Реєстрація в Єдиному реєстрі податкових накладних

Реєстрація в Єдиному реєстрі податкових накладних

Крім ведення платником власних реєстрів виданих та отриманих податкових накладних, ПК передбачено реєстрацію виданих податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН).

Єдиний реєстр податкових накладних — реєстр відомостей щодо податкових накладних та розрахунків коригування, який ведеться центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, в електронному вигляді згідно з наданими платниками податку на додану вартість електронними документами (п.п. 14.1.60 ПК).

Так, п. 201.10 ПК передбачено, що при здійс­ненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку — продавець зобов’язаний надати покупцю податкову накладну та зареєструвати її в ЄРПН.

Порядок реєстрації ПН в ЄРПН затверджено постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246.

При цьому важливо зазначити, що реєстрації в ЄРПН підлягають не всі ПН.

Згідно з п. 11 підрозд. 2 розд. XX «Перехідні положення» ПК у ЄРПН підлягають реєстрації:

1) ПН, у яких сума ПДВ (в одній ПН) перевищує 10 тис. грн.;

2) ПН, складені на постачання (незалежно від суми ПДВ):

— підакцизних товарів;

— товарів, увезених на митну територію України. ПН, виписані при здійсненні операцій з постачання товарів, увезених (імпортованих) на митну територію України, підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних на всіх етапах їх постачання на митній території України (розділ 130.22 ЄБПЗ). Водночас зазначимо: якщо ПН складається на постачання послуг, до ціни яких входять використані імпортні товари, і сума ПДВ у ПН менше 10 тис. грн., то така ПН не підлягає реєстрації в ЄРПН (розділ 130.22 ЄБПЗ).

Також у ЄРПН підлягають реєстрації ПН (незалежно від суми ПДВ і номенклатури товарів), які на вимогу покупця складаються в електронній формі (лист ДПСУ від 03.12.2012 р. № 6357/0/61­12/15­3115).

Не підлягають реєстрації в ЄРПН:

— податкові накладні, виписані на постачання непідакцизних вітчизняних товарів, у яких сума ПДВ менше або дорівнює 10 тис. грн.;

— податкові накладні (незалежно від суми ПДВ), що не видаються покупцю, а згідно з п. 8 Порядку № 1379, у двох примірниках залишаються у продавця (п. 4 Порядку № 1246).

Реєстрація в ЄРПН розрахунків коригування до ПН

Реєстрації в ЄРПН підлягають також і розрахун­ки коригування (РК), складені до ПН, що підлягають реєстрації в ЄРПН (п. 3 Порядку № 1246).

Якщо первісної суми ПДВ у ПН недостатню для обов’язкової реєстрації, але після коригування сума податку за операцією з постачання товарів (послуг) стає вище реєстраційного порога, то в цьому випадку на реєстрацію має бути надіслана сама ПН, а потім і РК (п. 3 Порядку № 1246).

Розрахунок коригування ПН, відомості якої не внесено до ЄРПН, реєструється після реєстрації такої накладної незалежно від дати її складення.

Якщо ПН було складено одночасно як на постачання імпортних товарів, так і на постачання вітчизняних товарів, а в РК зазначено тільки віт­чизняні товари, то такий РК усе одно підлягає реєстрації в ЄРПН (роз’яснення в розділі 130.22 ЄБПЗ). Пояснюється це тим, що ПН, складена при одночасному постачанні імпортних і вітчизняних товарів, підлягає обов’язковому внесенню до ЄРПН. Отже, РК до такої ПН теж потрібно зареєструвати в ЄРПН (підстава — п. 3 Порядку № 1246), незалежно від того, кількість (вартість) яких товарів коригується — вітчизняних чи імпортних.

Важливо також звернути увагу, якщо РК підлягав реєстрації в ЄРПН, то:

— платник податку — продавець у ситуа­ції зі збільшенням податкових зобов’язань зобов’язаний здійснити таке збільшення незалежно від того, зареєстрований РК у ЄРПН чи ні. А ось у ситуації, коли податкові зобов’язання підлягають зменшенню, за роз’ясненнями податківців, розміщеними в ЄБПЗ, зменшити податкові зобов’язання продавець має право тільки за умови реєстрації РК у ЄРПН;

— платник податку — покупець у ситуації зі зменшенням податкового кредиту зобов’язаний зменшити податковий кредит незалежно від того, зареєстрований РК у ЄРПН чи ні. А ось що стосується збільшення податкового кредиту, то тут уже податківці вимагають подання заяви зі скаргою на постачальника за формою додатка 8 до декларації з ПДВ із додатком копій товарних чеків або інших розрахункових документів, що свідчать про сплату ПДВ у зв’язку з придбанням товарів/послуг, або копій первинних документів, що підтверджують факт отримання товарів/послуг (відповідні консультації розміщено в розділі 130.10 ЄБПЗ)

