Виправляємо неправильне нарахування декретних

ВИПРАВЛЯЄМО НЕПРАВИЛЬНЕ НАРАХУВАННЯ ДЕКРЕТНИХ

Останнім часом тема декретних «на слуху». Більшою мірою через те, що віднедавна допомога по вагітності та пологах потрапила до бази обкладення ЄСВ. А оскільки практично кожен суб’єкт господарювання має в своєму арсеналі працівниць-жінок, які або готуються стати мамами найближчим часом, або планують обзавестися дітьми в майбутньому, ця тема близька багатьом. І кожен із цих багатьох, як будь-яка людина з плоті та крові, не застрахований від допущення помилок, у тому числі при нарахуванні декретних. Як виправити такі помилки та яка відповідальність за них загрожує — дізнайтеся з цієї статті.

Наталія Чернишова, економіст-аналітик

Допускати помилки — це природна поведінка людини, хоч і не дуже для неї сприятлива. Але, як ми пам’ятаємо з творчості видатного О. С. Пушкіна, помилки — це батьки так необхідного нам у житті досвіду, а отже, без них — нікуди. Тому, припустившись помилки в нарахуванні декретних, не поспішайте засмучуватися, а озброївшись нашою статтею, оперативно її виправте.

Які ж дії необхідно вчинити, щоб успішно усунути помилку? Власне, усе залежить від того, були декретні перенараховані чи навпаки — недонараховані. Від цього і «танцюватиме» увесь подальший механізм виправлення. У межах цієї статті ми зупинимося на моментах виправлення помилок у ситуації, коли декретні перенараховані.

ЯК УРЕГУЛЮВАТИ ПИТАННЯ З ПРАЦІВНИЦЕЮ ЗА ВИПЛАЧЕНИМИ ДЕКРЕТНИМИ

Тут перш за все постає питання, чи потрібно вимагати у працівниці повернення надмірно виплачених декретних і наскільки законна ця вимога.

Звичайно, ви можете й не вимагати повернення надмірно сплачених сум у працівниці, але повернути перевиплачені суми декретних ФСС ТВП все одно потрібно* (про це читайте на с. 42). І якщо ви не вимагатимете їх з працівниці, то пожертвувати доведеться власними коштами підприємства. А за це, погодьтеся, по голівці вас навряд чи погладять. Навіть більше, не виключено, що ці суми доведеться сплатити особисто вам з власної кишені (якщо помилка була допущена з вашої вини). Але про це трохи далі.

* І причому якнайшвидше, оскільки за кожен день прострочення платежу «капає» пеня (детальніше про це йдеться на с. 43).

Тепер що стосується законності вимоги у працівниці повернення надмірно виплачених сум декретних. Щоб внести ясність до цього питання, необхідно звернутися до законодавства, що регулює відносини між працівником і його роботодавцем. Головним у цьому питанні на сьогодні є КЗпП. Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП суми, надмірно виплачені внаслідок допущення лічильних помилок**, можуть бути відраховані із заробітної плати. При цьому наказ (розпорядження) про відрахування має бути виданий власником або уповноваженим ним органом не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми***. Але у випадку з поверненням декретних цей варіант не дуже підходить. Річ у тім, що працівниці, яка перебуває в декреті, заробітна плата не нараховується, а отже, утримати переплачені суми ні з чого. А якщо така працівниця услід за відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами піде ще й у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та отримуватиме відповідну допомогу з ФСС ТВП, то здійснити утримання із зарплати вийде ще не скоро. Також цей варіант апріорі не підходить, якщо помилка виявлена пізніше, ніж через місяць з дня здійснення переплати, або допущена помилка є не лічильною.

** До лічильних помилок належать неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо. Не можуть вважатися ними не пов’язані з обчисленнями помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору (п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13).

Щодо нелічильної помилки зауважимо таке: якщо зайві суми допомоги по вагітності та пологах були виплачені роботодавцем добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісної з боку її отримувача, то така допомога не підлягає поверненню згідно з п. 1 ч. 1 ст. 1215 ЦК.

