Теми статей
Обрати теми

Узагальнююча податкова консультація з окремих питань застосування норм податкового законодавства щодо трансфертного ціноутворення

Міністерство доходів і зборів України
Затверджена наказом Міндоходів України від 01.07.2014 р. № 368

Перш за все нагадаємо, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню* (абз. 2 п. 1.1 Інструкції № 58). До того ж трудові книжки необхідно вести і на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності. Тож, як можна зрозуміти, із внесенням записів до трудової книжки періодично стикається кожен суб’єкт господарювання, який використовує найману працю.

* На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (абз. 4 п. 1.1 Інструкції № 58).

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і складається з таких розділів

— відомості про працівника;

— відомості про роботу;

— відомості про нагородження;

— відомості про заохочення;

— відомості про призначення пенсії.

 

Які записи вносяться до трудової книжки?

 

Згідно з абз. 2 п. 2.2 Інструкції № 58 до трудової книжки вносяться відомості:

— про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;

— про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

— про нагородження та заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення згідно з чинним законодавством України;

— про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції й про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Якщо працівник до прийняття на роботу на це підприємство не мав трудового стажу, то перед першим записом у трудовій книжці іноді вноситься запис до розділу «Відомості про роботу» такого змісту: «До прийняття на роботу трудового стажу не мав», хоча внесення такого запису прямо не передбачено Інструкцією № 58.

У свою чергу, не вносяться до трудової книжки такі записи:

— відомості про стягнення (абз. 3 п. 2.2 Інструції № 58);

— записи про тимчасове переведення на іншу роботу в разі виробничої необхідності, простою тощо. Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляється так само, як і прийняття на роботу (абз. 1 п. 2.4 Інструкції № 58);

— відомості про перебування працівника в соціальній відпустці (відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, а також для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку). Також не робиться відмітка про сплату страхових внесків (лист Мінпраці від 17.08.2010 р. № 8861/0/14-10/18).

Записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження та заохочення здійснює особа, відповідальна за ведення трудових книжок на підприємстві, після видання відповідного наказу (розпорядження) керівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу, а в разі звільнення — у день звільнення. Записи у трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника (абз. 1 п. 2.4 Інструкції № 58).

Записи у трудовій книжці мають точно відповідати не лише наказам (розпорядженням), а також й іншим документам. Наприклад, якщо працівник, який приймається на роботу, раніше був військовослужбовцем, то відповідно до п. 2.19 Інструкції № 58 до трудової книжки за місцем роботи вносять окремим рядком відомості про час служби у Збройних Силах України та інших військах із зазначенням дати призову та дати звільнення зі служби. Підставою для внесення цих відомостей є військовий квиток.

 

Основні правила заповнення

 

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами.

Записи у трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу (оформлений наказ про прийняття на роботу) 5 червня 2014 року, у графі 2 трудової книжки записується «05.06.2014». Записи повинні виконуватися акуратно, ручкою кульковою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.

Із кожним записом, що вноситься до трудової книжки, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці (форма № П-2*), в якій має бути продубльовано відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

* Затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається (абз. 1 п. 2.10 Інструкції № 58). У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Тепер детальніше зупинимося на порядку внесення до трудової книжки окремих записів.

 

Внесення записів про працівника

 

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записуються відомості про працівника. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочень або заміни імені та по батькові ініціалами) та дата народження записуються на підставі даних паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11 Інструкції № 58). Потім зазначається дата заповнення трудової книжки. Працівник своїм підписом засвідчує правильність унесених відомостей.

На титульному аркуші трудової книжки особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис та печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зразок заповнення титульного аркуша трудової книжки ви можете побачити на с. 37.

 

img 1 

 

У разі внесення змін до прізвища, імені, по батькові чи дати народження власник або уповноважений ним орган на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) здійснює необхідні виправлення записів з посиланням на номер та дату цих документів таким чином: однією рискою закреслює запис (прізвище, ім’я, по батькові, дату народження) та вносить нові дані. Посилання на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або відділу кадрів. Наприклад: «Прізвище змінене у зв’язку з укладенням шлюбу (свідоцтво I-ВЛ № 063072)».

