«Трудова» статистична звітність
Усі підприємства, установи та організації зобов’язані подавати статистичну звітність.
У сьогоднішній публікації розглянемо види статистичних звітів з праці.
Якими нормативними документами встановлюються строки, порядок та способи подання форм звітності з праці, що подаються до органів статистики, на підставі яких первинних документів вони заповнюються, яка відповідальність існує за їх неподання — відповідям на ці запитання і присвячено пропоновану статтю.
Людмила ТРОХИМЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Зобов’язання підприємств, установ та організацій подавати різні форми статистичної звітності закріплено в
Законі № 2614. Так, юридичні особи, їх філії та інші відокремлені структурні підрозділи згідно зі ст. 18 Закону № 2614 зобов’язані в повному обсязі, за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, у певні строки подавати до органів державної статистики достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом, а також дані бухгалтерського обліку.Форми державних статистичних спостережень затверджуються Держкомстатом України. Повний перелік форм державної статистичної звітності, які слід подавати у відповідному році, доводиться Держкомстатом щороку. У 2008 році діє
Загальний табель (перелік) форм державних статистичних спостережень на 2008 рік, затверджений наказом Держкомстату від 26.12.2007 р. № 471. У ньому статистичну звітність з праці наведено в розділі 17 «Статистика праці».
Види статистичних звітів з праці
Види статистичних звітів з праці, що подаються до органів статистики, узагальнимо та покажемо у вигляді таблиці (див. с. 21).
| № з/п | Найменування форми статистичних спостережень з праці | Нормативний документ, яким затверджено форму | Періодичність подання | Хто подає | Строк подання | Інструкція щодо заповнення форми | Показники, що наводяться у формі |
| 1
| Форма № 1-ПВ «Звіт з праці»
| Наказ Держкомстату від 17.07.2007 р. № 223
| Термінова, місячна
| Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені переліком органів державної статистики
| Не пізніше 7 числа після звітного періоду
| Затверджено наказом Держкомстату від 05.10.2006 р. № 463
| Дані про кількість працівників, фонд оплати праці, заборгованість перед працівниками з виплати заробітної плати і допомоги по соціальному страхуванню
|
| 2
| Форма № 1-ПВ «Звіт з праці»
| Наказ Держкомстату від 17.07.2007 р. № 223
| Термінова, квартальна
| Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені переліком органів державної статистики
| Не пізніше 7 числа після звітного періоду | Затверджено наказом Держкомстату від 05.10.2006 р. № 463
| Дані про склад фонду оплати праці та інших виплат, кількість і фонд оплати праці окремих категорій працівників, розподіл працівників за розмірами заробітної плати, а також про рух робочої сили
|
| 3
| Форма № 3-ПВ «Звіт про використання робочого часу»
| Наказ Держкомстату від 11.12.2007 р. № 445
| Піврічна
| Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені переліком органів державної статистики
| Не пізніше 7 числа після звітного періоду
| Затверджено наказом Держкомстату від 24.12.2007 р. № 467
| Дані про використання працівниками робочого часу, інформація про укладення колективних договорів, а також витрати на утримання робочої сили
|
| 4
| Форма № 6-ПВ «Звіт про кількість працівників, їх якісний склад і професійне навчання»
| Наказ Держкомстату від 17.07.2007 р. № 223
| Річна
| Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені переліком органів державної статистики
| Не пізніше 31 січня року, наступного за звітним
| Затверджено наказом Держкомстату від 06.11.2006 р. № 508