У такому разі залишається делікатно попросити працівницю добровільно повернути надмірно виплачену їй суму допомоги. Це можна зробити або усно (особисто чи за телефоном), або надіслати їй письмове повідомлення. При цьому змусити працівницю це зробити ніхто не має права. Звичайно, роботодавець у разі відмови працівниці повернути переплачені декретні може спробувати звернутися до суду, але той, найімовірніше, буде не на його боці. Про це можна судити, зокрема, з постанови Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ від 02.11.2011 р. № 6-10410св11.

Якщо працівниця таки відмовляється повернути надмірно виплачені їй суми, то їх можна затребувати з особи, з вини якої були здійснені зайві грошові виплати. Така особа несе матеріальну відповідальність у розмірі нанесеної з її вини шкоди, але не більше свого середньомісячного заробітку (ст. 132 КЗпП). Для стягнення таких сум керівник підприємства повинен видати відповідний наказ. Але, на нашу думку, це вже крайній захід і краще все ж таки спробувати переконати співробітницю полюбовно повернути надмірно виплачені їй суми.

ЯК УРЕГУЛЮВАТИ ПИТАННЯ З ФСС ТВП ЩОДО ОТРИМАНИХ НА ВИПЛАТУ ДЕКРЕТНИХ КОШТІВ

Мабуть, ні для кого не таємниця за сімома замками, що виплату допомоги по вагітності та пологах фінансує ФСС ТВП. Для врегулювання механізму такого фінансування правлінням цього Фонду спеціально розроблено порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів ФСС ТВП — Порядок № 26. Стисло цей механізм виглядає таким чином. Спочатку вагітна жінка-працівниця надає комісії (уповноваженому)* із соціального страхування підприємства виданий в установленому порядку листок непрацездатності**. На підставі наданого листка непрацездатності комісією (уповноваженим) приймається рішення про призначення декретних. Далі страхувальник-роботодавець на підставі такого рішення нараховує суми декретних та оформляє заяву-розрахунок (див. додаток до Порядку № 26), один примірник якого подає до робочого органу ФСС ТВП. Той, у свою чергу, після перевірки правильності заповнення реквізитів, даних про роботодавця-страхувальника і даних про сплату ним ЄСВ здійснює фінансування страхувальника протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку.

* Детальна інформація про цей орган (особу) міститься в Положенні про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженому постановою правління ФСС ТВП від 23.06.2008 р. № 25.

** Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Після надходження суми коштів, зазначених у заяві-розрахунку, на рахунок страхувальника, він зобов’язаний здійснити виплату декретних у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати (абз. 2 ч. 2 ст. 52 Закону № 2240).

Коли ж на етапі розрахунку сум декретних сталася помилка, що перекочувала до заяви-розрахунку, і як наслідок Фонд виплатив допомогу в сумі більшій, ніж вона має бути, надмірно виплачені ФСС ТВП кошти необхідно йому повернути. Як це зробити? Вважаємо, найбільш наочним буде розглянути цей механізм схематично, що ми з вами зараз і зробимо (за даними листа виконавчої дирекції ФСС ТВП від 05.04.2011 р. № 01-16-755) (див. с. 43).

Зверніть увагу, що такий механізм застосовується і при поверненні органу ФСС ТВП надмірно виплаченої допомоги по тимчасовій втраті працездатності.

ЯК УРЕГУЛЮВАТИ ПИТАННЯ З МІНДОХОДІВ ЩОДО СПЛАЧЕНОГО ЄСВ

Як ми встигли зауважити у преамбулі до статті, віднедавна, а саме з 01.07.2013 р., допомога по вагітності та пологах обкладається ЄСВ (як у частині нарахувань, так і в частині утримань).

Нагадаємо, що декретні виплачуються застрахованим особам у найближчий після дня їх призначення строк, установлений для виплати заробітної плати (ч. 2 ст. 52 Закону № 2240). Водночас, згідно з абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ під час кожної виплати заробітної плати одночасно з видачею нарахованих сум роботодавці зобов’язані сплачувати і ЄСВ (принаймні в частині нарахувань*****). Отже, по-хорошому, тобто якщо не порушені законодавчо встановлені строки сплати ЄСВ, роботодавець, який виплатив працівниці допомогу по вагітності та пологах, повинен був того ж дня сплатити і ЄСВ на нього. Коли ж виявляється, що декретні були виплачені понад належний розмір, виникає необхідність повернути надмірно сплачені до бюджету суми ЄСВ. Як це зробити? Спосіб вирішення цього питання нам підкаже свіжоприйнятий Міндоходів Порядок № 450.

