МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНИЙ ЦЕНТР ЗАЙНЯТОСТІ
Про деякі питання організації діяльності центрів зайнятості під час прийняття звітності у електронному
виглядіНаказ від 12.03.2009 р. № 17
(витяг)
З метою організації діяльності центрів зайнятості під час прийняття звітів в електронному вигляді наказую:
1. Внести зміни до пункту 1 наказу № 97 від 04.12.2007 р. «Про внесення змін до наказу від 23.10.2007 р. № 78», виклавши в новій редакції Тимчасовий порядок щодо подання електронних звітів до органів виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (додаток 1).
2. Внести зміни до пункту 1 наказу № 42 «Про внесення змін та доповнень до наказу від 23.10.2007 р. № 78», виклавши його в новій редакції: «1. Запровадити з 22.10.2007 р. по 22.10.2010 р. експеримент з подання електронних звітів до органів Виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття відповідно до додатка» (додаток 2).*
* Не публікується. —
Прим. ред.<…>
Директор В. Галицький
Додаток 1
Затверджено наказом Державного центру зайнятості від 12.03.2009 р. № 17
Тимчасовий порядок подання електронних звітів до органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття
1. Загальні положення
1.1. Цей Тимчасовий порядок розроблено відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття», «Про зайнятість населення», а також Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1452.
1.2. Цей Тимчасовий порядок визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання страхувальниками електронних звітів до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (далі — Фонд).
1.3. У цьому Тимчасовому порядку терміни вживаються у такому значенні:
звіт
— документальні відомості, які створюються та подаються страхувальниками у строки, в порядку та за формою, що визначені законодавством про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та зайнятість населення;електронний документ в системі електронної звітності
— електронний звіт або електронна квитанція у відповідному форматі електронного звіту (квитанції);електронний звіт
— звіт, що формується страхувальником за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та надійного засобу електронного цифрового підпису в системі електронної звітності;електронна квитанція
— повідомлення про певний електронний звіт, що формується за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та надійного засобу електронного цифрового підпису в системі електронної звітності;формат електронного звіту (квитанції)
— формалізований опис складу та структури даних звіту або квитанції, включаючи опис електронного цифрового підпису, що робить звіт або квитанцію електронними документами, придатними для обробки спеціалізованим програмним забезпеченням системи електронної звітності;спеціалізоване програмне забезпечення
— програмне забезпечення, призначене для створення (при взаємодії з надійним засобом електронного цифрового підпису), відправлення, одержання та обробки електронних документів в системі електронної звітності згідно з цим Тимчасовим порядком;подання електронних звітів
— визначена цим Тимчасовим порядком послідовність дій суб’єктів електронної звітності, спрямованих на відправлення та одержання електронних звітів та електронних квитанцій в межах системи електронної звітності;система електронної звітності
— сукупність організаційно-правових заходів, технічних умов, інформаційно-телекомунікаційних систем та електронних засобів суб’єктів електронної звітності, що забезпечує подання електронних звітів страхувальниками;суб’єкти електронної звітності
— страхувальники, центр обробки електронних звітів, базові центри зайнятості, акредитовані центри сертифікації ключів, інші юридичні особи, які є окремими суб’єктами електронного документообігу відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»;квитанція про подання електронного звіту (перша квитанція)
— електронна квитанція, що створюється для підтвердження дати та часу подання електронного звіту страхувальником;квитанція про відхилення електронного звіту (друга квитанція)
— електронна квитанція, що створюється центром обробки електронних звітів для відмови страхувальнику у прийнятті електронного звіту в разі невдалих результатів вхідних перевірок;квитанція про прийняття електронного звіту (друга квитанція)
— електронна квитанція, що створюється базовим центром зайнятості в разі успішної обробки даних електронного звіту робочим органом Фонду для підтвердження дати та часу прийому електронного звіту;квитанція про доопрацювання електронного звіту (друга квитанція)
— електронна квитанція, що створюється базовим центром зайнятості в разі невдалих результатів обробки даних, одержаних з електронного звіту, для повідомлення страхувальнику про необхідність доопрацювання та повторного подання електронного звіту;базовий центр зайнятості
— робочий орган Виконавчої дирекції Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, що входить до складу автоматизованої інформаційної системи Фонду та використовує в роботі дані з поданих електронних звітів;страхувальники
— роботодавці та інші юридичні або фізичні особи, які відповідно до законів України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» та «Про зайнятість населення» зобов’язані подавати звіти до робочих органів Виконавчої дирекції Фонду;центр обробки електронних звітів
— структурний підрозділ Виконавчої дирекції Фонду, що входить до складу автоматизованої інформаційної системи Фонду та виконує функції інформаційно-технічного адміністратора архіву електронних документів та здійснює гарантований обмін електронними документами з базовими центрами зайнятості в системі електронної звітності;архів електронних документів
— централізоване сховище електронних звітів та електронних квитанцій, що призначене для реєстрації, накопичення та багаторазового використання даних з електронних звітів в автоматизованій інформаційній системі Фонду;1.4. Інші терміни застосовуються у значеннях, наведених у законах України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття», «Про зайнятість населення», «Про електронний цифровий підпис», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про телекомунікації», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
2. Система електронної звітності
2.1. Система електронної звітності Фонду призначена для здійснення електронного документообігу між страхувальниками та робочими органами Виконавчої дирекції Фонду.
