Документальне оформлення виконання... робіт/надання послуг
Напевно кожен із вас бодай раз у житті чув відому фразу радянського поета В. І. Лебедєва-Кумача: «Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек». Те ж саме можна сказати і про суб’єктів господарювання. Їх діяльність нічого не варта, якщо здійснювані ними господарські операції не підтверджуються первинними документами. Про це, зокрема, можна судити з ч. 1 ст. 9 Закону про бух-облік, згідно з якою підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Також первинні документи вкрай важливі при визнанні витрат у податковому обліку. Первинні документи, у тому числі й ті, що підтверджують факт виконання робіт/надання послуг, складаються під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Такі документи мають ідентично засвідчувати зміст господарської операції.
Форма документа
Щодо безпосередньо виконання робіт та надання послуг, то скажемо наступне. Передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами (абз. 1 ч. 4 ст. 882 ЦК). У разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною. Стосовно приймання-передачі послуг аналогічної прямої вказівки у ЦК немає. Проте на практиці здійснення такої господарської операції також підтверджується здебільшого відповідним актом, підписаним сторонами (стороною). Про це свідчать і окремі документи контролюючих органів (див., наприклад, лист ДПАУ від 29.03.2007 р. № 1558/П/17-0715).
Загалом, первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Проте типові форми для акта приймання-передачі виконаних робіт та акта приймання-передачі наданих послуг законодавчо не встановлені. У такому випадку законодавство приписує оформлювати господарські операції з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити, визначені Законом про бухоблік та Положенням № 88. Давайте детальніше зупинимося на цих реквізитах. Так, первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату і місце складання. Тут щодо місця складання, за роз’ясненнями Мінфіну, достатньо вказати назву населеного пункту, у якому складено документ. Якщо первинний документ оформляється за межами населеного пункту, в місці, в якому здійснено господарську операцію, слід зазначати відповідну адміністративно-територіальну одиницю. У разі оформлення первинним документом господарської операції, здійсненої за межами України, також зазначається назва країни (лист Мінфіну від 26.08.2011 р. № 31-08420-07-25/21247);
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції;
— одиницю виміру господарської операції;
— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Тож акт приймання-передачі виконаних робіт та акт приймання-передачі наданих послуг складаються на бланках, самостійно виготовлених СГ у довільній формі, які, проте, повинні обов’язково містити наведені вище реквізити.
Зазначимо, що акти про виконані роботи та надані послуги можуть складатися як ручним, так і машинним способом.
Мова документа
Загалом, усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Це прямо зазначено в абз. 1 п. 1.3 Положення № 88. Хоча там же сказано, що поряд з українською мовою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному Законом про мови. Чи значить це, що на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, де певна мова має статус регіональної чи мови меншин, первинні документи можуть складатися такою мовою? Насправді, читаючи норму, наведену у Положенні № 88, саме такий висновок і напрошується. Нібито розвіяти будь-які сумніви у цьому питанні, Мінфін робив спробу роз'яснити його у своєму листі від 05.04.2013 р. № 31-08410-07-27/10841. Але прямої відповіді на це запитання у тому листі і вдень зі свічкою не знайдеш. Судячи з його формулювання, напрошується той же висновок, що ми наводили вище. Та всі крапки над «і» розставив лист іншого міністерства. Так, Міндоходів у своєму листі від 07.05.2013 р. № 1018/Т/99-99-19-03-02-14 чітко і ясно висловилося, що вважає доцільним при складанні первинних документів застосовувати державну мову України, тобто українську (аналогічну думку цього міністерства можна побачити і у роз’ясненні, наведеному у підкатегорії 102.07.21 ЗІР). Міндоходівці це аргументують тим, що первинні документи, складені платником податків іншою, ніж державна, мовою, можуть викликати незручності при обліку у контрагентів такого платника з інших регіонів України.
Тож, аналізуючи все вищенаведене, рекомендуємо складати акт приймання-передачі виконаних робіт та акт приймання-передачі наданих послуг українською мовою, аби уберегти себе від суперечок із власними контрагентами та не нарватися на претензії з боку контролюючих органів.
Акти виконаних робіт (наданих послуг), складені іноземною мовою, що може мати місце при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності СГ, мають бути перекладені українською мовою. Це випливає з абз. 2 п. 1.3 Положення № 88 та прямо зазначено у роз’ясненні міндоходівців, наведеному в підкатегорії 114.09 ЗІР. Переклад у такому випадку засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад (справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально), або нотаріусом. Міндоходівці також зазначають, що не перекладаються українською мовою документи, складені російською мовою, а також ті, текст яких викладено іноземною мовою з одночасним його викладенням українською (російською) мовою. Підкреслимо, що російськомовність документа допускається лише у разі оформлення акта виконаних робіт (наданих послуг) при зовнішньоекономічній діяльності. В іншому випадку, як ми зазначали вище, акти повинні бути складені українською мовою. Принаймні на цьому наполягають міндоходівці.