***** Не заборонено здійснити сплату ЄСВ і в частині утримань у момент видачі нарахованих сум, головне — щоб він був сплачений не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним (для гірничих підприємств — не пізніше 28 числа наступного місяця) (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Порядок № 450 пропонує два варіанти вирішення проблеми (ч. 13 ст. 9 Закону про ЄСВ):

1) урахувати переплачені суми ЄСВ у рахунок майбутніх платежів;

2) повернути переплачені суми ЄСВ платнику ЄСВ.

Зарахування помилково сплачених сум ЄСВ у рахунок майбутніх платежів здійснюється за тим самим рахунком, на який він був переплачений, відповідно до встановленого розміру єдиного внеску в порядку календарної черговості виникнення зобов’язань платника з цього платежу.

Процедура повернення надмірно сплачених сум ЄСВ більш затягнута і вимагає проходження низки етапів. При цьому самому платнику ЄСВ потрібно зробити не багато — тільки подати заяву і чекати розгляду його питання і подальшого перерахування коштів на відповідний рахунок, зазначений у такій заяві. А тим часом процедура повернення надмірно сплачених сум ЄСВ пройде такі етапи.

Етап 1. Платником ЄСВ до органу Міндоходів, в якому він перебуває на обліку, у довільній формі подається заява про повернення надмірно або помилково сплачених коштів. Хоча заява і подається в довільній формі, до неї мають бути включені такі обов’язкові реквізити (абз. 2 п. 5 Порядку № 450):

— найменування платника ЄСВ (суб’єкта господарювання) або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи;

— код ЄДРПОУ (для юридичної особи) або реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізособи (ідентифікаційний номер), або серія та номер паспорта (для фізосіб, які через свої релігійні переконання в установленому порядку відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку в паспорті);

— місцезнаходження та номер контактного телефону;

— причини повернення грошових коштів;

— сума грошових коштів, що підлягає поверненню;

— реквізити рахунка одержувача грошових коштів.

Наприклад, подібна заява може виглядати таким чином.

Важливо! До заяви платник обов’язково повинен додати оригінал або завірену ним копію розрахункового документа (квитанцію, платіжне доручення тощо), який підтверджує сплату коштів на рахунок відповідного органу Міндоходів (абз. 3 п. 5 Порядку № 450).

Етап 2. У строк не більше 5 робочих днів з дня отримання заяви структурний підрозділ органу Міндоходів, на який покладено функцію адміністрування ЄСВ, проводить перевірку викладених у заяві даних. У період проведення такої перевірки фахівці органу Міндоходів можуть за необхідності вимагати у платника ЄСВ та його посадових осіб надання додаткових документів, інформації та пояснень.

За результатами проведеної перевірки заява або задовольняється і передається до координаційно-моніторингового підрозділу з відміткою про підтвердження повернення надмірно сплачених грошових коштів, або в задоволенні заяви відмовляється, про що платнику ЄСВ надається (надсилається) повідомлення за підписом посадової особи органу Міндоходів із зазначенням причин відмови.

Етап 3. Координаційно-моніторинговий підрозділ органу Міндоходів у строк не більше 3 робочих днів з дня отримання заяви від структурного підрозділу органу Міндоходів, що адмініструє ЄСВ, на підставі даних інтегрованих карток платників ЄСВ готує висновок про повернення надмірно сплачених сум ЄСВ.

Етап 4. На підставі висновку координаційно-моніторингового підрозділу органу Міндоходів у строк не пізніше 2 робочих днів з дня отримання Реєстру, до якого включено такий висновок, підрозділ фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку органу Міндоходів здійснює повернення надмірно виплачених грошових коштів з рахунка, на який їх було сплачено. Повернення коштів здійснюється на рахунок платника ЄСВ, зазначений у заяві.

Як надалі розпорядитися отриманими грошовими коштами, платник ЄСВ вирішує на свій розсуд. Він може, наприклад, погасити заборгованість із ЄСВ за минулі періоди (за її наявності), сплатити ними штрафи чи пеню, якщо вони є, перерахувати на сплату інших податків і зборів або ж використовувати ці суми в господарській діяльності в цілях, узагалі не пов’язаних зі сплатою податків і зборів. Саме свободою розпорядження повернених сум цей варіант більш привабливий, ніж залік у рахунок майбутніх платежів. Нагадаємо, що зарахувати надмірно сплачені суми ЄСВ можна в рахунок майбутніх платежів тільки за ЄСВ. Хоча, як ми вже говорили, процедура повернення порівняно із заліком більш тривала.

