Хто веде облік?
Вести бухгалтерський облік на підприємстві може як головний бухгалтер, так і інша особа, яка забезпечує його ведення. Це випливає з положень ч. 7 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік).
При цьому підприємству надано право обирати форми організації бухобліку з тих, які зазначені у ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік. Серед них є традиційна форма — введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером. Що ж стосується ситуації, коли на підприємстві працює лише керівник, то тут можливі інші запропоновані варіанти форм організації обліку. Так, директор може:
— варіант 1 — скористатися послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи (далі — бухгалтер-ФОП), або
— варіант 2 — запровадити ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку, зокрема, підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, або
— варіант 3 — самостійно вести бухгалтерський облік та складати звітність. Однак тут є винятки. Ця форма організації бухобліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися (вони перелічені у ст. 14 Закону про бухоблік).
Отже, вибір є. Якщо керівник обирає перший чи другий варіанти, то він укладає з бухгалтером-ФОП чи підприємством, що провадять діяльність у сфері бухобліку, договір про надання бухгалтерських послуг. Це різновид так званого аутсорсингу. При цьому директору треба знати, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе саме він — директор (див. ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Увага! Застосування одного з цих трьох варіантів ведення обліку можливо лише за умови, що до штату підприємства не введено посаду бухгалтера. Адже це є іншою формою організації обліку, а підприємство може застосовувати тільки одну з форм організації бухобліку (див., зокрема, лист Мінфіну від 28.03.2013 № 31-08410-07/23-1343/1310).
Інформацію про обрану форму організації обліку зазначайте в наказі про організацію бухгалтерського обліку
Далі поговоримо про оформлення первинних бухгалтерських документів, які є підставою для його ведення.
Як оформляти первинку?
Облік веде директор. Перелік осіб, які мають право давати дозвіл / підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, затверджується керівником підприємства (див. п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88, далі — Положення № 88).
Тому якщо директор — єдиний працівник на підприємстві й самостійно веде бухоблік на ньому, то він може підписувати первинні документи і за бухгалтера, і за особу, яка здійснює господарську операцію (відпустила товар тощо).
Проте на касових документах потрібен ще й підпис касира. А чи має право керівник виконувати функції касира та підписувати документи окремо як касир та як керівник? Адже проведення касових операцій для запобігання можливих штрафів вимагає ретельного дотримання встановлених правил. Податківці вважають, що так (див. БЗ 109.15).
Це підтверджують норми пп. 25 та 26 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148). Вони дозволяють підписувати прибуткові касові ордери (ПКО), видаткові касові ордери (ВКО) та видаткові відомості не тільки головному бухгалтеру, а й іншій особі, уповноваженій керівником підприємства.
Крім того, у пп. 45 та 451 Положення № 148 йде мова про те, що якщо штатним розписом підприємства не передбачено посади касира, то виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. При цьому керівник підприємства визначає перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи.
Отже,
директор може покласти на себе обовʼязок підписувати касові документи як касир, а тому підпис директора допустимий в усіх необхідних графах касових документів
Наприклад, на видатковому ордері свій підпис він проставляє в полях «Керівник», «Головний бухгалтер» та «Видав касир». Проте нагадаємо ще раз, що це можливо за відсутності на підприємстві посад бухгалтера та касира.
Облік веде ФОП / підприємство за аутсорсингом. Чи має при цьому право керівник, який є єдиним працівником на підприємстві, ставити підпис у графі «Головний бухгалтер» первинних, у тому числі касових документів? На нашу думку, так. Аргументи ті ж самі, що наведені вище, які базуються на нормах п. 2.12. Положення № 88 та пп. 25, 26, 45, 451 Положення № 148. Для цього директору треба уповноважити себе проставляти підпис у графі «Головний бухгалтер» усіх первинних документів. На жаль, податківці уникають прямої відповіді на це запитання (див. БЗ 109.15).
Фінансова звітність
Почнемо з ситуації, яка прямо визначена у ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік. У випадку,
коли облік веде інше підприємство, що провадить діяльність у сфері бухобліку (див. варіант 2 вище), фінзвітність підписує директор та керівник підприємства, що веде бухоблік, або уповноважена ним особа
А якщо обліком займається бухгалтер-ФОП? На нашу думку, це аналогічна ситуація. Тому, окрім КЕП директора, на фінзвітність треба накладати особистий КЕП такого бухгалтера-ФОП.
Якщо облік на підприємстві веде директор, то саме він і підписує фінзвітність, адже є особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства. Тобто на електронну фінзвітність у такому разі накладають лише електронний підпис директора.
