Немає документів — немає добових

Сума добових при відрядженнях у межах України визначається згідно з наказом та відповідними первинними документами. Про які документи йдеться?

З 1 квітня 2023 року до підтвердних документів ПКУ відносить:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Припустимо, жодного з перерахованих документів працівник не надав, оскільки не ніс ніяких витрат у відрядженні. Чи можна виплатити неоподатковувані добові на підставі лише одного наказу? З 01.04.2023 відповідь на це питання однозначна — ні. Річ у тім, що згідно з новим абзацом третім п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ

Серед таких документальних доказів названо відмітки прикордонних служб (для закордонних поїздок), проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Отже, необхідно, щоб працівник надав бодай якісь документи, які б підтверджували факт його знаходження в населеному пункті, в який він був направлений у відрядження. Тут доведеться проявити креативність. Безперечно, найкращим варіантом будуть документи, які дозволяють чітко пов’язати працівника з місцем відрядження.

Для водія, який на вантажному автомобілі перевозить товар до іншого міста, чудовим підтвердженням є ТТН. Адже у ній зазначені і автомобіль, і водій, і населений пункт. Є дані про приймання-передачу вантажу, зокрема, стоять підписи та П. І. Б. уповноважених осіб відправника та одержувача товару.

Директор поїхав на переговори службовим легковим автомобілем? Подорожній лист не зможе підтвердити перебування керівника у відрядженні, оскільки на ньому немає жодних відміток сторони, що приймає. Але якщо директор привіз договір, підписаний власноруч і датований правильною датою, хто засумнівається, що зустріч відбулася? Не змогли домовитися? Тоді непогано мати підписаний протокол про наміри продовжити переговори та укласти договір. До речі, такі документи чудово підтвердять і господарську направленість службової поїздки.

Нагадаємо:

До таких документів належать:

— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;

— укладені договори/контракти;

— інші документи, що свідчать про бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що підтверджують участь відрядженого у переговорах, конференціях чи симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Які документи з цього списку, крім договору та протоколу про наміри, про які ми вже згадали, можуть підтвердити перебування працівника у відрядженні? Запрошення сторони, що приймає, явно недостатньо. Адже не факт, що підприємство на це запрошення відгукнулося. А ось документи, що підтверджують участь відрядженого у переговорах, конференціях, симпозіумах тощо, цілком підійдуть.

Наприклад, керівник підприємства, яке є акціонером (учасником) іншого суб’єкта господарювання, направляється у відрядження для участі у загальних зборах акціонерів (учасників). Протокол зборів (або його копія, завірена приймаючою стороною), де згадано керівника підприємства, яке відрядило, підтвердить, що відрядження відбулося.

Чеки РРО про придбання продуктів харчування або ПММ для автомобіля по дорозі — не найкращий варіант підтвердження факту перебування працівника у відрядженні. Адже вони не свідчать, що працівник доїхав до місця відрядження.

А якщо є чеки РРО із кафе безпосередньо у населеному пункті відрядження? Зрозуміло, що відшкодувати такі витрати без оподаткування не можна, але ж вони говорять про те, що працівник у місце призначення таки потрапив. Хоча є побоювання, що податківцям такі чеки теж можуть не сподобатися, оскільки вони не мають персоніфікації.

Нарешті, можна відродити практику застосування посвідчень про відрядження. Відмітка приймаючої сторони підтвердить, що працівник фактично був у відрядженні.

Таким чином, законодавець вкотре не дає бухгалтерам занудьгувати. Без творчого підходу у нашій професії не обійтися. Тож будемо проявляти креативність!