Для наочності наведемо приклади складання акта приймання-передачі виконаних робіт та акта приймання-передачі наданих послуг на с. 19. Зазначимо, що такі акти складаються як мінімум у двох екземплярах: один — для замовника, другий — для виконавця.
Особливості оформлення виконання певних робіт/надання певних послуг
Вище ми навели документи, які стандартно використовуються при оформленні виконання робіт/надання послуг. Проте виконання деяких робіт/надання деяких послуг потребує особливого документального оформлення. Про найпоширеніші з них ми поговоримо у цьому підрозділі.
Оформлення надання транспортно-експедиторських послуг
Факт надання транспортно-експедиторських послуг також може бути засвідчений актом приймання-передачі наданих послуг. Але лише одного цього документа недостатньо. Так, факт надання послуги експедитора при перевезенні згідно з ч. 13 ст. 9 Закону № 1955 має бути підтверджений єдиним транспортним документом або комплектом документів, які відображають шлях прямування вантажу від пункту його відправлення до пункту його призначення. Такими документами можуть бути:
— авіаційна вантажна накладна (Air Waybill);
— міжнародна автомобільна накладна (CMR);
— накладна СМГС (накладна УМВС);
— коносамент (Bill of Lading);
— накладна ЦІМ (CIM);
— вантажна відомість (Cargo Manifest);
— інші документи, визначені законами України.
Якщо вантажі перевозяться в межах України, наведені вище товарно-транспортні документи складаються українською мовою, а при міжнародних перевезеннях — мовою міжнародного спілкування (ч. 11 ст. 9 Закону № 1955).
Чинним законодавством також передбачено оформлення товарно-транспортної накладної (форма № 1-ТН) — основного документа на перевезення вантажів автомобільним транспортом. Типова форма цього документа міститься у додатку 7
до Правил № 363. Належним чином оформлена товарно-транспортна накладна (далі — ТТН) є підставою для виписки рахунку за виконане перевезення (абз. 2 п. 14.4 Правил № 363).
ТТН на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує замовник (вантажовідправник) в кількості не менше 4 екземплярів. Замовник засвідчує всі екземпляри ТТН підписом і при необхідності печаткою (штампом) (п. 11.4 Правил № 363). Перший екземпляр ТТН залишається у замовника, другий — передається водієм (експедитором) вантажоодержувачу, третій і четвертий екземпляри, засвідчені підписом вантажоодержувача (у разі потреби й печаткою або штампом), передається перевізнику.
Зазначимо, що для деяких видів вантажів під час їх перевезення автомобільним транспортом встановлені спеціалізовані форми ТТН, затверджені відповідними наказами уповноважених органів виконавчої влади. Це, наприклад, ТТН на переміщення алкогольних напоїв за формою № 1-ТН (алкогольні напої), ТТН на переміщення спирту етилового за формою № 1-ТН (спирт) (обидві форми затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 28.04.2005 р. № 154) тощо.
Наведемо приклад заповнення стандартної ТНН на перевезення вантажів автомобільним транспортом (див. с. 20).
Оформлення виконання підрядних робіт у будівництві
Певну специфіку документального оформлення мають і будівельні роботи. Річ у тім, що взаєморозрахунки за обсяги виконаних будівельних робіт проводяться за період, встановлений у договорі (щомісячно, за етап тощо). Тому за результатами кожного з таких періодів необхідно складати відповідні первинні облікові документи. При визначенні вартості виконаних обсягів робіт і проведенні взаєморозрахунків за виконані роботи по об’єктах будівництва, зведення яких здійснюється за рахунок державних коштів, застосовуються примірні форми первинних облікових документів, які містяться у додатках до ДСТУ Б Д.1.1-1:2013. Такими є Акт приймання виконаних будівельних робіт (примірна форма № КБ-2в) та Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати (примірна форма № КБ-3), які наведено у додатку Т
та додатку У до ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 відповідно.
При розрахунках за виконані будівельні роботи за контрактами, фінансування яких здійснюється за рахунок коштів міжнародних фінансових установ за міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана ВРУ, застосовуються інші форми первинних документів. Це Звіт про виконання робіт за контрактом на об’єкті будівництва за період (місяць/рік) (примірна форма № 1), Підсумковий звіт про вартість виконаних робіт за контрактом на об’єкті будівництва за період (примірна форма № 2) та Акт здавання-приймання виконаних будівельних робіт (примірна форма № 3), які наведено у додатках Ф, Х та Ц відповідно.