 

Внесення записів про роботу

 

Цей розділ трудової книжки містить такі графи:

— графа 1 «№ запису»;

— графа 2 «Дата (число, місяць, рік)»;

— графа 3 «Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)»;

— графа 4 «На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)».

Заповнюється все це таким чином. У графі 3 у формі заголовка зазначається повне найменування підприємства. Потім під цим заголовком робляться такі записи:

— у графі 1 вказується порядковий номер запису;

— у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

— у графі 3 — прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду.

Інструкція № 58 приписує запис при прийнятті на роботу робити із зазначенням конкретної назви цеху, підрозділу, дільниці виробництва (п. 2.14 Інструкції № 58). Це зовсім не відповідає ст. 32 КЗпП, що дає право власнику переміщати працівника без його згоди до іншого структурного підрозділу в межах спеціальності, кваліфікації або посади. Оскільки відомості про переміщення до трудової книжки не вносяться, робити запис про структурний підрозділ, як правило, недоцільно. Водночас такий запис необхідний, якщо відповідне виробництво згадане у Списку виробництв, робіт, професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах. Наявність показників шкідливості, указаних у названому Списку, має підтверджуватися картою оцінки умов праці на робочому місці за результатами атестації. Ці показники вказуються у трудовій книжці в дужках.

Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменувань професій та посад, зазначених у Класифікаторі професій. У самому Класифікаторі професій уточнено, що на підприємствах, в установах та організаціях записи про роботу вносять в установленому порядку до трудових книжок працівників відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Покажчику професійних назв робіт за кодами професій (додаток А) та Абетковому покажчику професійних назв робіт (додаток Б). Причому від назв, зазначених у цих додатках, можуть утворюватися похідні назви робіт і посад доданням похідних слів. Перелік цих слів наведено в додатку В до Класифікатора професій:

— бригадний;

— помічник;

— віце-;

— провідний;

— гірничий;

— головний;

— районний;

— груповий;

— стажист (це похідне слово застосовується до професійних назв робіт розділів «Професіонали» та «Фахівці» на час проходження стажування зі збереженням коду базової професійної назви роботи);

— дільничний;

— молодший;

— старший;

— заступник;

— учень (це похідне слово застосовується до професійних назв робіт робітників середньої кваліфікації на час проходження первинної професійної підготовки особами, яких прийнято на роботу);

— змінний;

— черговий;

— перший;

— другий;

— третій;

— четвертий;

— п’ятий*;

— у графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки — наказ (розпорядження) керівника підприємства, його дата та номер.

* Як зазначено у примітках до переліку похідних слів:
— похідні слова до професій (професійних назв робіт) можуть застосовуватися за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду новоутвореної професії. Наприклад, від назви професії «Соціолог» код Класифікатора професій 2442.2 можна утворювати похідну назву професії «Провідний соціолог» з кодом Класифікатора професій 2442.2, тоді як похідне слово «Головний» не може застосовуватися, враховуючи те, що в Класифікаторі професій є чинна професійна назва роботи «Головний соціолог» (кодом КП 1221.1);
— назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у Класифікаторі професій чи відповідних законодавчо-правових актах.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, то про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

До трудової книжки не вносяться відомості про:

— тимчасове переведення на іншу роботу для заміщення працівника;

— переведення на легшу роботу вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до 3-х років;

— тимчасове переведення в разі виробничої необхідності;

— тимчасове переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві в разі простою.

Далі пропонуємо поглянути на приклад заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.

 

Відомості про роботу

запису

Дата

Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу

і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

Акціонерне товариство «Весна»

1

03

02

20ХХ

Прийнятий на посаду інженера

Наказ № 185 від 03.02.20ХХ р.

2

17

03

20ХХ

Переведений на посаду старшого інженера

Наказ № 210 від 17.03.20ХХ р.

 

Далі розглянемо порядок заповнення трудової книжки працівників, які влаштовуються на роботу вперше.