| Дані про кількість працівників за якісним складом, кількість працівників, які одержують пенсію, кількість жінок, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах або по догляду за дитиною до досягнення нею певного віку, а також дані про підготовку кадрів та підвищення кваліфікації працівників за рахунок підприємства
|
| 5
| Форма № 9-ДС «Звіт про кількісний та якісний склад державних службових та посадових осіб місцевого самоврядування, які обіймають посаду керівників та спеціалістів»
| Наказ Держкомстату від 15.10.2007 р. № 383
| Річна
| Установи (організації), на працівників яких поширюється дія законів України «Про державну службу» від 16.12.93 р. № 3723-ХІІ та «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-ІІІ
| Не пізніше 8 січня року, наступного за звітним
| Затверджено наказом Держкомстату від 14.10.2004 р. № 559
| Дані про розподіл державних службових та посадових осіб місцевого самоврядування залежно від статі, вікових груп, стажу служби та рівня освіти
|
| 6
| Форма № 1-ПВ (умови праці) «Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці»
| Наказ Держкомстату від 17.07.2007 р. № 223
| Один раз на два роки
| Юридичні особи, відокремлені підрозділи, що здійснюють такі види діяльності: сільське господарство, мисливство та пов’язані з ним послуги (виключаючи мисливство); видобувна промисловість; переробна промисловість; виробництво та розподіл електроенергії, газу й води; будівництво; діяльність транспорту і зв’язку, визначені переліком органів державної статистики
| Не пізніше 31 січня року, наступного за звітним
| Затверджено наказом Держкомстату від 05.10.2004 р. № 542
| Дані про стан умов праці, пільги та компенсацію за роботу зі шкідливими умовами праці та за особливий характер праці
|
При заповненні перелічених форм державної статистичної звітності з праці, крім зазначених у таблиці інструкцій щодо заповнення форм звітності, слід також використовувати:
—
Класифікатор професій ДК 003:2005, затверджений наказом Держкомітету України з питань технічного регулювання та промислової політики від 26.12.2005 р. № 375;—
Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5;— Інструкцію № 286.
Хто, куди та коли подає звітність
За затвердженими формами статистичних звітів з праці звітують юридичні особи та їх відокремлені підрозділи незалежно від форм власності та організаційно-правової форми господарювання. До них належать:
— підприємства (державні, казенні, комунальні, приватні, дочірні, іноземні, фермерські господарства тощо);
— господарські товариства (відкриті та закриті акціонерні товариства, товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю тощо);
— кооперативи (виробничі, обслуговувальні, споживчі, сільськогосподарські виробничі тощо);
— організації (установи, заклади);
— об’єднання підприємств (асоціації, корпорації, концерни тощо);
— відокремлені підрозділи без статусу юридичної особи (філії, представництва, відділення та інші відокремлені структурні підрозділи).
При поданні статистичних звітів з праці передбачено
територіальний принцип організації державних статистичних спостережень. Він полягає в такому:1. Юридична особа подає форми державних статистичних спостережень до органів статистики за своїм місцезнаходженням, включаючи дані щодо відокремлених та структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць тощо), розташованих на одній з нею адміністративній території (місто, район).
2. Відокремлені підрозділи, розташовані на іншій адміністративній території, ніж їх головне підприємство, подають форми з праці безпосередньо до органу державної статистики за місцезнаходженням.
3. Якщо відокремлені підрозділи не ведуть первинного обліку робочого часу та нарахувань заробітної плати працівників, то в такому разі звіти за них складає головне підприємство і подає до органу державної статистики за місцезнаходженням несамостійного підрозділу.
