Вибуття у відрядження в інший день, ніж визначено в наказі

Так, можна, адже ці витрати працівник поніс би в будь-якому випадку. Причому компенсувати їх можна, не оподатковуючи як додаткове благо. Разом з тим слід ураховувати низку нюансів, про які розповімо далі.

Передусім звернемо увагу на те, що у відрядження працівника направляє керівник підприємства й оформляє це відповідним наказом (розпорядженням). У ньому обов’язково зазначають дані про пункт призначення, назву підприємства (установи, організації), до якої відряджається працівник, строк і цілі відрядження.

Але життєвих ситуацій може бути сила-силенна. Тож для більш предметної розмови змоделюємо ту ситуацію, про яку йдеться в запитанні читача, а заодно ще кілька. Про повернення з відрядження не говоритимемо, оскільки читача цікавить тільки вибуття.

Моделюємо ситуації

Ситуація 1. Працівника направлено у відрядження з м. Києва до одного з обласних центрів. Мета відрядження — доповідь на конференції, тема якої пов’язана з основною діяльністю підприємства. Конференція відбуватиметься в понеділок протягом дня. При цьому між Києвом і цим обласним центром курсує швидкісний потяг, яким можна виїхати у відрядження й повернутися з нього за одну добу. Тож у наказі строк відрядження визначений як одна доба (понеділок).

Однак через відсутність квитків на швидкісний потяг працівник змушений був виїхати у відрядження не в понеділок о 01:30, а в неділю о 23:00, тобто на один день раніше строку, визначеного наказом.

Ситуація 2 (зворотна до ситуації 1). За тих же умов (мета відрядження, час проведення конференції тощо), але з урахуванням можливої відсутності квитків на швидкісний потяг строк відрядження, встановлений наказом, — 3 доби (неділя, понеділок, вівторок).

Однак працівникові вдалося виїхати у відрядження швидкісним потягом у понеділок о 01:30, тобто на один день пізніше строку, визначеного наказом, зробити доповідь і вчасно повернутися назад.

Ситуація 3. Все, як і в ситуації 1.

Однак працівник виїхав у відрядження в п’ятницю о 23:00, тобто аж на три дні раніше строку, визначеного наказом, аби на вихідних (субота, неділя) владнати свої особисті справи в місті, до якого його направили у відрядження. В принципі, він міг виїхати раніше й на 2 тижні чи навіть на місяць. Головне тут, аби всі ці дні, від виїзду до початку відрядження згідно з наказом, були для нього неробочими (вихідними, святковими, днями відпустки тощо). І щоб сам наказ про відрядження з’явився до дати фактичного виїзду працівника.

Компенсація витрат на проїзд

Очевидно, працівник у будь-якому разі не мав права самостійно приймати рішення про перенесення строку відрядження. Разом з тим

Адже зі ст. 121 КЗпП не випливає, що відшкодування роботодавцем витрат на проїзд залежить від відповідності дат вибуття працівника у відрядження, зазначених у наказі та в транспортному квитку. Та й узагалі, від того, що працівник вибув у відрядження в інший день, ніж вказаний у наказі про відрядження, загальна сума витрат на проїзд не збільшується (як, наприклад, це відбувається з витратами на проживання). Ці витрати підприємство все одно понесло б.

Однак мало сказати, що витрати на проїзд до місця відрядження у всіх трьох наведених нами ситуаціях компенсувати треба. Слід ще сказати, як саме: з оподаткуванням чи безподатково.

Компенсація — не дохід

Аргументи на підтвердження цієї думки знаходимо в п.п. 170.9.1 ПКУ, що визначає, які суми при відрядженні не є доходом працівника.

Так-от,

Перелік підтвердних документів для витрат на відрядження визначено п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Зокрема, до них належать транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції, в тому числі електронні квитки (подробиці — в статті «Підтвердження витрат на проїзд у відрядженні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 42).

При цьому будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю його роботодавця. Для кожної із ситуацій, розглянутих нами, це можуть бути:

— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;

— документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця, тощо.

Резюмуємо. З п.п. 170.9.1 ПКУ не випливає, що порядок оподаткування відшкодованих роботодавцем витрат на проїзд залежить від відповідності дат вибуття працівника у відрядження, вказаних у наказі та в транспортному квитку. Головне — наявність підтвердних документів (квитка) та зв’язок понесених витрат із госпдіяльністю підприємства.

