Розрахунок зарплати за час перебування у відрядженні
Увесь період перебування у відрядженні є робочим часом працівника, тому за цей час йому належить заробітна плата. Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
Це означає, що для оплати праці працівника за період відрядження необхідно:
— по-перше, визначити денний заробіток за місяць, у якому працівник перебував у відрядженні;
— по-друге, розрахувати середньоденну заробітну плату працівника;
— по-третє, порівняти отримані величини. Якщо в результаті порівняння денний заробіток вийде вищим за середньоденну заробітну плату, оплата періоду відрядження здійснюватиметься виходячи з денного заробітку. Коли ні — за середньоденним заробітком (лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12).
Визначаємо середньоденний заробіток
Середньоденний заробіток для оплати днів відрядження визначається згідно з Порядком № 100. Розраховується він таким чином:
Зср = Д : Кр. д. (г.),
де Зср — середньоденна (середньогодинна) заробітна плата;
Д — сумарний дохід, що бере участь у розрахунку середнього заробітку, нарахований за розрахунковий період;
Кр.д. (г.) — кількість відпрацьованих робочих днів (годин) у розрахунковому періоді.
Розрахунковий період
У загальному випадку розрахунковим періодом для визначення середньоденної заробітної плати за період відрядження є останні 2 календарні місяці, що передують місяцю відрядження працівника (абз. 3 п. 2 Порядку № 100).
Приклад 1. Працівник направляється у відрядження з 12 по 15 травня 2014 року. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде березень-квітень 2014 року.
Працівникам, які пропрацювали на підприємстві менше двох календарних місяців, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час (абз. 3 п. 2 Порядку № 100).
Приклад 2. Працівника прийнято на роботу 25 березня 2014 року. Його було направлено у відрядження з 5 по 8 травня 2014 року. Розрахунок середньої зарплати здійснюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, тобто з виплат за період з 25 березня по 4 травня 2014 року включно.
Якщо протягом двох останніх календарних місяців працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо і протягом цих місяців працівник не відпрацював жодного робочого дня, середня заробітна плата обчислюється виходячи зі встановленої йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. 4 п. 2 Порядку № 100).
Приклад 3. Працівниця вийшла на роботу 12.05.2014 р. після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. З відома працівниці її направляють у відрядження з 20 по 22 травня 2014 р. Оскільки протягом чотирьох місяців, що передують місяцю направлення у відрядження, працівниця не працювала, то середня заробітна плата розраховується виходячи зі встановленого їй посадового окладу.
Виплати, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати
Відповідно до вимог Порядку № 100 при визначенні сумарного заробітку за розрахунковий період для визначення середньої заробітної плати слід враховувати виплати, наведені п. 3 цього Порядку, і не враховувати виплати, наведені в п. 4 Порядку № 100. Зупинимося на порядку включення до розрахунку найбільш поширених виплат.
| № з/п | Вид виплати | Чи включається до розрахунку середньої зарплати |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Основна зарплата | Так |
| 2 | Премії і винагороди, що мають систематичний характер | Так |
| 3 | Одноразові виплати: | Ні |
| — премії, що мають разовий характер | ||
| — компенсація за невикористану відпустку | ||
| — матеріальна допомога, вихідна допомога | ||
| 4 | Виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток, обчислений згідно з Порядком № 100 (за час щорічної та додаткової відпусток, службового відрядження*, за час підвищення кваліфікації тощо) | Ні |
| * Якщо дні відрядження оплачено за середнім заробітком, ні ці суми, ні період не враховуються при розрахунку середньої заробітної плати для оплати періоду відрядження. Якщо ж дні відрядження оплачуються виходячи із зарплати працівника згідно з трудовим договором, виплати за такий період враховуються при розрахунку середньої заробітної плати за останні два місяці. | ||
| 5 | Доплати і надбавки за: | Так |
| 6 | Допомога по тимчасовій непрацездатності | Ні |
| 7 | Суми виплат, пов’язаних з індексацією заробітної плати працівників | Так* |
| * Оскільки суми індексації заробітної плати не зазначені в жодному з підпунктів п. 4 Порядку № 100, то вони беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати. | ||
Порядок включення систематичних премій до розрахунку середньої зарплати
Щомісячні премії. Згідно з п. 3 Порядку № 100 премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю із заробітної плати, незалежно від того, за який місяць ці премії нараховано. Отже, якщо в розрахунковому періоді працівник повністю відпрацював усі робочі дні, премія має бути врахована в повному розмірі в місяці розрахункового періоду, в якому її було нараховано.
