Рахунок — (не) первинний документ?

По суті, рахунок — це всього лише пропозиція оплатити товар (послугу). Тобто документ, який продавець надає покупцеві, що містить перелік товарів (послуг), їх кількість, ціну, загальну суму до сплати, а також банківські реквізити для оплати та ін. По суті, це документ, спрямований на надання інформації, — інформування покупця про товари (послуги), доступні для оплати.

При цьому рахунок може виставлятися як до здійснення господарської операції (постачання товарів, послуг), так і після її завершення. Тому фактично жодної госпоперації сам по собі він не фіксує і первинним документом як такий не виступає. Хоча слід зауважити, що в деяких випадках рахунок (рахунок-фактура, інвойс) усе ж може стати цим первинним документом — якщо міститиме всі обов’язкові реквізити первинного документа і за умови його оплати (про що ще детальніше скажемо далі).

Чи обов’язковий рахунок?

Ні, виставляти рахунки не обов’язково. Рахунок на оплату не є обов’язковим документом і не може гарантувати надходження оплати. Тим більше, якщо в договорі не міститься умова про оплату за рахунком, то вимагати його не обов’язково. А

Хоча слід визнати і користь від рахунків — рахунки все ж допомагають отримувати і відстежувати оплати. Адже рахунок — це документ, який повідомляє покупця про необхідність оплатити товар (послугу). Вони зручні й інформативні: оскільки містять дані про товари (послуги), суму до сплати, реквізити для оплати. Тому використовувати їх чи ні, суб’єкт господарювання вирішує самостійно. Зокрема, умова про виставляння рахунків може включатися в договір. А про роль, яку можуть відіграти рахунки, наприклад для підприємців, детальніше див. «Чи обов’язково виписувати рахунки замовникам, якщо ви ФОП на ЄП?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 36.

Якщо рахунок — без дати

У принципі, рахунок без дати, виставлений на оплату (якщо тільки не намічається його використання в ролі первинного документа, що підтверджує здійснення придбання) особливої небезпеки не несе. Адже рахунок — це лише пропозиція оплати. І, за великим рахунком, головне для продавця, щоб покупець здійснив оплату (яку підтверджуватиме відповідний первинний документ — платіжна інструкція).

Інша річ, що через відсутність дати в рахунку можуть виникати питання, зокрема:

— при заповненні поля «Призначення платежу» платіжної інструкції — якщо необхідно буде вказати реквізити рахунку;

— про строк, відведений на оплату рахунку, — якщо строк оплати встановлюватиметься і відлічуватиметься з дати виставляння рахунку;

— про можливість використання такого рахунку як первинного документа для підтвердження придбання (оскільки буде відсутній обов’язковий реквізит первинного документа — дата складання). Про цю роль рахунку ще скажемо далі.

До того ж рахунок без дати може принести незручності й самому продавцеві для контролю оплати. Тому про проставляння дати в рахунку краще не забувати.

Одна оплата за декількома рахунками — скільки ПН?

Одразу скажемо: податківці не визнають можливості дроблення авансу, що надійшов єдиним платежем, на декілька ПН і складання окремих ПН — під кожен рахунок (БЗ 101.16, листи ДПСУ від 30.08.2023 № 2755/ІПК/99-00-04-02-03-06, від 21.11.2023 № 4232/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК). Оскільки згідно з п. 201.7 ПКУ податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів / послуг, а також на суму коштів, що надійшли як попередня оплата (аванс) на рахунок у банку / небанківському надавачеві платіжних послуг. Тобто при авансовій оплаті — під відповідний первинний документ за госпоперацією (платіжку). Тому

Інакше складання двох і більше ПН (під кожен рахунок) — як зазначають податківці — не відповідатиме нормам ПКУ і не дає можливості ідентифікувати операції. Оскільки в цьому випадку дані ПН не відповідатимуть даним з первинних документів (платіжки). І за такими декількома ПН, складеними під кожен рахунок, покупець, у свою чергу, не зможе відобразити ПК (БЗ 101.16, листи ДПСУ від 08.12.2020 № 5050/ІПК/99-00-05-06-02-06, від 10.10.2019 № 713/6/99-00-07-03-02-15/ІПК).

