова саме про документи на оплату, тобто складені за фактом витрачання коштів ФОП
Тобто все інакше, ніж у бухобліку юросіб.
У п.п. 6 п. 1 розд. II Порядку № 261* зазначено, що документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг).
Тобто, так, ми розуміємо, що нам потрібні документи, які засвідчують факт сплати коштів. Але про наш випадок — виплата ФОП добових готівкою своїм найманим працівникам — тут прямо не йдеться. То де тоді шукати відповідь?
Оскільки мова про готівкову виплату, то дорога нам до касового Положення № 148*.
Згідно з п. 26 розд. III Положення № 148 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Тож для нашого випадку, вважаємо, і підійдуть:
— Відомість на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148). Це якщо виплата здійснюється декільком працівникам;
— Видатковий касовий ордер (додаток 3 до Положення № 148).
Слід зазначити, що податківці загалом негативно ставляться до виписки ФОПами касових ордерів. Аргументують це тим, що ФОП не ведуть касову книгу. Втім це більше стосується прибуткових касових ордерів, які ФОП виписує на отримані кошти своїм контрагентам (покупцям, замовникам).
Та і суди зараз загалом додержуються адекватної думки. Зокрема, у постанові Сьомого апеляційного адмінсуду від 06.02.2019 у справі № 0640/3871/18 суд справедливо зазначив, що враховуючи відсутність прямої заборони за використання ФОП касових ордерів як бланків для створення розрахункового документа, таке використання є повністю правомірним на підставі ст. 51 ЦКУ.
Тож, вважаємо, підійдуть як перший, так і другий документ. Бо знову ж таки
ФОП у цьому випадку за відсутності іншого регулювання буде лише брати бланк видаткового касового ордера за основу для створення власного первинного документа. І немає підстав вважати такий первинний документ неналежним
Бо головне для первинного документа (окрім, власне, реальності самої господарської операції) — містити обов’язкові реквізити, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік:
— назва документа (форми);
— дата складання;
— назва підприємства, від імені якого складено документ. У нашому випадку — реквізити ФОП;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Усі ці реквізити у видатковому касовому ордері будуть.