Щодо оплати відрядження у вихідні дні та табелювання

Департамент заробітної плати та умов праці розглянув лист та повідомляє.

Законодавством України, зокрема підпунктом 140.1.7 Податкового кодексу України встановлено, що суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України.

На виконання цієї норми Кабінет Міністрів України прийняв відповідну постанову від 02.02.2011 № 98, а Міністерство фінансів України, у свою чергу, видало наказ від 17.03.2011 № 362, яким викладена в новій редакції Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Інструкція).

Відповідно до пункту 9 розділу 1 «Загальні положення» Інструкції на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Пунктом 10 Інструкції визначено, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Оплата за роботу у вихідний день обчислюється за правилами статті 107 Кодексу законів про працю України.

Тобто робота працівника, який спеціально відряджений для роботи у святкові й неробочі дні, оплачується у подвійному розмірі годинної або денної ставки.

Враховуючи, що положення Інструкції поширюються лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, то госпрозрахункові підприємства питання стосовно відряджень, у тому числі і щодо порядку направлення працівників у відрядження та компенсації за роботу у вихідні дні, мають врегулювати в колективному договорі.

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівниками, які направляються у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

До денного заробітку працівника, який має порівнюватись із середньоденним заробітком, при оплаті періоду відрядження включаються всі елементи заробітної плати, які працівник отримує згідно з умовами трудового, колективного договору у місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо. Допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, період, коли за працівником зберігається середня заробітна плата відповідно до законодавства, не включається до денної заробітної плати працівника при порівнянні.

Одночасно повідомляємо, що облік робочого часу на підприємстві, яке направляє працівника у відрядження, ведуть відповідно до встановленого режиму робочого часу для цього підприємства. Робочий час працівника, направленого у відрядження, обліковують на підставі наказу керівника — замість робочих днів працівникові роблять відмітку, що підтверджує перебування працівника у відрядженні.

Директор Департаменту О. Товстенко

У листі, що коментується, Мінсоцполітики надало роз’яснення з питань оплати днів перебування працівника у відрядженні. Перш за все нагадаємо, що «відряджувальна» інструкція — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі —Інструкція № 59), є обов’язковою до застосування для державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Для решти суб’єктів господарювання питання, пов’язані з направленням працівників у відрядження, можуть бути врегульовані колективним (трудовим) договором або окремим локальним документом (положенням, розпорядженням, наказом) по підприємству.

Далі зупинимося на основних моментах листа, що коментується.

Оплата святкових та вихідних днів, що припадають на відрядження. Мінсоцполітики наголошує, що оплаті в подвійному розмірі згідно зі ст. 107 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) за роботу у святкові та вихідні дні підлягатимуть дні перебування у відрядженні тільки в тому випадку,якщо працівник спеціально направляється для роботи в ці дні. На наш погляд, таку спеціальну умову має бути зафіксовано в наказі про відрядження, оскільки саме на підставі такого наказу ці дні буде позначено як робочі в табелі обліку використання робочого часу.

Раніше в листі Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08 // «ОП», 2008, № 5, с. 9, відомство зауважило, що в цій ситуації для виплати компенсації необхідно, щоб працівника було відряджено саме з обов’язком працювати в такі (вихідні, святкові або неробочі) дні. Про це має бути зазначено в наказі підприємства.Час проїзду до місця відрядження і назад роботою не вважається, тому якщо день виїзду або приїзду з відрядження припадає на вихідний (святковий або неробочий) день, то компенсація за роботу в ці дні не виплачується.

Що стосується надання відгулу (дня відпочинку) за час, проведений у дорозі у вихідний (святковий або неробочий) день під час прямування у відрядження або назад із нього, то в пп. 10 і 11 розд. І Інструкції № 59 передбачено таке:

— якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (тобто роботодавець зобов’язаний надати інший день відпочинку працівнику);

— якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівнику може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин (у цій ситуації, як бачимо, обов’язкової вимоги про надання іншого дня відпочинку вже немає; питання може бути вирішено за домовленістю з працівником).