Якщо ж робочі дні в розрахунковому періоді відпрацьовані не повністю, премії при обисленні середньої заробітної плати за останні два календарні місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді (п. 3 Порядку № 100). Причому жодних винятків із цього правила в Порядку № 100 не передбачено.
У свою чергу, фахівці Мінсоцполітики в листі від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12 вказували на те, що якщо премії виплачуються місяць у місяць і вони вже розраховані пропорційно відпрацьованому часу, то такі премії включаються до заробітку у фактично нарахованому розмірі.
Наочніше порядок включення щомісячних премій до розрахунку середньої заробітної плати покажемо в таблиці.
| Порядок виплати премії | Порядок включення премії, нарахованої в розрахунковому періоді, до розрахунку середньої заробітної плати | |
| кількість робочих днів у роз-рахунковому періоді працівником відпрацьовано НЕ ПОВНІСТЮ | кількість робочих днів у роз-рахунковому періоді працівником відпрацьовано ПОВНІСТЮ | |
| Премія виплачується в поточному місяці за попередній: | ||
| — за фактично відпрацьований час | Враховується пропорційно відпрацьованому часу | Враховується повністю |
| — у фіксованому розмірі | Враховується пропорційно відпрацьованому часу | Враховується повністю |
| Виплата премії збігається з місяцем її нарахування. Така премія нараховується: | ||
| — пропорційно відпрацьованому часу | Враховується повністю | Враховується повністю |
| — за фактично відпрацьований час | Враховується пропорційно відпрацьованому часу | Враховується повністю |
Приклад 4. Працівник перебував у відрядженні з 12 по 14 травня 2014 р. При розрахунку середнього заробітку включаємо нараховані виплати за березень — квітень 2014 року. У березні 2014 року працівнику було нараховано премію за лютий 2014 року у розмірі 40 % посадового окладу в сумі 400 грн. Аналогічну премію за березень було нараховано і в квітні 2014 року. При цьому в квітні 2014 року працівник хворів 10 робочих днів.
Оскільки в розрахунковому періоді працівник відпрацював не всі робочі дні (10 робочих днів працівник хворів), премія враховується пропорційно відпрацьованому часу:
Загальна кількість робочих днів за розрахунковий період згідно з нормою становить:
20 р. дн. за нормою березня + 21 р. дн. за нормою квітня = 41 р. дн.
Загальна кількість фактично відпрацьованих працівником за розрахунковий період робочих днів становить:
20 р. дн. у березні + 11 р. дн. у квітні = 31 р. дн.
Сума премій, що включається до розрахунку середньої зарплати, становитиме:
(400 грн. + 400 грн.) : 41 р. дн. х 31 р. дн. = 604,88 (грн.).
Квартальні премії. Ці премії при обчисленні середньої зарплати за останні два календарні місяці включаються до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді (п. 3 Порядку № 100). Крім того, при обчисленні середньої заробітної плати за останні два календарні місяці слід урахувати, що якщо кількість робочих днів у розрахунковому періоді працівник відпрацював не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді (п. 3 Порядку № 100).
Приклад 5. Працівника направлено у відрядження з 4 по 6 серпня 2014 року. Розрахунковий період: червень-липень 2014 року. Працівник повністю відпрацював червень і липень 2014 року. У липні 2014 року йому було нараховано квартальну премію у розмірі 900 грн.
Оскільки працівник відпрацював усі робочі дні за графіком роботи підприємства, то при розрахунку середньої заробітної плати квартальна премія враховуватиметься шляхом збільшення до заробітку за кожний місяць розрахункового періоду 1/3 суми квартальної премії. Тобто до заробітку за червень 2014 року слід додати 300 грн. (900 грн. х 1/3), до заробітку за липень 2014 року — також 300 грн.
Приклад 6. Припустимо, умови ті самі, що і в прикладі 5, але в липні 2014 року працівник хворів 5 робочих днів.
У цьому випадку квартальна премія враховується пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.
Розподілимо квартальну премію за місяцями розрахункового періоду:
900 грн. : 3 міс. = 300 грн.
Загальна кількість робочих днів за розрахунковий період за нормою становить:
19 р. дн. за нормою червня + 23 р. дн. за нормою липня = 42 р. дн.
Загальна кількість фактично відпрацьованих працівником за розрахунковий період робочих днів становить:
19 р. дн. у червні + 18 р. дн. у липні = 37 р. дн.