Звертаємо увагу підприємств, що мають відокремлені підрозділи, на такий момент. У разі якщо такі підрозділи мають інше адміністративно-територіальне розташування чи займаються іншими видами діяльності, ніж головне підприємство, та за умови, що чисельність працівників таких підрозділів становить не менше ніж 30 % загальної кількості працівників підприємства, головне підприємство зобов’язане подавати до органів статистики за своїм місцезнаходженням
окремі статистичні форми з праці щодо цих підрозділів із зазначенням їх території розташування та виду економічної діяльності (п. 1.2 Інструкції № 286).Підприємства, установи, організації подають до органів державної статистики форми державних статистичних спостережень у строки, визначені на бланках форм (
п. 1.5 Інструкції № 286). Як правило, строки подання звітів наведено в шапках самих форм. (Строки подання звітності з праці ми зазначили в таблиці, див. с. 21.). Якщо останній день подання статистичної звітності припадає на вихідний або святковий день, то, як показує практика, у цьому випадку фахівці органів статистики з розумінням ставляться до стислих строків її подання (особливо форми № 1-ПВ (термінова, місячна)), і звичайно цей строк переноситься на наступний робочий день після такого вихідного або святкового дня.Слід також звернути увагу, що
однойменні показники, наявні у формі № 1-ПВ (термінова, місячна) та інших формах державних статистичних спостережень, за відповідні періоди заповнюються за однією статистичною методологією та погоджуються між собою (п. 1.3 Інструкції № 463). Наприклад, у додатках до інструкцій щодо заповнення форм статистичної звітності № 1-ПВ (термінова, місячна) і № 1-ПВ (термінова, квартальна) наводиться таблиця арифметичного контролю показників цих форм з однойменними показниками інших форм статистичної звітності з праці.Статистичні дані мають бути достовірними і подаватися в повному обсязі.
Якщо змінилася організаційна структура юридичної особи
Розглянемо, як формується інформація з праці у випадках, коли змінюється організаційна структура юридичної особи. Усі можливі варіанти описано в
п. 1.3 Інструкції № 286.Органам статистики інформація надається таким чином:
1. Юридична особа, окремі підрозділи якої виділилися в самостійну юридичну особу, не включає до форм статистичних звітів з праці за період з початку року показники цих підрозділів.
2. Юридична особа, створена в результаті виділення структурного підрозділу чи поділу іншої юридичної особи, складає форми статистичної звітності з праці включно з показниками за період з початку року, тобто за весь період до їх створення.
3. У разі злиття юридичних осіб новостворена юридична особа складає форми статистичних звітів з праці з показниками цих юридичних осіб з початку року включно, тобто за весь період до їх злиття.
4. У разі ліквідації юридична особа складає форми статистичних звітів з праці за період своєї діяльності у звітному році до моменту внесення запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.
5. У разі зміни виду діяльності підприємства дані щодо нового виду діяльності обліковуються з місяця, в якому сталися такі зміни. Дані за попередній період з початку року відображаються щодо колишнього виду діяльності.
Додамо також, що у випадках, коли підприємство тимчасово не веде діяльність, це не звільняє його від подання статистичних звітів. В окремих ситуаціях звітність може заповнюватися з «прокресленнями».
Способи подання звітності
Жодним із документів, де застерігається порядок подання статистичної звітності з праці, не визначено способу її подання до органів статистики. Тому можна порадити обережним респондентам, здаючи таку звітність особисто (з кур’єром) чи вибираючи інші способи її подання (поштовим відправленням або в електронному вигляді), погоджувати свої дії з інспекторами органів статистики.
Працівники органів статистики, у принципі, не перешкоджають поданню такої звітності поштою. Адже в жодному законодавчому чи нормативному документі прямої заборони на це немає. Але є ризик того, що поштове відправлення буде загублено чи з будь-яких причин не доставлено своєчасно (навіть, якщо відправлено рекомендованим листом з повідомленням про вручення). І ще. Безліч запитань у такому разі виникає тому, що ніде не зазначено, що саме вважати датою подання статистичної звітності — дату її отримання адресатом чи дату відправлення? До уваги в такому разі необхідно брати ще і строки пересилання поштових відправлень, щоб звіт вважався поданим своєчасно. До речі,
Нормативи та нормативні строки пересилання поштових відправлень і поштових переказів затверджено наказом Мінтрансзв’язку від 12.12.2007 р. № 1149.Для того щоб забезпечити збереження поштою звітності, що відправляється, рекомендуємо оформляти такі поштові відправлення відповідно до
Порядку № 799.Згідно з
п. 2 Порядку № 799 звіти, розрахункові документи і декларації приймаються відділеннями поштового зв’язку до відправлення листами (посилками, бандеролями) у відкритому вигляді з описом вкладення, де зазначається загальна вартість вкладення. У верхній частині поштового відправлення відправник обов’язково має зробити позначку «Звіт». Такі відправлення надсилаються з повідомленням про вручення адресату. Квитанція про оплату і другий примірник опису вкладення для підприємства є підтверджуючими документами того, в які строки та які форми звітності було надіслано до органів статистики.З приводу подання звітності до органів статистики за допомогою мережі Інтернет (в електронному вигляді) слід зауважити таке.
