Наша країна здавна славиться притаманними їй бюрократичними перепонами, що стоять на шляху до побудови успішного бізнесу. Саме тому темі реєстрації підприємства може бути присвячена ціла стаття. Отож, давайте розберемося у цій темі «от и до».
ДЕРЖРЕЄСТРАЦІЯ: ЩО, ДЕ, КУДИ?
Законодавче регулювання. Основним законодавчим документом, який регулює державну реєстрацію підприємств, є Закон № 755. Дія цього Закону поширюється на державну реєстрацію всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми, форми власності та підпорядкування. Що ж представляє собою процес реєстрації?
Процедура реєстрації. Державна реєстрація юридичних осіб — це засвідчення факту створення або припинення юридичної особи, а також вчинення інших реєстраційних дій, які передбачені Законом № 755, шляхом внесення відповідних записів до ЄДР (відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону № 755).
До речі, ЄДР — це автоматизована система збирання, накопичення, захисту, обліку та надання інформації про юридичних осіб та ФОП.
Таким чином, щоб пройти державну реєстрацію, потрібно «потрапити» до ЄДР. Зрозуміло, що це «світить» не вам самим, а відомостям про підприємство, яке ви плануєте створити.
Зауважте: відокремлені підрозділи* юридичної особи не підлягають державній реєстрації.
* Відокремлений підрозділ юридичної особи згідно з абз. 2 ч. 1 ст. 1 Закону № 755 — це філія, інший підрозділ юрособи, що знаходиться поза її місцезнаходженням та виробляє продукцію, виконує роботи або операції, надає послуги від імені юридичної особи, або представництво, що здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи.
Натомість представництва та філії іноземних компаній підлягають акредитації на території країни.
Тож як же зареєструватись?
Державну реєстрацію юридичних осіб проводить державний реєстратор** за місцезнаходженням юридичної особи. Останнє ст. 1 Закону № 755 визначає як адресу органу або особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від її імені.
** Державний реєстратор — це посадова особа центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації юридичних осіб та ФОП, яка відповідно до Закону № 755 від імені держави здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та ФОП.
Тому для того, щоб зареєструватись, засновник (засновники) або уповноважена ними особа повинні особисто подати державному реєстратору за своїм місцезнаходженням документи, перелічені в наступній таблиці. Але можливі й інші варіанти подання останніх. Так, їх можна:
1) надіслати поштовим відправленням з описом вкладення. Під поштовим відправленням Закон № 755 розуміє:
— рекомендований лист;
— посилку;
— поштову картку;
— бандероль;
— секограму;
— дрібний пакет;
— мішок.
При цьому необхідно, щоб їх приймали для пересилання без оцінки відправником вартості вкладення та з гарантуванням збереження відповідно до чинного законодавства;
2) подати електронні документи. В такому разі необхідно також подати опис (в електронній формі), що містить відомості про надіслані електронні документи. Щоправда у даному випадку опис вкладення буде сформовано автоматично Реєстраційним порталом*.
* Реєстраційний портал — програмне забезпечення, представлене у формі інтернет-сторінки, що забезпечує формування та подання документів, необхідних для проведення державної реєстрації юридичних осіб або фізичних осіб — підприємців, передбаченої Законом № 755.
| № з/п | Документи, необхідні для проведення державної реєстрації юридичної особи | Норма |
| 1 | Заповнена реєстраційна картка на проведення державної реєстрації юридичної особи. Це — документ встановленого зразка, який підтверджує волевиявлення особи щодо внесення відповідних записів до ЄДР. До неї можна подати як додаток: | Ч. 1 ст. 24 |
| 2 | Примірник оригіналу (ксерокопія, нотаріально засвідчена копія) рішення засновників або уповноваженого ними органу про створення юридичної особи (у випадках, передбачених законом) | |
| 3 | Два примірники установчих документів (у разі подання електронних документів — один примірник) | |
| 4 | Документ, що засвідчує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації юридичної особи. У разі подання електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи підтвердженням внесення плати за проведення державної реєстрації юридичної особи є примірник електронного розрахункового документа, засвідченого ЕЦП** | |
| 5 | Документи, що підтверджують структуру власності засновників — юридичних осіб, які дають змогу встановити фізичних осіб — власників істотної участі цих юридичних осіб | |
| 6 | Копія рішення органів АМК або КМУ про надання дозволу на узгоджені дії або на концентрацію суб’єктів господарювання (у випадках, передбачених законом) | Ч. 3 ст. 24 |
| 7 | Копія Державного акта на право приватної власності засновника на землю або копія Державного акта на право постійного користування землею засновником, або нотаріально посвідчена копія договору про право користування землею засновником, зокрема на умовах оренди (в разі державної реєстрації ФГ) | Ч. 6 ст. 24 |
| 8 | Документ про підтвердження реєстрації іноземної особи в країні її місцезнаходження. Зокрема, це може бути витяг із торговельного, банківського або судового реєстру, легалізований в установленому порядку (у разі державної реєстрації юридичної особи, засновником (засновниками) якої є іноземна юридична особа) | Ч. 7 ст. 24 |
Державному реєстратору забороняється вимагати додаткові документи (крім тих, що перелічені в таблиці).