Дані з електронних звітів, які обробляються в автоматизованих інформаційних системах базових центрів зайнятості, центрів обробки електронних звітів та в архіві електронних документів Фонду, підлягають захисту згідно з законодавством.
2.2. Метою створення системи електронної звітності є надання страхувальникам можливості створення електронних звітів з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису та подання підписаних електронних звітів до робочих органів Фонду через інформаційно-телекомунікаційні мережі.
2.3. Подання страхувальником електронних звітів у відповідності до вимог цього Тимчасового порядку та законодавства здійснюється за його власною ініціативою.
2.4. Організаційно-правовими засадами діяльності системи електронної звітності є цей Тимчасовий порядок та Регламент роботи центру обробки електронних звітів.
2.5. До технічних умов системи електронної звітності належать нормативні документи, що визначають:
— формати електронних документів в системі електронної звітності Фонду;
— технічні вимоги до спеціалізованого програмного забезпечення;
— технічні вимоги до інформаційно-телекомунікаційних систем між страхувальниками і центром обробки електронних звітів;
— перелік перевіреного спеціалізованого програмного забезпечення страхувальника;
— порядок накладання електронного цифрового підпису на електронні звіти та електронні квитанції;
— порядок захисту електронних документів в системі електронної звітності Фонду;
— порядок вхідних перевірок відправлених страхувальниками електронних звітів в центрі обробки електронних звітів;
— перелік сумісних надійних засобів електронного цифрового підпису, що можуть використовуватись для створення електронних документів в системі електронної звітності;
— перелік акредитованих центрів сертифікації ключів, задіяних в системі електронної звітності;
— перелік базових центрів зайнятості, задіяних у системі електронної звітності;
— вимоги із захисту інформації в автоматизованих інформаційних системах базових центрів зайнятості, центрів обробки електронних звітів та архіву електронних документів Фонду.
2.6. До електронних засобів страхувальника в системі електронної звітності належать спеціалізоване програмне забезпечення страхувальника та надійні засоби електронного цифрового підпису.
2.7. До електронних засобів Фонду в системі електронної звітності належать спеціалізоване програмне забезпечення центру обробки електронних звітів та базових центрів зайнятості, архів електронних документів Фонду та надійні засоби електронного цифрового підпису.
2.8. Електронні документи в системі електронної звітності передаються між суб’єктами електронної звітності тільки з накладеним електронним цифровим підписом. Для нанесення та перевірки підпису електронних документів повинні використовуватись надійні засоби електронного цифрового підпису та посилені сертифікати відкритого ключа.
2.9. Електронний цифровий підпис страхувальника (його посадових осіб) за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:
електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів електронного цифрового підпису;
під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладання електронного цифрового підпису;
особистий ключ страхувальника (його посадових осіб) відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.
Електронні звіти Страхувальника з накладеним електронним цифровим підписом з дотриманням вимог цього пункту згідно з законодавством є оригіналами та мають юридичну силу.
2.10. Страхувальники зобов’язані подавати електронні звіти у терміни подання, встановлені законодавством для аналогічних звітів у паперовій формі.
2.11. Успішне подання електронного звіту у відповідності до даного Тимчасового порядку надає страхувальнику право не подавати відповідні звіти на паперових носіях.
2.12. Якщо при поданні електронних звітів страхувальником не було дотримано вимог цього Тимчасового порядку, відповідальність за неподання звітів до Фонду несе страхувальник.