Зазначимо також ситуацію, коли РК виписується до ПН, що підлягала реєстрації в ЄРПН, але не була зареєстрована в ньому. У цьому випадку ні податкова накладна, ні РК не дадуть покупцю права на відображення (коригування) податкового кредиту. Пояснюється це тим, що після закінчення граничного строку для реєстрації ПН у ЄРПН (не пізніше 15 календарних днів, наступних за датою складання податкової накладної; див. нижче) платник — продавець втрачає право на реєстрацію в ЄРПН як такої податкової накладної, так і будь­яких РК до неї. При цьому постачальник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ і відкоригувати їх у бік збільшення незалежно від реєстрації податкової накладної та РК у ЄРПН.

Строки реєстрації

Реєстрація податкових накладних і розрахунків коригування в ЄРПН здійснюється не пізніше 15 календарних днів, наступних за датою їх складання (абз. 7 п. 201.10 ПК).

Реєструвати ПН і РК у ЄРПН можна в межах операційного дня, що триває з 0 до 23 години (п. 2 Порядку № 1246).

Терміни реєстрації податкових накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних, якщо п’ятнадцятий день, що настає за днем їх виписки, припадає на святковий чи вихідний день, не переносяться (роз’яснення в розділі 130.22 ЄБПЗ).

Порядок реєстрації

Для реєстрації податкової накладної (роз­рахунку коригування) в ЄРПН потрібно:

— мати спеціалізоване програмне забезпечення для формування податкових документів в електронному форматі, затвердженому ДПСУ. Для цих цілей підійде програма ОPZ «Податкова звітність», яку можна безкоштовно скачати на офіційному сайті ДПСУ (www.sts.gov.ua). Також можна скористатися програмним комплексом «M.E.Doc»;

— мати електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП) (чинні посилені сертифікати відкритих ключів). Для цього потрібно звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів ЕЦП;

— укласти договір з податковою інспекцією про визнання електронних документів. Без укладення такого договору подати на реєстрацію ПН неможливо, про що також сказано і в розділі 130.23 ЄБПЗ);

— мати доступ до мережі Інтернет та можливість відправлення/приймання електронних повідомлень електронною поштою.

Алгоритм реєстрації такий:

Крок 1. Продавець складає податкову ПН/РК в електронній формі та зберігає таку ПН у форматі (*.xml).

Крок 2. На ПН/РК накладається ЕЦП. Порядок накладення ЕЦП для цілей реєстрації ПН/РК у ЄРПН подамо в таблиці.

Особа, уповноважена на підпис ПН, та особа, чий ЕЦП накладається на ПН для цілей її реєстрації в ЄРПН, повинні збігатися (це випливає з п. 5 Порядку № 1246). Інакше є ризик визнання ПН недійсним.

Крок 3. Продавець шифрує документ в електронній формі та направляє його ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку на електронну адресу Центру обробки електронних звітів ДПСУ: (zvit@stа.gov.ua). Примірник ПН/РК в електрон­ній формі зберігається у продавця.

Далі податківці розшифровують ПН/РК, перевіряють електронний цифровий підпис, визначають відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому ДПСУ і залежно від результатів перевірки реєструють або відмовляють у реєстрації, про що укладач ПН повідомляється зашифрованою квитанцією в електронній формі у текстовому форматі. У квитанції, що підтверджує прийняття ПН/РК, зазначаються реквізити ПН/РК, відповідність електронного документа формату (стандарту), затвердженому ДПС, результати перевірки ЕЦП, інформація про продавця, дата і час прийняття, реєстраційний номер, податковий період, за який подається ПН/РК.

Примірник квитанції в електронному вигляді зберігається в ДПС (п. 8 Порядку № 1246)

Згідно з п. 9 Порядку № 1246 причиною відмови у прийнятті ПН/РК до реєстрації є:

1) наявність помилок;

2) відсутність у ЄРПН відомостей, що містяться у ПН, яка коригується;

3) факт реєстрації ПН/РК з такими ж реквізитами.

Відповідно до п. 11 Порядку № 1246 квитанція, що підтверджує факт реєстрації ПН/РК, надсилається протягом операційного дня продавцеві.

Якщо протягом операційного дня продавцю не надіслано квитанції, що підтверджують приймання (підтвердження реєстрації) або неприймання ПН/РК, такі ПН/РК вважаються заре­єстрованими в ЄРПН (абз. 6 п. 201.10 ПК, п. 11 Порядку № 1246).

