Електронна податкова накладна
Як правильно видавати покупцю податкові накладні в електронному вигляді?
Отже, з 01.07.2012 р. згідно з оновленою редакцією п. 201.1 ПК платник податків може складати податкову накладну одним зі способів на вибір покупця (одержувача):
— або в паперовому вигляді;
— або в електронній формі (за умови реєстрації електронного підпису уповноваженої платником податків особи, а також реєстрації такої податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних — ЄРПН). При цьому в такому «електронному» випадку паперову податкову накладну складати не обов’язково.
Звичайно ж, складання податкової накладної в електронній формі зручне для обох сторін. Адже ще з моменту появи податкових накладних у бухгалтерів був постійний головний біль на тему «зібрати вчасно всі податкові». У випадку електронного документообігу про цю проблему можна забути.
При цьому ще раз звернемо увагу на вимоги, які висуває ПК до порядку складання податкових накладних в електронній формі.
По-перше, видача покупцю податкової накладної в електронному вигляді можлива тільки в тому випадку, якщо покупець на це згоден. Як бачимо, спосіб складання податкової накладної повинен обрати покупець (одержувач податкової накладної).
По-друге, видавати покупцю «електронну» податкову накладну (без паперової версії) можна за умови:
а) реєстрації податкової накладної в ЄРПН;
б) на податкову накладну накладено електронний цифровий підпис уповноваженої платником особи, а також електронний цифровий підпис, що є аналогом печатки.
Технічно здійснювати відправку електронних податкових накладних контрагенту дозволяє система «М.E.Doc». Відправка податкової накладної контрагенту здійснюється за такою саме схемою, як і відправка податкової накладної на реєстрацію до ЄРПН, тільки замість кнопки «Відправити в ДПС» потрібно обрати кнопку «Відправити контрагенту». Якщо надсилається податкова накладна, уже зареєстрована в ЄРПН, то контрагент отримає її разом з квитанцією про реєстрацію. Після отримання контрагентом податкової накладної надійде повідомлення про доставку.
Контрагент, у свою чергу, отримує податкову накладну і «затягує» у свою програму «М.E.Doc», вводячи відкритий ключ. Відправлені контрагентом електронною поштою податкові накладні (або Додаток 2) надходять як звичайна вхідна кореспонденція. Як тільки документи отримано, відправнику надійде повідомлення про доставку.
Усе, податкову накладну можна роздруковувати.
Звичайно ж, на такій податковій накладній не стоятиме «реальної» печатки та підпису. Проте продавець має можливість в «М.E.Doc» надсилати податковою накладну із зображенням печатки організації та підпису відповідальної особи. Для цього в системі ««М.E.Doc» необхідно зробити відповідні налаштування у вкладці «Картка підприємства». За допомогою «Майстра налаштування зразків підписів» необхідно завантажити файл з відсканованими печаткою та підписами, обравши опцію «Сканувати або завантажити зображення зразків підписів». Якщо відповідні налаштування було успішно виконано, то в місцях для підпису та печатки на податковій накладній замість напису «ЕЦП» відображуватимуться зображення відсканованого підпису та печтаки.