2.13. Вирішення спорів щодо подання електронних звітів здійснюється у тому ж порядку, що й при поданні звітів на паперових носіях.
2.14. Страхувальники та центр обробки електронних звітів забезпечують зберігання електронних звітів та відповідних електронних квитанцій у формі оригіналів, з дотриманням вимог та термінів щодо їх зберігання, встановлених чинним законодавством для відповідних паперових документів.
2.15. Нормативні документи системи електронної звітності та регламент центру обробки електронних звітів затверджуються технічною експертною комісією, що призначається Виконавчою дирекцією Фонду. Робочі органи Виконавчої дирекції Фонду забезпечують оприлюднення нормативних документів системи електронної звітності.
2.16. Усі інші умови функціонування системи електронної звітності, що не врегульовані цим Тимчасовим порядком, визначаються відповідно до чинного законодавства.
3. Подання електронних звітів
3.1. Страхувальник створює та заповнює електронний звіт за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Після підготовки страхувальником електронного звіту на нього накладаються електронні цифрові підписи страхувальника відповідно до порядку накладання електронного цифрового підпису на електронні звіти та електронні квитанції з використанням надійних засобів ЕЦП.
3.2. Страхувальник відправляє підписані електронні звіти до центру обробки електронних звітів, самостійно перевіряє наявність та одержує відповідні електронні квитанції.
3.3. Центр обробки електронних звітів здійснює прийом електронних звітів від Страхувальників та надає можливість одержання Страхувальниками відповідних електронних квитанцій з 9:00 до 17:00 години щоденно, крім вихідних, святкових та неробочих днів.
Відразу після одержання електронного звіту від Страхувальника центр обробки електронних звітів фіксує дату і час успішного одержання електронного звіту Страхувальника.
Перша квитанція надсилається Страхувальнику у терміни та в спосіб, визначені регламентом роботи центру обробки електронних звітів, але не більше, ніж за дві години з часу відправлення Страхувальником електронного звіту до центру обробки електронних звітів.
3.4. Усі одержані від страхувальників електронні звіти по черзі одержання проходять вхідні перевірки за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення центру обробки електронних звітів.
3.5. У разі успішних результатів всіх вхідних перевірок одержаний електронний звіт вноситься до архіву електронних звітів та передається до відповідного базового центру зайнятості, на обліку якого перебуває страхувальник, в порядку, визначеному Виконавчою дирекцією Фонду. Створюється квитанція про подання електронного звіту (перша квитанція).
У разі невдалих результатів будь-якої з вхідних перевірок одержаний електронний звіт відхиляється від подальшої обробки та знищується. Створюється квитанція про відхилення електронного звіту (друга квитанція), до якої вносяться виявлені результати невдалої перевірки.
3.6. Електронний звіт вважається поданим у відповідності до вимог, що визначені законодавством про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та зайнятість населення, якщо страхувальник отримав квитанцію про подання електронного звіту.
3.7. Базовий центр зайнятості одержує електронний звіт та обробляє дані, що містяться у ньому, у терміни, визначені регламентом роботи Центру обробки електронних звітів, але не більше ніж за дві години з часу, визначеного у першій квитанції.
У разі успішної обробки даних, що містяться в електронному звіті, базовий центр зайнятості надсилає страхувальнику через центр обробки електронних звітів квитанцію про прийняття електронного звіту (друга квитанція). Відповідний електронний звіт вважається прийнятим.
У разі виявлення помилок, виявлених при обробці даних, що містяться в електронному звіті, або інших зауважень до даних електронного звіту базовий центр зайнятості надсилає страхувальнику через центр обробки електронних звітів квитанцію про доопрацювання електронного звіту (друга квитанція).
3.8. У разі ненадання страхувальнику другої квитанції впродовж терміну, визначеного технічним регламентом центру обробки електронних звітів, або надання другої квитанції про доопрацювання електронного звіту відповідний електронний звіт вважається неприйнятим.
3.9. Страхувальник має право відправити електронний звіт до центру обробки електронних звітів повторно або подати звіт на паперових носіях до робочого органу Виконавчої дирекції Фонду.
3.10. Остаточним вважається останній електронний або паперовий звіт, що був поданий Страхувальником.
<…>
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
Подання електронної звітності до центру зайнятості — право страхувальника
Державні органи настійливо намагаються впроваджувати у свою діяльність сучасні інформаційні технології. На сьогодні вже затверджено порядки подання електронної звітності до всіх соціальних фондів.