У цьому випадку у трудовій книжці окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування документів відображаються відомості про:

— час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

— час навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

— час навчання у вищих навчальних закладах, аспірантурі та клінічній ординатурі;

— роботу як членів колгоспів (у разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до стажу працівників);

— час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного догляду (п. «є» ст. 56 Закону про пенсійне забезпечення), у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком).

Підставою для відображення зазначених вище записів є військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, довідки та інші документи.

Майте на увазі: якщо випускник вищого навчального закладу, який не має трудової книжки, після закінчення навчання не працевлаштувався та звернувся до служби зайнятості про взяття на облік як безробітного, то в цьому випадку трудова книжка службою зайнятості йому не видається. Заповнення трудової книжки вперше, а також внесення відповідного запису про час (період) навчання у вищому навчальному закладі та період отримання допомоги по безробіттю має бути зроблено роботодавцем за місцем першого працевлаштування відповідно до вимог пп. 2.2 і 2.19 Інструкції № 58.

Далі до вашої уваги приклад заповнення першого запису у трудовій книжці.

 

Відомості про роботу

запису

Дата

Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу

і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис

(документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

Про час служби у Збройних Силах України

1

17

12

20ХХ

Служба у Збройних Силах України з 21.06.20ХХ р. по 03.12.20ХХ р.

Військовий квиток № МК-454569

Про час навчання

1

18

09

20ХХ

Навчання в Харківському державному економічному університеті з 01.09.20ХХ р. по 26.06.20ХХ р.

Диплом ЕН № 345441 від 26.06.20ХХ р.

Про час догляду за інвалідом I групи  працездатним громадянином у працездатному віці

1

27

11

20ХХ

Догляд за інвалідом I групи з 03.10.2001 р. по 12.06.20ХХ р.

Довідка районного відділу соціального захисту населення від 12.06.20ХХ р. № 86

 

Якщо за час роботи працівника змінюється найменування підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 вказуються підстава перейменування — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Якщо на підприємстві було проведено реорганізацію в формі перетворення, у результаті якої змінено організаційно-правову форму юридичної особи, то в цьому випадку на підставі відповідного наказу роботодавця та довідки з ЄДРПОУ у трудових книжках усіх працівників робиться запис: «Приватне підприємство таке-то з такого-то числа реорганізовано в товариство з обмеженою відповідальністю таке-то», а у графі 4 зазначається підстава реорганізації — наказ (розпорядження), його дата і номер. Причому дата внесення такого запису повинна відповідати даті внесення відповідних змін до ЄДРПОУ.

Давайте поглянемо, як відобразити такі зміни, на конкретному прикладі.

 

запису

Дата

Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу
і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис

(документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

При зміні найменування підприємства

6

03

04

20ХХ

ТОВ «Альфа» з 03.04.20ХХ р. перейменоване на ТОВ «Еконіка»

Наказ № 33 від 03.04.20ХХ р.

При проведенні реорганізації підприємства

6

03

04

20ХХ

Приватне підприємство «Мрія» реорганізовано в Товариство з обмеженою відповідальністю «Мрія»

Наказ № 45 від 03.04.20ХХ р.

 

Внесення записів про нагородження та заохочення

 

До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а у розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи у праці (відкриття, раціоналізаторські пропозиції, винаходи, на які видані дипломи).

Разом із цим у трудових книжках не відображаються записи про отримані премії, передбачені системою оплати праці, або виплати, що мають регулярний характер. Також до трудової книжки не вносяться записи про стягнення.

Порядок унесення записів до розділів «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» такий. У графі 3 відповідного розділу трудової книжки у вигляді заголовка вказується найменування підприємства. Потім у наступному рядку вписуються такі дані:

— у графі 1 — порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);

— у графі 2 — дата нагородження або заохочення;

— у графі 3 — ким нагороджений або заохочений працівник, за які заслуги та якою нагородою чи яким заохоченням;

— у графі 4 — на підставі чого внесений запис (з посиланням на дату, номер і назву документа).

Записи про нагородження та заохочення завіряються печаткою підприємства.

Далі наведено приклади занесення до трудової книжки записів про нагородження та заохочення працівників.