Якщо документи для проведення державної реєстрації юридичної особи подає її засновник, то державному реєстратору він додатково пред’являє:
— паспорт громадянина України або
— паспортний документ іноземця.
Якщо ж реєстраційні документи подає особа, уповноважена на це засновником (засновниками) юридичної особи, то, крім пред’явлення одного з указаних документів, державному реєстратору додатково надається документ, що засвідчує її повноваження.
Документи, які подані для проведення державної реєстрації юридичної особи, приймають за описом. Його копію в день надходження документів видають (надсилають поштовим відправленням) засновнику або уповноваженій ним особі з відміткою про дату надходження документів.
Вимоги до оформлення документів, які подають державному реєстратору, наведені у ст. 8 Закону № 755. Зверніть, будь ласка, увагу на те, що документи повинні бути викладені державною мовою.
Далі на підставі цих документів державний реєстратор проводить державну реєстрацію юридичної особи. Для цього він:
— перевіряє комплектність поданих документів та повноту відомостей, що вказані в реєстраційній картці;
— перевіряє подані документи на відсутність підстав для відмови у проведенні державної реєстрації;
— вносить відомості про юридичну особу до ЄДР;
— оформляє і видає виписку з ЄДР. Це — документ, що містить відомості про юридичну особу або її відокремлені підрозділи, визначені Законом № 755, і використовується для їх ідентифікації під час провадження господарської діяльності та відкриття рахунку в банку. Як бачите, значення виписки з ЄДР важко переоцінити.
Ми розглянули оптимістичний варіант, коли все добре. Та виходить, на жаль, не завжди все так, як хотілося б.
Залишення реєстраційних документів без розгляду. Так, не дивуйтесь, трапляється й таке. Державний реєстратор залишає без розгляду документи, подані для проведення державної реєстрації юридичної особи, якщо:
— документи подані за неналежним місцем проведення державної реєстрації;
— документи не відповідають вимогам, встановленим чч. 1, 2, 4 — 7 ст. 8 та ч. 5 ст. 10 Закону № 755;
— до державного реєстратора надійшло рішення суду щодо заборони у проведенні реєстраційних дій;
— документи подані не в повному обсязі.
— документи подано особою, яка не має на це повноважень.
Якщо ви зробили щось не так, державний реєстратор має видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) відповідне повідомлення із зазначенням підстав залишення документів без розгляду. Разом із таким повідомленням він також передає раніше подані вами документи відповідно до опису. Зробити це держреєстратор повинен не пізніше наступного робочого дня з дати надходження документів.
Та є і радісна звістка! Залишення документів без розгляду не перешкоджає засновнику або уповноваженій ним особі повторно звернутись до державного реєстратора. Особливого порядку при цьому не передбачено. Єдине: необхідно усунути причини, що були підставою для залишення цих документів без розгляду.
Важливо розрізняти залишення реєстраційних документів без розгляду та відмову у проведенні держреєстрації.
Відмова у проведенні державної реєстрації. Реєстратор за відсутності підстав для залишення поданих документів без розгляду зобов’язаний перевірити їх на відсутність підстав для відмови у проведенні державної реєстрації юрособи. Такі підстави передбачені ч. 1 ст. 27 Закону № 755 і ось їх перелік:
— невідповідність відомостей, вказаних у реєстраційній картці на проведення державної реєстрації юридичної особи, відомостям, зазначеним в документах, поданих для проведення державної реєстрації юридичної особи;
— невідповідність установчих документів вимогам ч. 3 ст. 8 Закону № 755. Тобто відсутність в установчому акті, статуті чи засновницькому договорі, положенні юридичної особи передбачених законодавством відомостей;
— порушення порядку створення юридичної особи, який встановлено законом, зокрема:
а) наявність обмежень на зайняття відповідних посад, встановлених законом щодо осіб, які зазначені як посадові особи органу управління юридичної особи;
б) невідповідність відомостей про засновників (учасників) юридичної особи відомостям щодо них, які містяться в ЄДР;
в) наявність обмежень щодо вчинення засновниками (учасниками) юридичної особи або уповноваженою ними особою юридичних дій, які встановлені абз. 4 ч. 2 ст. 35 Закону № 755*;
г) наявність у ЄДР найменування, тотожнього найменуванню юридичної особи, яка має намір зареєструватися;
ґ) використання у найменуванні юрособи приватного права повного чи скороченого найменування державного органу або органу місцевого самоврядування, або похідних від цих найменувань, або історичного державного найменування. Їх перелік має встановлювати КМУ;
д) невідповідність найменування юридичної особи вимогам закону щодо найменування окремих видів юридичних осіб (банк, кредитна спілка, недержавний пенсійний фонд тощо);
е) встановлена іншими законами заборона використання у найменуванні юридичної особи певних термінів, абревіатур, похідних термінів.
