Державна податкова адміністрація України
Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання
Наказ від 23.12.2010 р. № 996
(витяг)
Відповідно до підпункту 170.9.2 пункту 170.9 статті 170 розділу IV Податкового кодексу України та статті 8 Закону України «Про державну податкову службу в Україні»
Наказую:
1. Затвердити форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (додаються).
<…>
4. Наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування.
5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ ДПА від 19.09.2003 № 440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 09.10.2003 за № 915/8236.
<…>
Голова О. Папаіка
Погоджено:
Міністр фінансів України Ф. Ярошенко
Затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 23.12.2010 р. № 996
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.01.2011 р. за № 44/18782
Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
1. Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено підпунктом 140.1.7 пункту 140.1 статті 140 розділу III Податкового кодексу України (далі — Кодекс) та іншими нормативно-правовими актами, пов'язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.
2. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
(далі — Звіт), подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Дія абзаців першого та другого цього пункту
поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.При цьому, якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі — платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і
строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).3. Якщо платник податку
не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до пункту 167.1 статті 167 розділу IV Кодексу за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.4. У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку на доходи фізичних осіб утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов'язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті чи визнання платника податку судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.
5. Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.
До суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків у межах граничного розміру таких витрат, передбаченого у розділі III Кодексу, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.
Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).
Директор Департаменту оподаткування фізичних осіб С. Дусяк
Коментар редакції
Нова форма та порядок складання авансового звіту
Наказом, що коментується, відповідно до норм п.п. 170.9.2 Податкового кодексу (далі — ПК) затверджено нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
(далі — Звіт), а також Порядок його складання. У зв’язку з цим його попередник — наказ ДПАУ від 19.03.2003 р. № 440 утратив чинність.Необхідність у затвердженні документів визначена таким. Як відомо, роботодавець або інший податковий агент,
який направляє працівника у відрядження, зобов'язаний забезпечити його коштами (авансом) у розмірах, установлених Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59. Крім того, роботодавець може видавати працівнику кошти під звіт для виконання цивільно-правових дій за його дорученням.Відповідно до п.п. 165.1.11 ПК кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 170.9 ПК, не включаються до розрахунку загального місячного оподатковуваного
доходу. А ось сума надміру витрачених платником податку коштів на відрядження або під звіт та не повернута у встановлені строки є об’єктом оподаткування і включається до місячного (річного) оподатковуваного доходу платника. Суми фактично використаних підзвітними сум саме і визначаються після подання Звіту.Розглянемо основні моменти, на які слід звернути увагу при складанні Звіту за новою формою.
Форма Звіту
1. У графі «Податковий номер (або серія і номер паспорта)» відтепер передбачена можливість вказувати паспортні дані для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті.
2. Графу «Доцільність проведеної витрати підтверджую» змінено на «Звіт затверджено в сумі».
3. Частина Звіту, в якому відображається сума утриманого податку при неповерненні суми надміру витрачених коштів, приведена у відповідність до норм ПК.
4. Сума залишку (перевитрат) виданих коштів може бути повернута чи видана у безготівковій формі. У зв’язку з цим з’явилося відповідне поле для занесення реквізитів платіжного доручення.
Порядок подання Звіту
1. Звіт складається підзвітною особою, що отримала такі кошти на підприємствах та установах усіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.
2.
Строки подання Звіту встановлено ПК, вони також продубльовані в наказі, що коментується.Так, відповідно до п.п. 170.9.2 ПК Звіт подається підзвітною особою
до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем завершення відрядження, виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням (раніше було передбачено термін — 3 дні).У той же час
при проведенні у відрядженні підзвітною особою розрахунків з використанням платіжних карток (корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів) Звіт необхідно подати:—
до закінчення 3-го банківського дня, якщо відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжної картки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПК);—
до закінчення 10-го банківського дня (а за наявності поважних причин цей строк може бути продовжено до 20-ти банківських днів*) — якщо відрядженою особою — платником податку проводилися розрахунки в безготівковій формі (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПК).* Строк подання Звіту продовжується роботодавцем (самозайнятою особою) до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами.
3.
Строки повернення залишку невикористаних сум установлено тим самим п.п. 170.9.2 ПК — до або під час подання Звіту.Необхідно відзначити, що граничні строки повернення невикористаних грошових коштів, отриманих працівником
на відрядження, співпадають із строками подання Звіту.А щодо строків для повернення коштів, отриманих працівником для вирішення виробничих (господарських) питань, то вони, крім ПК, регламентовані ще й Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637), яке залишається чинним на сьогодні. І як і до введення в дію ПК, такі строки залишаються різними. Так, відповідно до п. 2.11 Положення № 637 граничний строк повернення невикористаних коштів, виданих під звіт на:
— закупівлю сільськогосподарської продукції у населення та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, — не пізніше
10-ти робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, уключаючи день отримання таких коштів;— на всі інші виробничі (господарські) потреби, — не пізніше
2-х робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, уключаючи день отримання таких коштів.При цьому необхідно чітко усвідомити, що норми Положення № 637 застосовуються лише в частині, що не суперечить ПК, і при визначенні строку звітування необхідно керуватися саме ПК. Тому відзвітуватися за готівку, видану під звіт
на господарські потреби, та повернути залишок коштів необхідно до або під час подання Звіту (п.п. 170.9.2 ПК), але з урахуванням строків, на які видається готівка, встановлених п. 2.11 Положення № 637*.* Слід пам’ятати, що за недотримання строків, установлених п. 2.11 Положення № 637:
— на підприємство може бути накладено штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт і неповернених сум (ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95);
— на посадових осіб підприємства згідно зі ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х може бути накладено адміністративний штраф за порушення правил ведення касових операцій у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.), за повторне протягом року порушення — штраф від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).
Відповідальність підзвітної особи
Слід зазначити, що відповідно до п. 170.9 ПК
суми надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження або під звіт та не повернуті у встановлений ПК строк, підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб:— із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінзарплати, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року, — за ставкою 15 %;
— із суми перевищення — за ставкою 17 %.
Як і раніше, для цілей оподаткування доходу у вигляді несвоєчасно повернених надміру витрачених підзвітних сум
застосовується «натуральний» коефіцієнт.Звертаємо увагу, що нормами ПК
не передбачено штрафу в розмірі 15 % надміру витрачених сум, який раніше застосувався до платників податків, котрі не повернули такі суми протягом звітного місяця, на який припадав граничний строк повернення.Наказ, що коментується, набув чинності
31.01.2011 р.
Наталія ІВЛЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