Органи статистики приймають звітність за допомогою системи Інтернет. Для підключення до системи подання звітності в електронному вигляді підприємству необхідно заповнити електронну реєстраційну анкету на веб-сайті органів статистики. Органи статистики після перевірки інформації, унесеної до анкети, електронною поштою надсилають мережне ім’я, так званий логін, і пароль для входу до системи. Зауважимо, що практично в кожній системі електронного подання звітності є регламент подання звітності. У ньому описано порядок заповнення та подання звітності в електронному вигляді. Тому особливих проблем щодо відправлення звітності в електронному вигляді не повинно виникнути.
Однак, як показує практика, електронними каналами зв’язку подається дуже незначна кількість звітів. Основними причинами цього є обмежені фінансові й недостатні технічні можливості об’єктів, які звітують, а також небажання респондентів змінювати способи подання державної статистичної звітності, що склалися (поштою і кур’єром). Крім того, у разі подання звітності в електронному вигляді підприємству все ж таки доводиться підтверджувати її й на паперовому носії, що на сьогодні ніяк не зменшує навантаження на респондента. Виходом з такої ситуації є засвідчення файлів зі статистичною звітністю електронним цифровим підписом. Тоді вже не потрібне буде подання відповідного паперового варіанта. Зокрема, у
листі від 15.11.2006 р. № 12/05-09/227А Держкомстат згадує здійснюваний експеримент щодо запровадження дворівневої системи збирання, оброблення та розповсюдження статистичної інформації, однією зі складових якого є апробація використання передових інформаційних технологій, зокрема, запровадження електронного документообігу і цифрового електронного підпису. Кінцевою метою такого електронного проекту є надання платнику податків можливості подавати звітність не виходячи зі свого офісу, при цьому повністю виключивши подання звітності в паперовому вигляді.
Як заповнювати звітність
Форми державних статистичних спостережень заповнюються на підставі типових форм
первинної облікової документації.Для розрахунків чисельності штатних працівників та сумісників як первинний документ використовується
табель обліку робочого часу, для розрахунків стосовно «договірників» первинними документами є цивільно-правові договори із «зовнішніми» фізичними особами на виконання робіт (вихідними даними в цьому випадку є відомості про строки дії таких договорів).До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників також належать:
— наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;
— особова картка;
— наказ (розпорядження) про надання відпустки;
— розрахунково-платіжні, розрахункові та платіжні відомості;
— особові рахунки, трудові договори (контракти);
— інші документи первинного та бухгалтерського обліку, затверджені в установленому порядку, що характеризують кількісний та якісний склад працівників, їх дохід у грошовій та натуральній формах, а також розміри пільг та компенсацій.
Методику заповнення всіх форм статистичної звітності наведено в затверджених інструкціях щодо їх заповнення.
Перш ніж приступати до заповнення форм, слід уважно вивчити ці інструкції та вказівки щодо заповнення, розташовані на самих бланках форм.
На що слід звернути особливу увагу при складанні статистичних звітів з праці? Перш за все на показники кількості працівників.
У формах державних статистичних спостережень містяться різні показники кількості працівників, що відрізняються методом розрахунку та метою їх використання. Від мети використання залежить і те, які категорії працівників беруть участь у розрахунку показників.
Інструкція № 286
дає визначення та виділяє чотири показники кількості працівників:1) облікова кількість штатних працівників;
2) середньооблікова кількість штатних працівників;
3) середня кількість працівників;
4) середня кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості.