Датою і часом подання ПН/РК в електронній формі ДПС є дата і час, зазначені у квитанції про приймання (підтвердження реєстрації) або неприймання (абз. 4 п. 201.10 ПК, п. 10 Порядку № 1246).

Порядок видачі покупцеві ПН, що підлягає реєстрації в ЄРПН

Строк реєстрації ПН у ЄРПН становить 15 календарних днів, наступних за днем її складання (п. 201.10 ПК). При цьому продавець може:

— або видати покупцю ПН після реєстрації її в ЄРПН. У верхній лівій частині оригіналу такої ПН має бути поставлена позначка «Х» у полі «Включено до ЄРПН»,

— або спочатку видати покупцю ПН, а потім уже її зареєструвати в ЄРПН (правомірність такого варіанта випливає з абз. 2 п. 201.10 ПК). У цьому випадку поле «Включене до ЄРПН» у такій податковій накладній продавець може не заповнювати. При цьому така податкова накладна, за умови її подальшої реєстрації, дає покупцю право на податковий кредит. Адже за загальним правилом, установленим п. 198.6 ПК, не належать до податкового кредиту суми ПДВ, підтверджені ПН, оформленими з порушенням вимог ст. 201 ПК. Однією з таких вимог є наявність і правильне заповнення всіх обов’язкових реквізитів ПН, а позначка в полі «Включено до ЄРПН», як відомо, не належить до обов’язкових реквізитів ПН, перелічених у п. 201.1 ПК.

Наслідки нереєстрації ПН у ЄРПН для продавця

Відповідно до абз. 9 п. 201.10 ПК відсутність факту реєстрації платником податку — продавцем товарів/послуг податкових накладних у ЄРПН не звільняє продавця від обов’язку включення суми ПДВ, указаної в податковій накладній, до суми податкових зобов’язань за відповідний звітний період.

При цьому якщо продавець не зареєструє ПН у ЄРПН, покупець має право подати на нього заяву зі скаргою (п. 201.10 ПК). Наявність такої заяви зі скаргою може стати підставою для проведення документальної позапланової виїзної перевірки постачальника з метою з’ясування достовірності та повноти нарахування ним податкових зобов’язань з ПДВ за такою операцією (абз. 12 п. 201.10 ПК).

Проте така перевірка проводиться тільки в тому випадку, якщо платник не надасть відповіді на письмовий запит податкового органу (п.п. 78.1.1 ПК). Причому згідно з Методрекомендаціями ДПСУ від 15.05.2012 р. № 420 такий запит може бути надіслано платнику в тому випадку, якщо буде встановлено факт невключення продавцем суми ПДВ до складу податкових зобов’язань.

Порядок реєстрації ПН/РК у ЄРПН за наявності філій

За роз’ясненнями податківців, розміщеними в ЄБПЗ (розділ 130.22), якщо ПН складається філією, якій делеговано право виписки такої ПН, то головне підприємство — платник ПДВ повинно отримати засоби електронного підпису (електрон­ний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису ПН, та електрон­ний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця, який зареєстрований платником ПДВ) в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої філії та подати податковому органу за місцем його реєстрації як платника ПДВ їх посилені сертифікати.

У такому випадку філія самостійно здійснює реєстрацію ПН у ЄРПН. ПН буде підписуватися посадовими особами філії (відокремленого підрозділу), порядок накладання електронного цифрового підпису наступний: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису ПН; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця, який зареєстрований платником ПДВ.

Дії покупця при отриманні ПН/РК, що підлягають реєстрації в ЄРПН

Відсутність факту реєстрації ПН у ЄРПН не дає права покупцю на включення сум ПДВ до податкового кредиту (абз. 9 п. 201.10 ПК). Тому в інтересах покупця перевірити факт такої ре­єстрації.

Для отримання інформації з ЄРПН потрібно скласти запит. Для того, щоб отримати інформацію з ЄРПН, покупцю необхідно мати спеціалізоване програмне забезпечення, ЕЦП і договір з податковою інспекцією про визнання електрон­них документів (див. вище). Запит щодо надання відомостей про ПН/РК з ЄРПН складається у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому ДПС, підлягає підписанню ЕЦП (перший підпис — бухгалтера/головного бухгалтера або керівника, другий — аналог вібитку печатки покупця) та шифруванню, після чого надсилається засобами телекомунікаційного зв’язку на електронну адресу Центру обробки електронних звітів ДПСУ (zvit@stа.gov.ua). У відповідь на запит покупцю надсилається витяг із ЄРПН, у якому наводяться відомості щодо ПН/РК, не пізніше операційного дня, наступного за днем надходження запиту (операційний день, нагадаємо, триває з 0 до 23 години).

