Податкова накладна: підпис та ЕЦП, що накладається при реєстрації в ЄРПН, повинні збігатися
Лист Державної податкової служби України від 04.03.2013 р. № 3341/6/15-3115
«Стосовно деяких питань складання податкової накладної»
Відповідно до пункту 201.1 статті 201 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу підписану уповноваженою платником особою та скріплену печаткою (за наявності) податкову накладну.
Згідно з пунктом 201.4 статті 201 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) податкова накладна складається у двох примірниках у день виникнення податкових зобов’язань продавця. Один примірник видається покупцю, а другий залишається у продавця. У разі складання податкової накладної у паперовому вигляді покупцю видається оригінал, а копія залишається у продавця.
При цьому відповідно до пункту 201.10 статті 201 Кодексу при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку — продавець товарів/послуг зобов’язаний надати покупцю податкову накладну та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Відповідно до пункту 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 р. № 1246 (далі — Порядок № 1246), продавець складає податкову накладну та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
Після складення податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
За відсутності у продавця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис керівника; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Продавець, що є фізичною особою — підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис фізичної особи — підприємця; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі продавець отримує засоби електронного цифрового підпису в акредитованих центрах сертифікації ключів для такої особи та подає податковому органові за місцем реєстрації посилені сертифікати електронного цифрового підпису зазначеної особи. У такому разі електронні цифрові підписи посадових осіб продавця накладаються у такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
З метою отримання інформації, що міститься у Єдиному реєстрі податкових накладних, покупець складає запит за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення в електронному вигляді у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому Державною податковою службою, та надсилає його засобами телекомунікаційного зв’язку Державній податковій службі (пункт 13 Порядку № 1246).
Виявлення розбіжностей даних податкової накладної та Єдиного реєстру податкових накладних згідно із пунктом 201.10 статті 201 ПКУ є підставою для проведення органами державної податкової служби документальної позапланової виїзної перевірки продавця та у відповідних випадках покупця товарів/послуг.
У разі відмови продавця товарів/послуг надати податкову накладну або в разі порушення ним порядку її заповнення та/або порядку реєстрації в Єдиному реєстрі покупець таких товарів/послуг має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого постачальника, яка є підставою для включення сум податку до складу податкового кредиту. До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв’язку з придбанням таких товарів/послуг, або копії первинних документів, складених відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг.
Надходження такої заяви із скаргою є підставою для проведення документальної позапланової виїзної перевірки зазначеного продавця для з’ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов’язань з ПДВ за такою операцією.
Враховуючи викладене, електронний цифровий підпис, що накладається на податкову накладну при її реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних, та підпис, що скріплює цю податкову накладну при її видачі покупцю, повинні належати одній особі, якій делеговано право підпису податкових накладних.
Одночасно повідомляємо, що аналогічна відповідь розміщена в Єдиній базі податкових знань — базі офіційних відповідей Державної податкової служби України на запитання платників.
Стосовно складання податкових накладних в електронній формі слід зазначити, що пунктом 201.1 статті 201 Кодексу передбачено, що платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу підписану уповноваженою платником особою та скріплену печаткою (за наявності) податкову накладну, складену за вибором покупця (отримувача) в один з таких способів:
у паперовому вигляді;
в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та умови реєстрації податкової накладної у Єдиному реєстрі податкових накладних.
При цьому цим же пунктом Кодексу визначено, що при складанні податкової накладної в електронній формі складання її у паперовому вигляді не є обов’язковим.
Обмеження щодо формування податкового кредиту на підставі податкових накладних, складених в електронній формі, Кодексом не передбачено.
Заступник Голови А. Ігнатов
Коментар редакції
У листі, що коментується, ДПСУ, посилаючись на Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 246, роз’яснила, електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП) яких осіб повинні стояти на податкових накладних, що підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Для наочності порядок накладення ЕЦП наведемо в таблиці.
| Ситуація | Накладається першим | Накладається другим |
| 1. Загальний випадок (на підприємстві є головний бухгалтер (бухгалтер)) | ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера) або ЕЦП керівника | ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки продавця |
| 2. На підприємстві немає посади бухгалтера | ЕЦП керівника | |
| 3. Продавець є фізичною особою — підприємцем | ЕЦП фізичної особи — підприємця | |
| 4. Право підпису ПН* і РК* делеговане іншій посадовій особі | ЕЦП особи, якій делеговано право підписувати ПН/РК | |
| * ПН — податкова накладна, РК — розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної. | ||
Особливу увагу в листі ДПСУ звернула на випадок, коли право підпису податкових накладних делеговане спеціально уповноваженому для цього працівнику підприємства (що в більшості випадків і відбувається). Як відзначає ДПСУ, ЕЦП, що накладається на податкову накладну при її реєстрації в ЄРПН, і підпис, що скріплює цю податкову накладну при її видачі покупцю, мають належати одній і тій самій особі, — особі, якій делеговано право підпису податкових накладних. Тому, якщо в «паперовій» податковій накладній, що видається покупцю, стоятиме підпис особи, якій делеговано право виписки податкової накладної, а при реєстрації податкової накладної
в ЄРПН, наприклад, буде накладено ЕЦП головного бухгалтера або керівника, то це розцінюватиметься як порушення порядку виписки податкової накладної.
Досить часто право виписки податкових накладних делегується одразу декільком особам. У цьому випадку, виходячи із зазначеної позиції ДПСУ, ЕЦП потрібно буде отримати на кожну особу, якій делеговано право виписки податкових накладних.
Тетяна Світлична