Про ці показники та порядок їх розрахунку ми обов’язково розповімо в найближчих публікаціях.
Перевірки та відповідальність
У
листі від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41 Держкомстат наголосив, що «статзаконодавством» передбачено проведення перевірок достовірності даних, що відображаються у статистичній звітності. Відповідно до ст. 13 Закону № 2614 органи державної статистики мають право вивчати стан первинного обліку та статистичної звітності, перевіряти достовірність первинних і статистичних даних, наданих респондентами. При проведенні перевірок працівники територіальних органів статистики мають право безпосередньо відвідувати виробничі, службові та інші приміщення, дільниці тощо юридичних осіб, їх філій, відділень, представництв та інших відокремлених структурних підрозділів, а також громадян — суб’єктів підприємницької діяльності.Проведення таких перевірок регулюється
Порядком проведення перевірок достовірності первинних і статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики, затвердженим наказом Держкомстату від 19.06.2003 р. № 186. При цьому, виконуючи свої повноваження, працівники органів статистики, які проводять перевірку, не повинні втручатися в господарську діяльність суб’єктів господарювання і відповідно не мають підстав для її припинення. У разі виявлення приписок та інших перекручень первинних і статистичних даних органи статистики мають право лише вимагати від респондентів унесення змін до статистичної звітності. На цьому безпосередньо наголосив Держкомстат у листі від 04.10.2007 № 18-16/263.У разі виявлення перекручень у формах державних статистичних спостережень з праці виправлення даних здійснюються відповідно до
Інструкції № 94. Підставами для виправлення даних у таких випадках є акти перевірок, рішення, накази, повідомлення, отримані від органів статистики та інших органів, які при здійсненні своїх функцій контролю виявили наявність приписок та інших перекручень у статистичній звітності (п.2 Інструкції № 94). Для виправлень п. 4.1 Інструкції № 94 встановлює тижневий строк: «при виявленні приписок та інших перекручень у державній статистичній звітності поточного року чи за будь-який період минулих років... виправлення вносяться не пізніше тижневого строку до звіту за той період, в якому було допущено приписки та інші перекручення, а також до наростаючих підсумкових даних».Тепер щодо штрафних санкцій. Як відомо, законодавством визначено, що органи державної статистики не входять до переліку контролюючих органів. Але це не скасовує штрафні санкції, які може бути застосовано до підприємства в разі порушення під час подання (неподання) статистичної інформації.
Законодавством України передбачено
адміністративну відповідальність за неподання або подання з порушенням строків перелічених раніше звітів або зазначення в них недостовірної інформації, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією.Ст. 1863 КУпАП
указує на те, що за такі порушення на посадових осіб підприємства та фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 — 850 грн.). Повторне подібне порушення протягом року, за яке посадова особа такого підприємства або фізична особа піддавалася адміністративному стягненню, тягне за собою накладення штрафу від 15 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (255 — 340 грн.).Розглядати справи про адміністративні порушення, пов’язані з порушенням порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень, і накладати штрафи мають право
безпосередньо органи державної статистики (ст. 2443 КУпАП).
Нормативні документи
КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.Закон № 2614 —
Закон України «Про державну статистику» від 17.09.92 р. № 2614-ХІІ.Порядок № 799 —
Порядок оформлення поштових відправлень із вкладенням матеріалів звітності, розрахункових документів та декларацій, затверджений постановою КМУ від 28.07.97 р. № 799.Інструкція № 94 —
Інструкція про порядок виправлення звітних даних у випадках виявлення приписок та інших перекручень у державній статистичній звітності, затверджена наказом Мінстату від 10.05.94 р. № 94.Інструкція № 286 —
Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату України від 28.09.2005 р. № 286.Інструкція № 463 — Інструкція щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (термінова, місячна) «Звіт з праці», затверджена наказом Держкомстату України від 05.10.2006 р. № 463.