Податкова звітність
Щодо форми № 1-ОПП. Перш за все акцентуємо увагу на тому, що платники податків — юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані повідомляти фіскалам відомості щодо осіб, відповідальних за ведення бухобліку та/або податкового обліку шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП (або за формою № 1-ОПН — для нерезидентів) (див. п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, далі — Порядок № 1588).
При цьому юрособа (відокремлений підрозділ) має подати заяву за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку № 1588) протягом 10 календарних днів з дня взяття на облік платника чи виникнення змін у облікових даних (щодо особи, відповідальної за ведення бухобліку).
У випадку, коли директор відповідає за ведення бухобліку, у розділі 10 «Головний бухгалтер» заяви за формою № 1-ОПП слід вказувати дані керівника. При цьому в полі «Дата призначення» буде дата, з якої керівник почав вести такий облік. Так само керівника треба вказувати й у випадку, коли обліком займаються бухгалтер-ФОП чи підприємство на підставі договору про надання бухгалтерських послуг (див. БЗ 116.01).
Хто підписує податкову звітність? У загальному випадку податкова декларація повинна бути підписана (1) керівником або уповноваженою особою, а також (2) особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником така податкова декларація підписується таким керівником (п.п. 48.5.1 ПКУ).
Керівник підписує податкову декларацію лише у графі «керівник», а у графі «головний бухгалтер» проставляється прочерк (див. БЗ 129.02).
Якщо облік на підприємстві здійснюють інші суб’єкти господарювання, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, податкову звітність все одно підписує керівник підприємства.
Подання електронної звітності до органів ДПС регулюється Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (ср. ).
У разі подання податкової звітності в електронній формі за відсутності посади бухгалтера, КЕП посадових осіб юрособи накладаються у такому порядку: першим — КЕП керівника, другим — кваліфікована електронна печатка (за наявності)
На це звертали увагу фахівці ДПС у роз’ясненні у БЗ 129.03.
Створення наказів і комісій
Видаємо накази. З одного боку, директор утілює виконавчий орган підприємства, представляє роботодавця, а з іншого боку, він — найманий працівник.
Тому
директор має право видавати накази (розпорядження) щодо самого себе
Ані заборон, ані особливого порядку для таких випадків законодавство не встановлює.
Створення комісій. Час від часу від підприємства потрібне створення спеціальних комісій. Наприклад, про обов’язкове створення інвентаризаційної комісії говорить п. 1 розд. II Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879). А про комісію зі списання основних засобів згадує п. 42 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну від 30.09.2003 № 561.
Свого часу Мінфін висловлював думку, що у разі, коли на підприємстві лише один працівник — керівник, то для проведення інвентаризації він у відповідному розпорядчому документі затверджує склад інвентаризаційної комісії з однієї особи (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918).
Але у випадку з інвентаризаційною комісією не рекомендуємо так чинити. Річ у тім, що так підприємство порушить вимогу п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879, згідно з якою забороняється включати в інвентаризаційну комісію тих працівників, які відповідають за активи, за якими проводиться інвентаризація.
Щоб не порушувати норми Положення № 879, для проведення інвентаризації краще залучити незалежних спеціалістів за цивільно-правовим договором (ЦПД). Такий варіант не суперечить вимогам Положення № 879 і також згадується у зазначеному вище листі Мінфіну.
Таким же чином рекомендуємо діяти й у разі створення комісії на списання основних засобів, хоч нормативка й не встановлює жодних обмежень за чисельністю і складом такої комісії. Немає і заборони на включення до неї матеріально-відповідальних осіб. Проте для виконання завдань комісії потрібні спеціальні, зокрема, технічні знання. Тому комісію зі списання основних засобів у складі одного директора краще все ж «доукомплектувати» технічними спеціалістами, запрошеними за ЦПД.
Висновки
- Якщо директор — це єдиний працівник на підприємстві, то облік можуть вести бухгалтер-ФОП чи підприємство, що надають бухгалтерські послуги, або директор самостійно. При цьому в штаті не повинно бути посади бухгалтера.
- Якщо облік на підприємстві веде директор, то на електронну фінзвітність накладають КЕП директора. У випадку, коли облік веде підприємство, що провадить діяльність у сфері бухобліку, на таку фінзвітність накладають КЕП директора та КЕП керівника такого підприємства або уповноваженої ним особи.
- У разі ведення бухобліку безпосередньо керівником або ФОП / підприємством за договором аутсорсингу бухгалтерських послуг, податкова звітність підписується керівником.