Зауважте: так само ви можете повернути будь-які переплачені до бюджету суми ЄСВ, а не тільки пов’язані з нарахуванням декретних.

Нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах, на відміну від допомоги по тимчасовій втраті працездатності, не обкладається ПДФО, тому жодних переплат з цього податку в разі перенарахування декретних не буде.

Якщо неправильно нараховані суми ЄСВ встигли потрапити до звітності з ЄСВ, вам належить виправити допущену в ній помилку. Для роботодавців-юросіб здійснити виправлення доведеться у формі № Д4 (додаток 4 до Порядку № 454).

Якщо помилку виявлено після подання звіту до органу Міндоходів, але до закінчення граничного строку його подання, то достатньо сформувати та подати його заново, виправивши в ньому некоректні дані*.

* Відповідно до абз. 2 п. 5.1 Порядку № 454 чинним вважатиметься останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення законодавчо встановлених термінів подання звітності.

Якщо ж помилка виявляється після подання форми № Д4 і після закінчення граничного строку для її подання, то таку доведеться відкоригувати у звіті за період, в якому таку помилку виявлено. Коригуванню піддадуться таблиці 1, 4 і 6. З усіма подробицями виправлення помилок у таблицях 1 і 6 ви можете ознайомитися в тематичному номері газети « Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2013, 20(68), с. 35. А ось про виправлення помилок у таблиці 4 ви можете прочитати в наступному абзаці.

Одразу зазначимо, що виправлення зазнає тільки розд. ІІ таблиці 4. У ньому окремо зазначаються відомості про нарахований/утриманий ЄСВ на суми допомоги по вагітності та пологах. Для виправлення помилок з нарахованого/утриманого ЄСВ у таблиці розділу II призначені рядки 6 і 7. Причому перенараховані суми ЄСВ зазначаються в рядку 7 «Сума, на яку зменшено єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах». При цьому в рядку 7.1 зазначається зменшення ЄСВ у частині нарахувань, а в рядку 7.2 — у частині утримань. У рядку, наступному за рядком 7.2, необхідно описати зміст помилки.

ЯК ВИПРАВИТИ В ОБЛІКУ

Зайве нарахування та сплата декретних і ЄСВ вимагає проведення відповідних коригувань в обліку (податковому та бухгалтерському). Як їх здійснити — дивіться далі.

Коригування в бухобліку. Перш за все необхідно відкоригувати перенарахування за декретними та ЄСВ у бухгалтерському обліку. Коригування здійснюється на підставі бухгалтерської довідки, в якій зазначається, в якому місяці та з якої причини було виплачено працівниці зайву суму декретних. Зараз на прикладі покажемо, як здійснити таке коригування.

Наприклад, у вересні працівниці були нараховані декретні в сумі 12800 грн. У жовтні при виплаті заробітної плати за вересень нараховані декретні були виплачені працівниці (перераховані на зарплатну картку). При виплаті декретних на відповідний рахунок в органі Міндоходів були перераховані суми ЄСВ з декретних:

— у частини нарахувань (33,2 %) — 4249,60 грн.

— у частини утримань (2 %) — 256 грн.

У листопаді виявилося, що декретні через помилку бухгалтера були перенараховані. Сума надмірно нарахованих декретних склала 380 грн.

В обліку це все виглядає таким чином.

Коригування в податковому обліку. Через надмірно нараховані суми декретних дещо «підлатати» доведеться і в податковому обліку, щоправда тільки якщо перенарахування ЄСВ за декретними та виявлення помилки відбуваються в різних звітних (податкових) періодах. Пояснимо чому. Річ у тім, що суми нарахованого ЄСВ відповідно до абз. 3 п.п. «в» п.п. 138.10.4 ПК уключаються до складу «податкових» витрат, причому відбувається це в періоді їх нарахування. Тому, якщо в одному звітному (податковому) періоді надмірно нараховані та віднесені до витрат суми ЄСВ у зв’язку з перенарахуванням декретних, то в разі виявлення такої помилки в подальших звітних (податкових) періодах необхідно зменшити величину інших операційних витрат на суму надмірно нарахованого ЄСВ. Оскільки завищення суми витрат призводить до зменшення бази оподаткування і як наслідок заниження самого податку на прибуток, то доведеться підкоригувати і суму нарахованого за період здійснення помилки податку. Якщо помилку виявлено після подання Декларації з податку на прибуток* (далі — Декларація) за період (квартал, рік)**, у якому було перенараховано ЄСВ, то доведеться провести коригування показників такої Декларації. Виправити помилку самостійно можна двома способами:

— або подати уточнюючу Декларацію та сплатити суму недоплати і штраф у розмірі 3 % від такої суми до подання уточнюючого розрахунку. У такому разі подається Декларація за загальною формою, в якій у полі 1 її вступної частини ставиться відмітка в полі «Уточнююча». До такої Декларації вносяться вже виправлені показники, а сума недоплати відображається в рядку 23 «Збільшення податкового зобов’язання звітного (податкового) періоду(ів), що уточнюється(ються)…». У рядках 27 і 25 зазначаються нарахований штраф і пеня*** відповідно;

— або відобразити суму недоплати у складі Декларації за подальший період, збільшену на величину штрафу в розмірі 5 % від суми недоплати. У такому разі до звітної Декларації подається додаток ВП. У ньому якраз і відображаються виправлений показник рядка 06.4 «Інші витрати звичайної діяльності та інші операційні витрати», а також виправлені показники об’єкта оподаткування та податку на прибуток. Суми недоплати відображаються в рядку 23 як самої Декларації, так і додатка ВП. Штраф і пеня потраплять до рядків 24 і 25 відповідно самої Декларації та додатка ВП.

* Форму затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2011 р. № 1213.

** У загальному випадку звітним (податковим) періодом з подання Декларації є звітний (податковий) рік. Поквартально подається Декларація платниками податку на прибуток, які сплачують авансові внески за цим податком, які або за підсумками першого кварталу звітного (податкового) року не отримали прибуток чи отримали збиток, або за підсумками минулого звітного (податкового) року не отримали прибутку або отримали збиток, а за підсумками першого кварталу отримали прибуток (п. 57.1 ПК).

*** Пеня нараховується відповідно до п.п. 129.1.2 ПК з розрахунку 120 % річних облікової ставки НБУ, що діє на день заниження податкового зобов’язання (абз. 2 п. 129.4 ПК).

Більш детально про такі виправлення помилок ви можете прочитати в газеті « Податковий кодекс: консультації та коментарі», 2013, № 2(50), с. 56. За пошуком відповідей на запитання, що вас цікавлять, ви можете також звернутися до ЄБПЗ (підкатегорія 102.30.03).

Звичайно, можна самовиправитися і поданням звітної нової Декларації, але тільки у разі, якщо помилку виявлено після подання Декларації за звітний період, але до закінчення граничного строку її подання за цей самий звітний період до органу Міндоходів****. Приємним у цьому випадку є те, що штраф і пеня за такого способу виправлення помилки не накладаються. Самовиправлення здійснюється так само, як і виправлення у звітній декларації. Не забувайте при цьому зазначати у відповідному полі Декларації та додатка ВП, що вони є звітними новими.

**** Нагадуємо, що строк подання квартальної Декларації — протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, річної Декларації — протягом 60 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) року.

Звичайно, ми бажаємо вам не допускати помилок щодо нарахування допомоги по вагітності та пологах, і сподіваємося, що весь клопіт стосовно їх виправлення вас омине. Але якщо подібної долі вам уникнути не вдалося, скористайтеся нашою статтею і виправте все швидко і просто. І пам’ятайте: єдина справжня помилка — не виправляти своїх минулих помилок (Конфуцій).

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

ЦК — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-ІІІ.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Порядок № 26 — Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою правління ФСС ТВП від 22.12.2010 р. № 26.

Порядок № 450 — Порядок зарахування в рахунок майбутніх платежів єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування або повернення надміру та/або помилково сплачених коштів, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 450.

Порядок № 454 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від 09.09.2013 р. № 454.

ЄБПЗ — єдина база податкових знань (minrd.gov.ua/ebpz).

ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

НБУ — Національний банк України.

ФСС ТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.