* Ідеться про проведення державної реєстрації юридичної особи, засновником (учасником) якої є юридична особа, щодо якої прийнято рішення щодо припинення.
А от відмова у проведенні державної реєстрації юридичної особи з інших підстав не допускається.
За наявності підстав для відмови державний реєстратор зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів з дати надходження документів видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) засновнику або уповноваженій ним особі відповідне повідомлення. У ньому він зазначає конкретні підстави для такої відмови. Документи, що подавалися для проведення державної реєстрації, при цьому підлягають поверненню відповідно до опису.
Важливо! В разі отримання такої відмови про повернення сплаченого реєстраційного збору годі й мріяти, адже це прямо застережено в ч. 2 ст. 27 Закону № 755. Звісно, це — якщо ви сплачували такий збір (що, нагадаємо, є можливим лише до 30.10.2014 р.).
Який же вихід із подібної ситуації? Опускати руки, сподіваємось, ви не збираєтесь. По-перше, потрібно усунути причини, що були підставою для відмови у проведенні державної реєстрації юридичної особи. Тоді можна повторно подати документи на проведення державної реєстрації юридичної особи.
Сподіваємось, у вас усе вийде з першого разу. Тим більше, що нічого надзвичайного для цього від вас не вимагається.
Важливі нюанси держреєстрації. Отож, припустимо, що все нормально: підстави для відмови у проведенні реєстрації відсутні. Що далі? Тоді державний реєстратор повинен внести до реєстраційної картки на проведення державної реєстрації юридичної особи ідентифікаційний код відповідно до вимог ЄДРПОУ. Крім того, він має внести до ЄДР запис про проведення державної реєстрації юридичної особи на підставі відомостей цієї реєстраційної картки.
Тоді можете вважати, що у вас з’явився ще один день народження. Дата внесення до ЄДР запису про проведення державної реєстрації юридичної особи є датою державної реєстрації юридичної особи.
Скільки ж можна чекати на цю радісну подію? Строк державної реєстрації юридичної особи не повинен перевищувати трьох робочих днів з дати надходження документів для проведення державної реєстрації.
У день реєстрації державний реєстратор зобов’язаний передати органам статистики, податковим органам, ПФУ відомості з реєстраційної картки на проведення державної реєстрації юридичної особи. При цьому не пізніше наступного робочого дня після отримання державним реєстратором від таких органів даних про взяття на облік юридичної особи він має видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) засновнику або уповноваженій ним особі:
— один примірник оригіналу установчих документів з відміткою державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи;
— виписку з ЄДР.
Далі перейдемо до фінансових аспектів питання.
Реєстраційний збір. Цілком логічно, що державна реєстрація — не безкоштовна. Треба ж наповнювати держбюджет! А для цього, як відомо, всі способи згодяться. Так-от, за проведення державної реєстрації юридичної особи відповідно до ч. 1 ст. 10 Закону № 755 справляють реєстраційний збір у розмірі 10 нмдг (170 грн.).
Зверніть увагу: з 30.10.2014 р. справляти реєстраційний збір за проведення державної реєстрації більше не будуть! А все завдяки Закону № 1206, який набере чинності саме з цієї дати.
Зараз реєстраційний збір, до речі, стягують і при:
— проведенні державної реєстрації змін до установчих документів;
— видачі дубліката оригіналу установчих документів, та змін до них, засвідчених державним реєстратором.
Але це вже зовсім інша історія.
Як підтвердити той факт, що збір ви уже оплатили? Для цього згодиться:
— копія виданої банком квитанції або
— копія платіжного доручення з відміткою банку.
Одну із таких копій, як ви,можливо, вже помітили, подають державному реєстратору разом з іншими документами, необхідними для реєстрації. У разі ж подання електронних документів підтвердженням внесення реєстраційного збору буде примірник електронного розрахункового документа, засвідченого ЕЦП.
Що ж після вдалої держреєстрації? Сподіваємось, успішне функціонування вашого новоствореного підприємства. Та зараз — не про це. Держреєстратор сформує на ваше підприємство реєстраційну справу.
Реєстраційна справа. Зробити це він повинен після внесення запису про проведення державної реєстрації юридичної особи до ЄДР. При цьому їй присвоюється реєстраційний номер. Що ж це за річ?