Отже, загальна сума премії, що включається до розрахунку середньої зарплати, становить:
(300 грн. + 300 грн.) : 42 р. дн. х 37 р. дн. = 528,57 грн.
Визначаємо денний заробіток
До денного заробітку працівника, який має порівнюватись із середньоденним заробітком, включаються всі елементи заробітної плати, які працівник отримає згідно з умовами трудового, колективного договору у місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо (лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12).
При розрахунку денного заробітку за місяць, у якому працівник перебував у відрядженні, необхідно виходити з умови повністю відпрацьованого місяця.
Приклад 7. Працівник перебував у відрядженні з 12 по 13 червня 2014 року, а з 16 по 18 червня 2014 року — на лікарняному.
Для того, щоб визначити денний заробіток, необхідно виходити з того, що червень 2014 року відпрацьовано повністю. Припустимо, що в разі, якщо працівник повністю відпрацює червень 2014 року, він отримав би:
— посадовий оклад — 4000 грн.
— премію (10 % посадового окладу) — 400 грн.;
Денний заробіток становитиме:
(4000 грн. + 400 грн.) : 19 р. дн. = 231,58 (грн.).
Комплексний приклад
А тепер розглянемо комплексний приклад розрахунку заробітку, який належить працівнику за час відрядження.
Приклад 8. Працівника підприємства направлено у відрядження з 19 по 22 травня 2014 року. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень (вихідні дні — субота, неділя).
Оклад працівника — 4000 грн. Щомісячна премія — 10 % від посадового окладу за попередній місяць. У березні працівник:
1) перебував на лікарняному з 11 по 14 березня;
2) був у відрядженні з 24 по 25 березня.
У квітні працівник також був у відрядженні з 21 по 23 квітня.
1. Визначаємо середньоденний заробіток.
Розрахунковим періодом для розрахунку середнього заробітку для оплати часу відрядження є березень-квітень 2014 року.
У розрахунковому періоді працівнику були нараховані:
| Місяць розрахункового періоду | Норма робочого часу за графіком роботи підприємства, р. дн. | Фактично відпрацьовано робочих днів у розрахунковому періоді, р. дн. | Вид виплати | Сума, грн. | Включення/не включення виплати до розрахунку середнього заробітку | Сума виплати, яка враховується |
| Березень 2014 р. | 20 | 16 (у тому числі 2 дні відрядження) | 1. Заробітна плата (без урахування оплати днів відрядження) | 2800,00 (4000,00 : 20 х 14) | Враховується | 2800,00 |
| 2. Премія за лютий 2014 р. | 400,00 | Оскільки в розрахунковому періоді працівник не повністю відпрацював робочі дні, премія враховується пропорційно відпрацьованому в розрахунковому періоді часу | 360,98 (400,00 : 41 х 37) | |||
| 3. Лікарняні | 450,00 | Не враховуються (абз. 2 п. 4 Порядку № 100) | — | |||
| 4. Зарплата за дні відрядження (оплата здійснювалася за середнім заробітком) | 500,00 | Не враховується, оскільки дні відрядження оплачено за середнім заробітком (абз. 2 п. 4 Порядку № 100) | — | |||
| Квітень 2014 р. | 21 | 21 (у тому числі 3 дні відряд-ження) | 1. Заробітна плата | 3428,57 (4000,00 : 21 х 18) | Враховується | 3428,57 |
| 2. Премія за березень 2014 р. | 330,00 ((2800 + 500) х 10 %) | Оскільки в розрахунковому періоді працівник не повністю відпрацював робочі дні, премія враховується пропорційно відпрацьованому в розрахунковому періоді часу | 297,80 (330,00 : 41 х 37) | |||
| 3. Оплата за дні відрядження (оплата здійснювалася за умовами договору) | 571,43 (4000,00 : 21 х 3) | Враховується | 571,43 | |||
| Всього | 41 | 37 | X | 8480,00 | X | 7458,78 |
Середньоденна зарплата становитиме: 7458,78 грн. : 37 р. дн. = 201,59 грн.
2. Визначаємо одноденний заробіток у травні 2014 року:
(4000 грн. + (4000 х 10 %)) : 19 = 231,58 грн.
3. Визначаємо заробітну плату за дні відрядження. Оскільки одноденний заробіток вищий за середньоденний, заробітну плату за дні відрядження обчислюємо виходячи із суми одноденної заробітної плати. Сума заробітної плати за дні відрядження складає:
231,58 грн. х 4 р. дн. відрядження = 926,32 грн.