Період уключення ПН, що підлягає реєстрації в ЄРПН, до складу податкового кредиту

Для реєстрації ПН у ЄРПН відведено 15 календарних днів, що настають за датою їх складання. У результаті може вийти, що ПН буде складена в одному звітному періоді, а зареєстрована в ЄРПН у наступному. Пункт 198.2 ПК закріплює за платником право включити до податкового кредиту суму ПДВ у тому звітному періоді, в якому сталася перша подія: оплата чи отримання товарів/послуг. Водночас абз. 9 п. 201.10 ПК установлено, що відсутність факту реєстрації ПН у ЄРПН не дає покупцю права на включення сум ПДВ до податкового кредиту. У зв’язку з цим виникає запитання: у якому звітному (податковому) періоді покупцю відображати податковий кредит: у періоді складання чи в періоді отримання ПН. У листі від 20.12.2011 р. № 9749/7/15­3517 ДПСУ зазначила: якщо ПН і РК до ПН зареєстровані в ЄРПН у місяці, наступному, за місяцем їх виписки (але протягом 15 календарних днів із моменту їх складання), то покупець товарів (послуг) має право включити таку ПН/РК до складу податкового кредиту в місяці їх складання та включити їх до реєстру отриманих податкових накладних у цьому місяці за умови, що такі товари (послуги) придбані з метою їх подальшого використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності підприємства.

Наслідки нереєстрації ПН у ЄРПН для покупця

Відповідно до п. 201.10 ПК відсутність факту реєстрації продавцем товарів/послуг ПН у ЄРПН позбавляє покупця права на податковий кредит за такою ПН. Якщо податкова накладна не буде зареєстрована в ЄРПН, то єдиний спосіб зберегти податковий кредит для покупця — подати заяву зі скаргою на постачальника (додаток 8 (Д8) до декларації з ПДВ) (абз. 11 п. 201.10 ПК).

Помилки в ЄРПН

Перш за все зазначимо, що вилучити з ЄРПН податкову накладну, у тому числі й таку, що містить помилкові показники, неможливо. На це, зокрема, звертали увагу податківці в Узагальнюючій податковій консультації № 127, а також у роз’ясненнях, розміщених у ЄБПЗ. Не можна також зареєструвати в ЄРПН дві ПН з одними й тими самими реквізитами.

Проте виправити помилку, допущену в ПН, зареєстрованій у ЄРПН, усе ж таки можна.

Тут важливо звернути увагу на характер допущених помилок.

1. Якщо помилки було допущено в обов’яз­кових реквізитах табличної частини ПН, тобто у вартісних або кількісних показниках (наприклад, у номенклатурі, кількості, загальній вартості постачання тощо). У цьому випадку виписується РК у загальному порядку на підставі ст. 192 ПК.

Причому виписати такий РК можна і в наступному податковому періоді. Те, що вже пройшло 15 календарних днів, відведених на реєстрацію ПН, в якій виявлено помилки, значення не має, адже в цьому випадку підприємство керується загальними правилами коригування податкових зобов’язань, передбаченими ст. 192 ПК.

2. Якщо помилки допущено в заголовній частині ПН (наприклад, зазначено неправильний номер податкової накладної або допущено помилку в ІПН покупця або продавця, зазначено помилкову адресу тощо).

У цьому випадку продавцю потрібно виписати нову ПН (із новим порядковим номером) і зареєструвати її в ЄРПН. Проте важливо пам’ятати, що такий варіант підходить тільки для випадку, коли ще не минув 15­денний строк із моменту складання «помилкової» ПН. Інакше зареєструвати нову ПН у ЄРПН буде неможливо з тієї причини, що виписуватися така ПН має за датою виникнення податкових зобов’язань (тобто на ту саму дату, що й «помилкова» податкова накладна).

Якщо 15­денний строк минув, покупець зможе відобразити податковий кредит на підставі поданої заяви зі скаргою на постачальника товарів/послуг (додаток 8 (Д8) до декларації з ПДВ).

Що стосується «помилкової» ПН, то її податківці в будь­якому разі виявлять за результатами камеральної перевірки, після чого платнику буде надіслано письмовий запит про надання інформації згідно з п.п. 1 п. 73.3 ПК. Якщо постачальник не надасть пояснення щодо суті таких розбіжностей та їх документальних підтверджень протягом 10 робочих днів із дня отримання запиту, то в податківців з’являться підстави для проведення документальної позапланової перевірки (п.п. 78.1.1 ПК).