ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ВИПЛАТИ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
На підприємствах, в установах, організаціях велику увагу слід приділяти правильному оформленню бухгалтерської документації. Це стосується і форм первинного обліку касових операцій. Нещодавно постановою Правління НБУ від 29.04.2009 р. № 252 затверджено нові типові форми касових документів. І хоча зміни не настільки значні, ми все ж таки вирішили звернути увагу на порядок їх заповнення.
Наталія ІВЛЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.Постанова № 252 —
постанова Правління Національного банку України «Про затвердження Змін до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 29.04 2009 р. № 252.Наказ № 51 —
наказ Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» від 15.02.96 р. № 51.
У документальному оформленні виплат, пов’язаних з оплатою праці, відбулися деякі зміни. НБУ
постановою № 252 уніс зміни до Положення № 637 — затвердив типові форми первинного обліку касових операцій, тим самим урегулювавши проблему застосування цих первинних документів.Нагадаємо історію цього питання. Держкомстат України
наказом від 09.06.2008 р. № 186 скасував свій наказ «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» від 15.02.96 р. № 51, у той же час не запропонував при цьому жодних нових форм.У свою чергу, рівно через місяць НБУ у
листі від 09.07.2008 р. № 11-111/2779-9370 надав роз’яснення стосовно застосування типових форм первинного обліку касових операцій, у якому зазначив: оскільки зміни до Положення № 637 потребують певного часу, підприємства, установи та заклади можуть використовувати старі форми документів.Отже, до прийняття НБУ
постанови № 252 на практиці застосовувалися типові форми, затверджені наказом № 51.І хоча зміни були довгоочікуваними, форми змінилися не суттєво. Докладніше про це.
Постановою № 252
затверджено нові додатки до Положення № 637:—
Відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637). Є аналогом платіжної відомості типової форми № П-53;—
Прибутковий касовий ордер (типова форма № КО-1) — додаток 2 до Положення № 637;—
Видатковий касовий ордер (типова форма № КО-2) — додаток 3 до Положення № 637;—
Журнали реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 та типова форма № КО-За) — додаток 4 до Положення № 637. Форма № КО-3а ведеться на розсуд керівництва замість ведення журналу за формою № КО-3;—
Касова книга (типова форма № КО-4) — додаток 5 до Положення № 637;—
Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5) — додаток 6 до Положення № 637.Щодо продовження нумерації прибуткових та видаткових касових ордерів, то, на наш погляд, вона повинна продовжуватися незважаючи на введення нових форм.
Крім того, касові документи поповнилися ще одним документом — квитанцією програмно-технічного комплексу самообслуговування. Це документ, що свідчить про приймання готівки програмно-технічним комплексом самообслуговування для подальшого її переказу.
Постанова № 252
набула чинності через 10 днів після її офіційного опублікування, тобто з 16.06.2009 р. (опублікована 05.06.2009 р. у «Офіційному віснику України», 2009, № 39). Із 16.06.2009 р. ми й рекомендуємо застосовувати зазначені форми документів.Перед тим, як перейти до прикладів заповнення касових документів, нагадаємо, що строки виплати заробітної плати регламентовано
ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР та ст. 115 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII. Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів.У разі коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні. Заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Отже, розглянемо особливості оформлення документів при виплаті заробітної плати.
Виплати, пов’язані з оплатою праці, здійснюються касиром підприємства, як правило:
— на підставі
відомості на виплату грошей — у разі виплати заробітної плати всім або декільком працівникам підприємства;— за видатковими касовими ордерами, виписаними на кожного одержувача, — у випадку разової виплати коштів окремим особам (матеріальна допомога, депоновані суми).
Як ми вже відмічали, типові форми видаткового касового ордеру (типова форма № КО-2)
та відомість на виплату грошей (додаток № 1 до Положення № 637) затверджено постановою № 252.Відомість на виплату грошей оформляється в одному примірнику в бухгалтерії підприємства, а потім передається до каси для здійснення відповідних виплат.
Слід зазначити, що відповідно до
п. 2.10 Положення № 637 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку.Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).
Необхідно зазначити, що видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.