 

Відомості про нагородження

запису

Дата

Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних

звань

На підставі чого внесено запис

(документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

ТОВ «Електроніка»

2

18

03

20ХХ

Указом Президента за мужність та самовідданість, проявлені при ліквідації пожежі, нагородити орденом «За мужність» III ступеня

Указ Президента України від 23.09.20ХХ р. № 1055

 

 

 

 

М. П. підпис

 

 

Відомості про заохочення

запису

Дата

Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації

На підставі чого внесено запис

(документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

ТОВ «Електроніка»

1

15

01

20ХХ

Оголошена подяка за успіхи в роботі

Наказ № 35 від 15.01.20ХХ р.

 

 

 

 

М. П. підпис

 

 

Внесення записів до трудової книжки при звільненні працівника

 

Записи у трудовій книжці про причину звільнення мають здійснюватися в точній відповідності до формулювань КЗпП з посиланням на відповідні статтю, пункт. Наприклад: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов’язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (наприклад, «Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП»).

Записи до трудової книжки про звільнення здійснюються так:

— у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

— у графі 2 — дата звільнення (днем звільнення вважається останній день роботи);

— у графі 3 — причина звільнення;

— у графі 4 вказується документ, на підставі якого внесено запис — наказ (розпорядження) керівника підприємства, його номер і дата.

При звільненні працівника всі записи про роботу та нагородження, унесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, має бути засвідчено підписом керівника підприємства або особою, відповідальною за ведення трудових книжок, та печаткою підприємства або відділу кадрів.

Трудова книжка видається працівнику в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. При отриманні трудової книжки працівник повинен розписатися у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за типовою формою № П-10, затвердженою наказом № 277.

Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі, власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із зазначенням необхідності отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за вказаною адресою допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. При цьому у трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», у графі 4 вказуються дата і номер наказу (розпорядження).

Трудові книжки та їх дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після закінчення цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства впродовж 50 років, а після закінчення зазначеного строку підлягають знищенню.

Декілька прикладів записів, що вносяться до трудових книжок працівників при звільненні, наведено нижче.

 

запису

Дата

Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу
і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

За угодою сторін

17

13

03

20ХХ

Звільнений за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП України)

Наказ № 18-к від 13.03.20ХХ р.

У зв'язку із закінченням строку трудового договору, укладеного на певний строк

4

26

01

20ХХ

Звільнений у зв'язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП України)

Наказ № 3-к від 26.01.20ХХ р.

За власним бажанням

18

19

07

20ХХ

Звільнений за власним бажанням (ст. 38 КЗпП України)

Наказ № 83-к від 19.07.20ХХ р.

13

21

11

20ХХ

Звільнений за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію (ст. 38 КЗпП України)

Наказ № 25-к від 21.11.20ХХ р.

6

01

06

20ХХ

Звільнений за власним бажанням у зв'язку з переїздом на нове місце проживання (ст. 38 КЗпП України)

Наказ № 74-к від 01.06.20ХХ р.

7

14

08

20ХХ

Звільнений за власним бажанням у зв'язку із зарахуванням до вищого навчального закладу (ст. 38 КЗпП України)

Наказ № 65-к від 14.08.20ХХ р.

У зв'язку зі скороченням штату

16

22

12

20ХХ

Звільнений у зв'язку зі скороченням штату (п. 1 ст. 40 КЗпП України)

Наказ № 215-к від 22.12.20ХХ р.

У зв'язку з прогулом без поважних причин

17

25

09

20ХХ

Звільнений за прогул без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП України)

Наказ № 87-к від 25.09.20ХХ р.

 

Як бачите, нічого складного у внесенні записів до трудових книжок працівників немає. Головне — будьте уважними і дотримуйтесь правил, наведених у цій статті. Тоді ви не створите для себе зайвих проблем й своїх працівників від них вбережете.

 

Використані документи та скорочення

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про пенсійне забезпечення — Закон України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.91 р. № 1788-ХІІ.

Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Наказ № 277 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 р. № 277.

Класифікатор професій — Класифікатор професій ДК 003:2010 від 01.11.2010 р.

ЄРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств і організацій України.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі