ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ: ЩО ПОТРІБНО ЗНАТИ?
Лист Державної податкової служби України від 26.12.2011 р. № 10406/7/18-4017
Державним податковим адміністраціям в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі
Про визнання органами ДПС електронних первинних документів
У зв'язку з надходженням численних запитів платників податків щодо ведення обліку в електронному вигляді та визнання органами державної податкової служби електронних первинних документів Державна податкова служба України надсилає Пам'ятку платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби.
Чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог:
Податкового кодексу України;
Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
Закону України «Про електронний цифровий підпис»;
Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Державна податкова служба України зобов'язує регіональні органи державної податкової служби:
довести зазначену Пам'ятку до відома підпорядкованих органів державної податкової служби і платників податків;
організувати роботу з її урахуванням;
забезпечити її врахування при наданні податкових консультацій та проведенні контрольних заходів.
Голова О. В. Клименко
Додаток
Пам’ятка платника податків
про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді
та подання документів в електронному вигляді
до органів державної податкової служби
Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851) та «Про електронний цифровий підпис» встановлюють основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і регулюють відносини у сфері використання електронного цифрового підпису.
Статтею 5 Закону № 851 визначено, що електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Так, відповідно до статті 6 Закону № 851 електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Статтею 14 Закону № 851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.
Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон № 996) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
При цьому пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за № 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Водночас, пунктом 3 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452, органи державної влади застосовують електронний цифровий підпис для вчинення правочинів за участі інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.
Тобто органи державної податкової служби України можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків лише за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів.
Пунктом 6 статті 9 Закону № 996 встановлено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Водночас, пунктом 85.2 статті 85 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) визначено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам органів державної податкової служби у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Крім того, пунктом 85.8 статті 85 Кодексу встановлено, що посадова (службова) особа органу державної податкової служби, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Аналогічно пунктом 85.4 статті 85 Кодексу встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи органу державної податкової служби мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби.
Згідно зі статтею 12 Закону № 851 перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Абзацом шостим статті 7 Закону № 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680.
Враховуючи викладене, Державна податкова служба України не заперечує щодо ведення платниками податків в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (подання їх до органу державної податкової служби, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податку вимог, визначених законодавством, а саме:
такі документи підписуватимуться електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу державної податкової служби відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом державної податкової служби;
при проведенні перевірок посадові особи органу державної податкової служби будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.
Водночас повідомляємо, що пунктом 44.1 Кодексу встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Зокрема, підпунктом 139.1.9 Кодексу передбачено, що не включаються до складу витрат витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.
Тобто невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання органами державної податкової служби, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.
Щодо можливості ведення документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податку на додану вартість виключно у електронному вигляді.
Податкова накладна, реєстр виданих та отриманих податкових накладних є податковими документами, пов'язаними із обліком та сплатою податку на додану вартість.
Згідно з пунктом 201.15 статті 201 Кодексу платник податку веде реєстр виданих та отриманих податкових накладних в електронному вигляді та щомісяця подає органу державної податкової служби копії записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних в електронному вигляді.
Відповідно до вимог пункту 201.10 статті 201 Кодексу податкова накладна видається (із сумою податку на додану вартість понад 10 тис. грн. та на імпортовані та підакцизні товари)* після її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних протягом двадцяти календарних днів, наступних за датою їх виписки.
* З 01.01.2012.
При цьому положеннями Кодексу та нормативно-правових актів передбачено виписування податкових накладних у паперовому вигляді та їх видача покупцю на його вимогу.
коментар редакції
Із впровадженням у життя змін стосовно використання у податковому обліку електронної форми документів (запроваджених Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення окремих норм Податкового кодексу України» від 07.07.2011 р. № 3609-VI), які вступили в силу з 01.01.2012 р., це питання набуло широкого суспільного резонансу. Саме тому ДПСУ підготувала на диво дуже змістовну та корисну пам’ятку для платників податків, ще раз підтвердивши, що не лише подання звітності в електронному вигляді, а відтепер і складання первинних та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, — це один з пріоритетних напрямків розвитку взаємовигідних ділових відносин між органами ДПС та платниками податків.
Цінність пам’ятки полягає в тому, що в ній органічно поєднано та проаналізовано положення наступних нормативних актів:
— Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (у тексті листа — Кодекс);
— Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (у тексті листа — Закон № 851);
— Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV;
— Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (у тексті листа — Закон № 996);
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88;
— Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою КМУ від 28.10.2004 р. № 1452;
— Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого постановою КМУ від 26.05.2004 р. № 680.
Саме ці нормативно-правові документи на цей момент регулюють правила складання та використання електронних документів.
Пам’ятка поділена на 2 частини: у першій ідеться про загальні правила складання та обігу документів у електронній формі, тоді як друга присвячена можливості ведення документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою ПДВ виключно в електронному вигляді.
До першої частини додавати щось навряд чи буде доцільно: питання розглянуто досить комплексно, при цьому зроблені якісні узагальнюючі висновки. Зокрема, наголошено, що ДПСУ не проти складання електронних документів, але в такому разі платникові податків доведеться дотримуватись наступних вимог:
— такі документи мають підписуватися електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу ДПС відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з цим органом;
— при проведенні перевірок посадові особи органу ДПС повинні мати змогу отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.
Лише в разі дотримання вказаних вимог документ може мати юридичну силу. Невиконання платником податку зазначених вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання органами ДПС, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами з усіма обставинами, що звідси витікають.
Таким чином, ДПСУ підтримує намагання платників податків перевести власний бухгалтерський та податковий облік в електронній формі.
Стосовно другої частини листа зазначимо, що в ній міститься цілком закономірний, зважаючи на обставини сьогодення, висновок: складання податкових накладних у паперовому вигляді передбачене чинним законодавством, тому від нього нікуди не подітись як у тих ситуаціях, коли на цьому наполягає покупець (у такому разі останньому видається один примірник податкової накладної), так і тоді, коли накладна йому не потрібна (власний примірник усе одно необхідний).
Ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних при цьому передбачене в електронному вигляді.
Юрій Товстоп'ят
