Щодо оподаткування суми перевищення видатків на проживання у відрядженні працівників бюджетних установ

Державна податкова адміністрація України <...> повідомляє.

Згідно із п.п. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4 Закону України від 22.05.2003 р. № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» (далі — Закон) до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включається сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 ст. 9 цього Закону, а згідно із п.п. 4.2.15 ст. 4 Закону до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої розраховується згідно з п. 9.10 ст. 9 цього Закону.

Сума витрат платника податку на відрядження, що не включаються до загального оподатковуваного доходу, тобто не підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб, розраховується згідно з п.п. 5.4.8 ст. 5 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств», постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон», Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59, який зареєстровано в Мін’юсті України 31.03.98 р. за № 218/2658, та іншими нормативними документами з цих питань.

Відповідно до пп. 2.1 та 2.2 п. 2 розділу I Інструкції витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.

Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів,

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 — 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

При цьому

Заступник Голови С. Лекарь

Спочатку нагадаємо про граничні розміри відшкодування витрат на проживання у відрядженні для працівників бюджетних установ та організацій.

Так, для відряджень у межах України працівникам бюджетних установ постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663 (далі — постанова № 663) установлено граничну норму відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу в сумі 250 грн. Цю граничну норму встановлено з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном (крім службових переговорів), холодильником, телевізором. Крім того, до розрахунку береться вартість одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання.

При цьому слід звернути увагу, що до витрат на «наймання житлового приміщення» не включаються витрати на: бронювання місця в готелі, службовий телефонний зв’язок, побутові послуги. Як правило, додаткові послуги виділяються в рахунках окремими рядками. Їх вартість компенсується відрядженій особі в розмірі фактичних витрат з урахуванням установлених для бюджетників обмежень і, як уже зазначалося, до граничної суми витрат на наймання житлового приміщення не входить. Так, відрядженому працівнику за наявності оригіналів підтверджуючих документів відшкодовуються витрати на:

— оплату побутових послуг, включених до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

— бронювання місць у готелях у розмірах не більше 50 % вартості місця за добу.

Крім того, зверніть увагу: до витрат на проживання також не включаються суми податку на додану вартість.

Як відомо, витрати, відшкодовані працівнику за наведеними вище правилами, не обкладаються податком з доходів фізичних осіб. Тут виникає запитання щодо обкладення ПДФО витрат на проживання, що перевищують граничні норми. Стосовно таких витрат в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), зазначено: якщо фактичні витрати на наймання житлового приміщення перевищать установлені постановою № 663 нормативні 250 грн. на добу, то відшкодувати наднормативні витрати відрядженого на проживання можна лише з дозволу керівника згідно з оригіналами підтверджуючих документів. При цьому керівники бюджетних установ особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми (п. 2.2 розділу I Інструкції № 59).

Тож із приводу наднормативних витрат ДПАУ в листі, що коментується, зазначає, що вони не є надміру використаними коштами. З цього випливає, що вони не обкладаються ПДФО. Головне, щоб такі витрати відшкодовувалися згідно з підтверджуючими документами з дозволу керівника установи, організації.

Аналогічна справа і з витратами на проїзд.

Відрядженому працівнику необхідно отримати окремий дозвіл керівника для відшкодування витрат на проїзд:

— у м’якому вагоні;

— у каютах, що оплачуються за групами 1 — 4-ю тарифних ставок на суднах морського флоту;

— у каютах 1-ї та 2-ї категорій на суднах річкового флоту;

— повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.

Керівники бюджетних установ особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на проїзд зазначеним транспортом.

Також зауважимо, що дозвіл керівника необхідно отримати і для відшкодування витрат на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник.

Відшкодування перелічених витрат здійснюється в кожному випадку згідно з оригіналами підтверджуючих документів.

Зазначені витрати, відшкодовані з дозволу керівника, не є надміру витраченими коштами та не підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб зі згаданих раніше причин.

На завершення також нагадаємо, що п.п. 3 п. 5 постанови «Деякі питання організації бюджетного процесу» від 26.11.2008 р. № 1036 КМУ зобов’язав органи виконавчої влади до кінця 2009 року припинити здійснення відряджень за межі України за рахунок бюджетних коштів, крім делегацій та осіб, визначених актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також Головою Верховної Ради України і Прем’єр-міністром України.

Олена ПАВЛЕНКО, головний редактор