Наказ, що коментується, затвердив Тимчасовий порядок подання електронних звітів до органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (далі — Порядок № 17).
Зазначимо, що подавати електронну звітність чи ні — вирішує сам страхувальник. Представники офіційних органів не мають підстав вимагати від роботодавців — юридичних або фізичних осіб подання звітів в електронному вигляді. На це звертало увагу Мінпраці. У своєму листі від 22.06.2009 р. № 170/18/99-09 відомство зауважило, що подання страхувальником електронних звітів здійснюється за його власною ініціативою (лист та коментар редакції до нього див. у газеті «Оплата праці», 2009, № 16, с. 11 — 12).
Приділимо увагу порядку та нюансам подання електронної звітності до центру зайнятості, оскільки в її надані є чимало переваг для страхувальників. Перш за все це дуже зручно, коли зовсім не вистачає часу, а наявність технічної бази дає можливість вирішити цю проблему.
Отже, згідно з вимогами п. 2.8 Порядку № 17 передбачено можливість подання звітності в електронній формі тільки з накладанням електронного цифрового підпису з посиленим сертифікатом відкритого ключа. З цього питання зазначимо таке.
Згідно з рішенням Центрального засвідчувального органу було акредитовано Центр сертифікації ключів Державної служби зайнятості України (свідоцтво про акредитацію СА № 7) (інформацію розміщено на сайті
www.ca.dcz.gov.ua). Державний центр зайнятості України — одна з перших державних установ, яка створила на власній базі акредитований центр сертифікації ключів (далі — АЦСК ДСЗ), який на законних підставах має право надавати послуги електронного цифрового підпису фізичним та юридичним особам будь-якої форми власності.З першого погляду ніби все дуже добре, якщо б не одне «але». Від читачів до редакції надходить інформація, що центри зайнятості на місцях пропонують страхувальникам укладати договори про подання звітності до центру зайнятості, але при цьому вони намагаються нав’язувати свої послуги електронного цифрового підпису, не визнаючи посилені сертифікати ключів, видані іншими акредитованими центрами сертифікації ключів.
З цього приводу слід зазначити, що правовий статус електронного цифрового підпису визначено Законом України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV, який регулює правові відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. При цьому він не ставить сферу застосування сертифікатів ключів у залежність від Центру сертифікації.
Посилені сертифікати ключів ЕЦП, видані будь-яким акредитованим центром сертифікації ключів відповідно до Закону № 852, є універсальними та дають змогу підписувати документи будь-якого формату, у тому числі й звітність.
Звичайно, створений на базі центру зайнятості АЦСК ДСЗ має право теж на законних підставах надавати послуги ЕЦП, але не має права нав’язувати, тим паче обмежувати страхувальників або не визнавати отримані ключі від інших акредитованими центрів сертифікації ключів.
На момент затвердження Порядку № 17, як ми вже зазначали, були затверджені порядки подання електронної звітності до державної податкової служби, Пенсійного фонду та двох фондів соціального страхування. І якщо кожен державний орган буде вимагати підписувати звітність, що подається, лише їх ключами, то це може призвести до відмови платників подавати звітність в електронному вигляді.
Тепер декілька слів щодо Порядку № 17.
Згідно з Порядком № 17 страхувальник відправляє електронний звіт до центру обробки електронних звітів та самостійно перевіряє наявність і отримує відповідні квитанції (квитанцій дві).
Тільки на практиці виходить інше. Центр зайнятості вимагає подавати звітність до Фонду безробіття
лише через посередника (шляхом формування звітності на інтернет-порталі «iForma»).Пунктом 3 Порядку № 17 визначено, що центри обробки електронних звітів приймають звіти з 9.00 до 17.00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.
Подання електронних звітів здійснюється в терміни, установлені чинним законодавством для аналогічних звітів у паперовій формі.
Електронний звіт вважатиметься прийнятим лише після отримання другої квитанції про прийняття електронного звіту (п. 3.7 Порядку № 17).
Звертаємо увагу, що в разі успішного подання звіту страхувальнику надається право не подавати відповідні звіти на паперових носіях.
Що ж виходить у результаті? З одного боку, здавати звіт до центру зайнятості, не виходячи з офісу, — справа принадна. З іншого боку, стикаємося з одними обмеженнями —
тільки через посередника, тільки з використанням спеціального електронного цифрового підпису. Вибір — за вами.
Наталія ІВЛЄВА, економіст-аналітик
