Розмір добових витрат у 2012 році

Нагадаємо, що Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), перестала бути обов’язковою для застосування госпрозрахунковими підприємствами та поширюється лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Отже, для працівників бюджетної сфери суми витрат на відрядження чітко визначені в Інструкції № 59. Так, відповідно до п. 16 розділу I. «Загальні положення» Інструкції № 59 суми добових витрат для працівників бюджетної сфери затверджені постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98). Сума добових витрат у межах України встановлена у розмірі 30 грн., а у разі відрядження за межі України сума таких витрат залежить від держави, до якої направлено працівника, та визначена у додатку 1 до постанови № 98. Докладніше про це див. «ОП», 2011, № 6, с. 4.

Що стосується розміру добових витрат для працівників госпрозрахункових підприємств, то згідно з абзацом четвертим п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України (далі — ПК) до складу витрат на відрядження відносяться витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Таким чином, максимальний розмір добових витрат для працівників госпрозрахункових підприємств у 2012 році встановлено у такому розмірі:

— для відряджень у межах України — не більше 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діє для працездатної особи на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку на добу (у 2012 році — 214,60 грн. (1073 х 0,2));

— для закордонних відряджень — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку на добу (у 2012 році — 804,75 грн. (1073 х х 0,75)).

Щодо мінімального розміру добових витрат, то на сьогодні для підприємств, які не утримуються (фінансуються) з бюджету, його не визначено. Але слід ураховувати, що згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України добові є обов’язковою гарантією роботодавця. Відзначимо також, що у листі ДПС України від 06.10.2011 р. № 1033/5/15-1416 стосовно мінімального розміру добових витрат для працівників підприємств, які не утримуються (фінансуються) з бюджету, зазначено, що вони встановлюються відповідно до наказу про відрядження підприємства і з урахуванням вимог п.п. 140.1.7 ПК.

Таким чином, роботодавцю слід чітко прописати розмір добових витрат у наказі (розпорядженні) про відрядження для працівників підприємства та, можливо, розробити окреме положення.

Вважаємо, що для госпрозрахункових підприємств оптимальним є затвердження після попереднього погодження з трудовим колективом внутрішнього положення про відрядження як додатка до колдоговору, в якому встановлено розмір добових витрат або порядок його визначення при направленні працівника у відрядження.

Працівникові, який направляється у відрядження, перед від’їздом виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення. Ці виплати провадяться на підставі наказу (розпорядження) про відрядження.

Після повернення працівника з відрядження затверджуються суми витрат на відрядження, у тому числі й добові витрати на підставі таких документів:

— наказу керівника про направлення працівника у відрядження та відповідних первинних документів — при відрядженні у межах України та до країн, в’їзд до яких не потребує дозволу;

— наказу керівника про направлення працівника у відрядження та відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює, — у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності дозволу на в'їзд (візи).

Первинними документами, за роз’ясненням Мінфіну в листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/ 11433, є документи, які підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо. Якщо ж працівник під час перебування у відрядженні не здійснював жодних витрат, пов'язаних з таким відрядженням, і як наслідок — відсутні зазначені первинні документи, сума добових визначатиметься лише згідно з наказом.

Нагадаємо, сума коштів, отримана працівником на відрядження, у тому числі й сума добових, яку можна включити до витрат підприємства, не включається до доходу відрядженого працівника на підставі п.п. 165.1.11 ПК та не є об’єктом для обкладення податком на доходи фізичних осіб.