У реєстраційній справі юрособи згідно з ч. 3 ст. 11 Закону № 755 зберігають:
1) документи, що подаються для проведення державної реєстрації юридичної особи, зокрема один примірник оригіналів установчих документів;
2) документи, що подаються для проведення державної реєстрації змін до установчих документів, зокрема один примірник оригіналів змін до установчих документів та/або один примірник установчих документів у новій редакції;
3) документи, що подаються для внесення до ЄДР відомостей про відокремлені підрозділи юридичної особи;
4) документи, що подаються для внесення до ЄДР запису про рішення засновників (учасників) або уповноваженого ними органу щодо припинення юридичної особи;
5) документи, що подаються для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи;
6) судові рішення щодо скасування державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи;
7) документи, що подаються для внесення до ЄДР судового рішення щодо відміни державної реєстрації припинення юридичної особи;
8) копії повідомлень, зокрема про відмову у проведенні державної реєстрації змін до установчих документів;
9) документи про зміну місцезнаходження реєстраційної справи;
10) судові рішення, що стали підставою для внесення до ЄДР запису щодо припинення юридичної особи;
11) заяви, запити про доступ до документів з реєстраційної справи;
12) постанови про виїмку документів з реєстраційної справи, примірники протоколів виїмки та копії описів документів, які вилучені;
13) судові рішення про витребування документів з реєстраційної справи, супровідні листи або документи, якими суд уповноважив осіб на їх одержання, копії описів документів, які вилучені;
14) документи, що подаються для внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в ЄДР;
15) касовий чек або розрахункова квитанція, що видається відправнику (державному реєстратору чи іншій посадовій особі) про прийняте для пересилання поштове відправлення;
16) документи, відповідно до яких призначено комісію з припинення юридичної особи (комісію з реорганізації, ліквідаційну комісію) або ліквідатора, відомості про персональний склад такої комісії, її голову або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків всіх членів такої комісії (або відомості про серію та номер паспорта громадянина України або паспортного документа іноземця — для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний податковий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта);
17) повідомлення контролюючих органів, ПФУ про початок проведення позапланової перевірки, призначеної у зв’язку з припиненням юридичної особи;
18) повідомлення контролюючих органів, ПФУ про неможливість проведення позапланової перевірки, призначеної у зв’язку з припиненням юридичної особи;
19) повідомлення контролюючих органів, ПФУ про наявність заперечень контролюючих органів та/або ПФУ проти проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її ліквідації та про відкликання такого повідомлення;
20) другий примірник повідомлення про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи, надісланого державним реєстратором юридичній особі в установленому законом порядку.
Як бачите, на момент, коли ви щойно лише пройшли реєстрацію, пакет документів не буде таким містким. Швидше за все, в реєстраційну справу потраплять лише документи, наведені в позиції 1 цього списку.
Але майте на увазі: держреєстратор тепер тримає вас «під прицілом». У разі необхідності внесення до реєстраційних документів тих чи інших відомостей доведеться звертатись до нього знову. Тому рекомендуємо з ним «дружити».
Як же правильно обліковувати витрати на проведення державної реєстрації?
ОБЛІК ВИТРАТ НА РЕЄСТРАЦІЮ
Такі витрати потраплять до інших витрат звичайної діяльності, не пов’язаних безпосередньо з виробництвом та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг. Таку вказівку містить п.п. «ж» п.п. 138.10.6 ПК. Поряд із витратами на придбання ліцензій та інших спеціальних дозволів, виданих державними органами для провадження господарської діяльності цей підпункт згадує, в тому числі, й витрати на плату за реєстрацію підприємства в органах державної реєстрації.
Як же відобразити такі витрати у податковій звітності? Для цього в додатку ІВ до рядка 06.4 Податкової декларації з податку на прибуток підприємства передбачений рядок 06.4.10 «Витрати на плату за реєстрацію підприємства в органах державної реєстрації». Його дані, разом із іншими подібними витратами, потрапляють до підсумку рядка 06.4 «Інші витрати звичайної діяльності та інші операційні витрати» декларації. Тому хоч і невеличка, та радість: потрачені на держреєстрацію кошти не пропадуть дарма.
Наостанок же побажаємо не лише успішно підприємство (в разі потреби) зареєструвати, а головне — вдало йому потім функціонувати.
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV.
Закон № 1206 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 р. № 1206-VII.
АМК — Антимонопольний комітет України.
ЕЦП — електронний цифровий підпис.
ЄДР — Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.
ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.
КМУ — Кабінет Міністрів України.
Нмдг — неоподатковуваний мінімум доходів громадян.
ПДВ — податок на додану вартість.
ПФУ — Пенсійний фонд України.
ФГ — фермерське господарство.
ФОП — фізична особа — підприємець.