Таким чином,

Звідки ж тоді сумніви у правильності саме такого підходу?

Справа в тому, що він застосовний лише в разі, якщо керуватися виключно ПКУ. Однак зазвичай підприємство розробляє власне Положення про відрядження, в якому так чи інакше обмежує себе у відряджувальних питаннях. Причому подекуди таке Положення розробляють на основі Інструкції № 59*. Попри те що вона обов’язкова тільки для бюджетників, звичайні підприємства можуть використовувати її як допоміжний (довідковий) документ (див. БЗ 103.17).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

В контексті теми нашої розмови інтерес представляє абзац другий п. 7 розд. I Інструкції № 59, згідно з яким:

Чи змінює абзац другий п. 7 розд. I Інструкції № 59 сформульований вище висновок щодо неоподаткування компенсації працівникові вартості проїзду, якщо зазначені дати не збігаються? Сам по собі ні, бо Інструкція № 59 звичайним підприємствам не указ. Однак якщо до свого Положення про відрядження ви включили аналогічне обмеження добровільно, вам слід унести до нього також норми, що унормовували б можливість виїзду у відрядження достроково або з певним запізненням. Як це зробити, див. у наступному розділі статті.

Разом з тим слід мати на увазі, що витрати на відрядження не обмежуються лише вартістю проїзду. Ще однією складовою таких витрат є добові, виплата й оподаткування яких має свою специфіку. Зупинимося далі на цьому.

Добові

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні (ст. 121 КЗпП). Це одна із соціальних гарантій трудового законодавства. В свою чергу, податкове законодавство визначає добові витрати як витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи, понесені у зв’язку з таким відрядженням, і дозволяє не включати їх до оподатковуваного доходу такої фізособи (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Та чи означає це, що для безподаткової виплати добових жодних документів не потрібно? Авжеж, що ні!

Вирішальними тут є приписи абзацу третього п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, згідно з яким

У підсумку маємо, що добові можна не оподатковувати лише за ті дні, що визначені як дні відрядження згідно з наказом, та за умови документальних доказів перебування працівника у відрядженні.

Тепер застосуємо це до ситуацій, що змоделювали вище.

Ситуації 1 і 3 схожі. Але в першій достроковий виїзд був пов’язаний з відсутністю квитків на проїзд у день початку відрядження, а в останній — з бажанням відпочити (необхідністю вирішити інші особисті справи тощо) до початку відрядження.

Чи потрібно виплачувати добові за день у дорозі до початку офіційного відрядження? Щоб не гадати й мати однозначну позицію щодо цього питання, найкраще прописати відповідні норми в Положенні про відрядження, що діє на підприємстві. А щоб не вигадувати велосипед, можна віддзеркалити в ньому ті норми, що фіксують порядок дій у випадку затримки працівника у відрядженні (див. абзаци третій та четвертий п. 7 розд. І, п. 10 розд. ІІ, п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Наприклад, щоб урегулювати ситуацію 3, можна прописати у внутрішньому Положенні про відрядження ось таку норму:

За такого підходу в ситуації 1 у разі прийняття керівником рішення про збільшення періоду відрядження відповідні зміни будуть внесені в наказ про відрядження працівника й останній отримає добові за день від’їзду, який стане днем відрядження.

У ситуації 3 зміни до наказу про відрядження не вноситимуться й кількість днів, за які мають бути виплачені добові, не збільшиться.

У ситуації 2 логічно працівникові, який згідно з транспортним квитком вибув у відрядження на день пізніше, ніж зазначено в наказі, добові за такий день не виплачувати. Але однією логікою тут не обійтися. Потрібно вносити зміни до наказу про відрядження. Якщо цього не зробити, то при суто формальному підході перевіряючі з Держпраці можуть наполягати на виплаті добових за всі дні, зазначені в наказі. Водночас податківці змусять виплачені зайві добові оподаткувати як витрати, не пов’язані з відрядженням. Тож аби не дратувати ні тих, ні інших, не забудьте й у цій ситуації внести відповідні зміни до наказу про відрядження.

До речі, внесення змін до наказу в ситуаціях 1 і 2 дозволить зняти питання щодо того, як табелювати ці дні, а також як їх оплачувати. Адже розмір оплати праці за дні відрядження не може бути нижчим середнього заробітку (ст. 121 КЗпП).