Режим роботи у відрядженні. Мінсоцполітики звернуло увагу на п. 9 розд. I Інструкції № 59, згідно з яким на працівника, котрий перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке цей працівник відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

У цій ситуації для працівників госпрозрахункових підприємств зазначені вище норми Інструкції № 59 може бути прописано в колективному договорі.

Оплата днів перебування у відрядженні. Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, направленим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.

Із цієї норми випливає, що для оплати праці за період перебування у відрядженні необхідно визначити:

— середньоденний заробіток згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100);

— денний заробіток (відповідно до умов трудового договору) за місяць, в якому працівник перебував у відрядженні. При цьому розрахунок необхідно здійснювати виходячи з повністю відпрацьованого місяця.

Далі слід порівняти суму середньоденного і денного заробітку працівника і в разі, коли заробітна плата вище його середнього заробітку, виплатити за час відрядження заробітну плату, а якщо вищим є середній заробіток, то виплачується середня заробітна плата.

У листі, що коментується, Мінсоцполітики вкотре роз’яснило, що з метою оплати періоду відрядження до розрахунку денного заробітку працівника включаються всі елементи зарплати, які працівник отримує згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо. Допомога по тимчасовій непрацездатності, період, коли за працівником зберігається середня заробітна плата згідно із законодавством, не включаються до денної заробітної плати працівника при порівнянні. Слід зауважити, що аналогічні висновки було надано Мінсоцполітики в листі від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12 // «ОП», 2012, № 11, с. 5.

У зв’язку з цим слід нагадати, що для розрахунку середнього заробітку (за останні два календарні місяці) з урахуванням положень Порядку № 100:

— ураховуються основна заробітна плата, доплати й надбавки, премії, що мають постійний характер, індексації тощо (п. 3 Порядку № 100);

— не враховуються виплати за час, протягом якого за працівником зберігається зарплата, у тому числі й допомога по тимчасовій непрацездатності (п. 4 Порядку № 100).

Це, у свою чергу, є підтвердженням того, що показники денного та середньоденного заробітку при порівнянні є зіставними величинами.

До речі, докладні числові приклади розрахунку оплати праці за період відрядження наведено в консультації нашого фахівця (див. «ОП», 2011, № 24, с. 11) та фахівця Мінсоцполітики (див. «ОП», 2012, № 3, с. 17).

Табелювання днів відрядження. Дні відрядження працівника в табелі обліку використання робочого часу (типову форму якого затверджено наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489) позначаються літерним позначенням «ВД» або цифровим позначенням «07». Підстава для внесення відміток — наказ про відрядження.

Водночас у табелі обліку використання робочого часу відмітки проставляють виходячи з графіка роботи підприємства, яке відправило працівника у відрядження, незважаючи на те, що на відрядженого працівника поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке його направлено. У результаті робочі дні, на які припадає відрядження, ураховуються як звичайні робочі дні, а вихідні дні — як неробочі.

Наприклад, якщо у звичайні дні працівник працює за восьмигодинним графіком роботи, то день відрядження, що припадає на робочий день, у табелі відображають так: у верхньому рядку — «ВД» (07), у нижньому — «8». День відрядження, що припадає на вихідний день, відображається таким чином: у верхньому рядку — «ВД» (07), у нижньому — «х» або прокреслення.

Якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний (святковий, неробочий) день, роботу у відрядженні в такий день позначають у табелі кодом «ВД» (07) і проставляють кількість годин, відпрацьованих у такий день.

Якщо працівник вирушає у відрядження у вихідний (святковий, неробочий) день, то день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» (07), а наданий у подальшому відгул — кодом «ІН» (22).

Людмила ТРОХИМЕНКО,
 заступник головного редактора
 (e-mail: l.trokhimenko@id.factor.ua)