Тому складання двох і більше ПН (згідно з виставленими рахунками) при отриманні оплати єдиним платежем податківці визнають порушенням. А для складання декількох ПН — під кожен рахунок — необхідно, щоб кожен рахунок покупець оплачував окремо (окремим платежем).

Хіба що винятком може виявитися випадок отримання оплати (авансу) загальною сумою (єдиним платежем) одночасно за пільговий і оподатковуваний товар. Оскільки в такому разі на оподатковувані та пільгові постачання треба складати окремі ПН, як того вимагає п. 17 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307 (див. також лист ДПСУ від 30.12.2021 № 28723/7/99-00-21-03-02-07).

Оплачений рахунок замінює акт приймання-передачі

Так, якщо рахунок оплачений, то оплаченого рахунку (з усіма реквізитами первинного документа) і платіжної інструкції (платіжки) буде досить для відображення отриманих послуг в обліку, оскільки:

— перерахування оплати за послуги — підтверджуватиме платіжна інструкція, а

— оплачений рахунок — замінить акт приймання-передачі і складання акта на отримані послуги не знадобиться.

На це звертав увагу Мінфін (листи від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658), пояснюючи, що належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) вважатиметься повноцінним первинним документом і буде достатньою підставою для відображення господарської операції з постачання товарів (робіт, послуг) в обліку (без складання акта приймання-передачі), якщо він:

1) містить усі обов’язкові реквізити первинного документа (перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік* і п. 2.4 Положення № 88**) і дає змогу ідентифікувати госпоперацію, її учасників і

2) оплачений (що підтверджують відповідні документи про оплату: платіжна інструкція, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Адже операції в бухгалтерському обліку відображають на основі належним чином оформлених первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). А в цьому випадку при дотриманні зазначених умов у підприємства за отриманими послугами будуть документи, кожен з яких відповідає критеріям первинного.

До того ж і в податковому обліку платники повинні вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та інших документів (п. 44.1 ПКУ). А, як ми з’ясували, такою первинкою для отриманих послуг будуть оплачений рахунок з платіжкою. З тим, що в податковому обліку таких документів достатньо для підтвердження витрат (без складання акта приймання-передачі), згодні й податківці (лист ДПСУ від 09.09.2024 № 4372/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Ще зауважимо, що, за роз’ясненнями Мінфіну, оплачений рахунок-фактура (інвойс) може замінити акт приймання-передачі і бути підставою для відображення в обліку господарської операції з постачання як робіт, послуг, так і товарів. Хоча актом частіше оформляють результати виконання робіт / факт надання послуг. А на товари — зазвичай складають товаросупровідні документи (видаткові накладні, ТТН та ін.). Тому вважаємо за доцільне постачання товарів оформляти все-таки видатковою накладною. Проте якщо замість неї на товари буде оплачений рахунок (інвойс), то з урахуванням позиції Мінфіну, такий оплачений рахунок (інвойс) здатен замінити акт приймання-передачі і для робіт, послуг, і для товарів. І якщо за товарами критерії визнання активом дотримуються, то оприбуткувати їх, за великим рахунком, можна і на підставі оплаченого інвойсу, що містить усі обов’язкові реквізити первинного документа.

До речі, у ЗЕД-діяльності оплачений рахунок (інвойс) може замінити собою не лише акт приймання-передачі, але і ЗЕД-договір (ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 № 959-XII). Втім, і при внутрішньоукраїнських постачаннях, якщо рахунок міститиме в собі істотні умови договору і являтиме собою пропозицію укласти договір (оферту, ст. 641 ЦКУ), а оплата рахунку розцінюватиметься як прийняття такої пропозиції (акцепт, ст. 642 ЦКУ), то оплачений рахунок зможе замінювати собою договір (за відсутності договору, складеного у вигляді окремого документа). Хоча, мабуть, складанням договору краще не нехтувати.