У разі якщо працівник у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин не може отримати гроші особисто, видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України. Вимоги до оформлення довіреності викладено у
ст. 244 — 247 Цивільного кодексу України.Довіреність має містити
наступні реквізити: дата її видачі, прізвище, ім’я та по батькові довірителя та повіреного (представника), паспортні дані повіреного та місце його проживання; дії, які повірений уповноважений учиняти (наприклад: отримати належну довірителю заробітну плату, нараховану за певний період).У разі видачі готівки повіреному у відомості на виплату грошей перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю».
Слід звернути увагу, що довіреність на одержання заробітної плати може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання. При цьому така довіреність не потребує нотаріального посвідчення.
Після виплати заробітної плати або після закінчення встановленого строку виплат, пов’язаних з оплатою праці, касир зобов’язаний здійснити кілька операцій:
1)
у відомості на виплату грошей напроти прізвищ осіб, які не отримали заробітну плату, у графі «Підпис в отриманні» поставити штамп або зробити запис «Депоновано»;2) зазначити фактично виплачену та неотриману суму заробітної плати, що підлягає депонуванню (прописом і цифрами), звірити ці суми із загальним підсумком відомості на виплату грошей. Після того, як усі реквізити відомості заповнено, касир засвідчує відомість своїм підписом;
3) скласти реєстр депонованих сум, у якому ведеться аналітичний облік розрахунків стосовно депонованої заробітної плати, щодо кожної неотриманої суми окремо. Форму реєстру депонованої заробітної плати для госпрозрахункових підприємств та організацій наведено в
Методичних рекомендаціях про застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356. Для бюджетних установ форму цього реєстру наведено в Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядку їх складання, затвердженої наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 р. № 68;4)
здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю на виплату грошей.Порядок ведення касової книги та обов’язки касира регламентовано
п. 4 Положення № 637. Так, відповідно до п. 4.3 записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. Готівка, що видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат (п. 2.10 Положення № 637), а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в п. 3.9 Положення № 637.Бухгалтер підприємства перевіряє записи, здійснені касиром у відомості, та провадить підрахунок виданих і депонованих ним сум. Тобто у кінці відомості на виплату грошей необхідно зазначити суму фактично виплачену та суму виплат, яка підлягає депонуванню.
На загальну суму депонованої заробітної плати бухгалтер оформляє один загальний видатковий касовий ордер, на підставі якого сума невиданої заробітної плати здається до банку для зарахування на поточний рахунок підприємства.
Розглянемо порядок документального оформлення операцій, пов’язаних з виплатою заробітної плати, на прикладі.
Приклад.
Касир підприємства ТОВ «МАКСІ» 10.06.2009 р. отримав у банку за чеком грошові кошти на виплату заробітної плати за травень 2009 року в сумі 15000,80 грн. Бухгалтер підприємства оформив прибутковий касовий ордер на цю суму.Сума фактично виплаченої заробітної плати склала 13500,80 грн. Причому працівник підприємства Тимченко В. В. з поважної причини не зміг отримати заробітну плату за травень. Депонована заробітна плата — 1500,00 грн.
За працівницю Самаріну Н. А. заробітну плату отримано за довіреністю.
На суму фактично виплаченої та депонованої заробітної плати бухгалтер підприємства оформив видаткові касові ордери.
12.06.2009 р. депоновану суму заробітної плати здано до банку.
Виходячи з умов прикладу заповнимо відомість на виплату грошей, прибутковий касовий ордер, видаткові касові ордери, а також реєстр депонованої заробітної плати (див. с. 17 — 19).
Зверніть увагу, що реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати, на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7 — 10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.
На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої заробітної плати поточного року.
Своєчасно не отримані суми заробітної плати та стипендій в установлений для виплати з каси термін повинні обліковуватись бюджетними установами та організаціями протягом трьох років і за умови неотримання їх відповідною фізичною особою у зазначений термін перераховуватись у дохід бюджету. Для госпрозрахункових підприємств після закінчення зазначеного терміну (три роки) ці кошти залишаються у розпорядженні власника.
1 (титульна) сторінка відомості
