Підсумований облік робочого часу сторожів: які особливості потрібно врахувати роботодавцю

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Методрекомендації — Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджені наказом Мінпраці від 19.04.2006 р. № 138.

Перш ніж розпочати розгляд питань, пов’язаних з організацією та оплатою роботи сторожів, запропонуємо вашій увазі лист читача, що надійшов до редакції нашої газети:

«У бюджетній установі на посаді сторожа працюють три штатні одиниці. Їх посадові оклади встановлено на рівні мінімальної зарплати. У вересні 2013 року сторожі відпрацювали всі години за графіком змінності, а саме 160,5; 167,5; 175,5 години відповідно кожен при місячній нормі 168 годин. Тривалість зміни становить не менше 12 годин. Колективним договором установи встановлено обліковий період — місяць. Чи має час обіду включатися до відпрацьованого часу? У табелі обліку робочого часу потрібно відображати відпрацьовані години чи дні? Як правильно розрахувати заробітну плату за вересень, якщо фактично відпрацьовані за місяць години та дні не збігаються з місячною нормою робочого часу?»

Як показує практика, режиму роботи працівників служби охорони — сторожів, охоронників тощо притаманна певна специфіка. У деяких випадках це і необхідність цілодобового перебування на робочому місці, і робота у вихідні та святкові дні, у нічний час. Робочий час таких працівників може не збігатися з робочим часом інших співробітників підприємства, установи, організації.

Для того щоб правильно організувати роботу сторожів, роботодавцю необхідно врахувати певні особливості, які ми розглянемо нижче.

Згідно зі ст. 52 КЗпП тривалість щоденної роботи (зміни) визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіком виходу на роботу (змінності), які роботодавець затверджує за погодженням з профспілковим комітетом підприємства, установи, організації з дотриманням установленої тривалості робочого часу (ст. 50 КЗпП), тобто не більше 40 годин на тиждень. Водночас відповідно до ст. 61 КЗпП на деяких роботах, де за умовами виробництва (роботи) не може бути дотримано встановлену для відповідної категорії працівників (у тому числі й сторожів) щоденну або щотижневу тривалість робочого часу, допускається за погодженням із профспілковим комітетом підприємства, установи, організації запровадження підсумованого обліку робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала норми робочого часу (ст. 50 і 51 КЗпП).

На сторінках нашої газети неодноразово розглядалися питання щодо підсумованого обліку робочого часу (див. «ОП», 2009, № 4, с. 9; 2011, № 20, с. 11; 2012, № 5, с. 11, № 11, с. 10, № 20, с. 12).

Обліковий період може дорівнювати місяцю, кварталу, півріччю, року. При цьому щоденна або щотижнева тривалість робочого часу може в певних межах відхилятися від норми годин робочого дня (тижня). Проте недопрацьовані або перепрацьовані години, що виникають в окремих місяцях, мають компенсуватися в межах облікового періоду так, щоб сума годин за графіком за обліковий період дорівнювала нормі робочого часу за цей період. Обліковий період охоплює як робочі дні, так і години роботи у святкові, неробочі та вихідні дні.

При впровадженні підсумованого обліку робочого часу в колективному договорі чи іншому локальному документі підприємства, установи, організації необхідно врегулювати такі питання:

— відділ (підрозділ), список посад, для яких установлюється підсумований облік робочого часу;

— обліковий період і порядок визначення норми робочого часу за обліковий період;

— порядок оплати праці (у нічний час, у святкові, неробочі та вихідні дні, оплата надурочних годин).

Робочий час працівників при підсумованому обліку регулюється графіками роботи (змінності), що складаються на весь обліковий період.

Умови та порядок застосування підсумованого обліку робочого часу викладено в Методрекомендаціях, що можуть використовуватися підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності та господарювання.

Мінпраці в листі від 04.10.2010 р. № 304/13/116-10 роз’яснило порядок та особливості застосування підсумованого обліку робочого часу. Так, графіки роботи повинні складатися на певний проміжок часу (обліковий період), у межах якого має бути встановлено тривалість робочого тижня, у будь-якому разі має забезпечуватися дотримання річного балансу робочого часу, розрахованого на шестиденний або п’ятиденний робочий тиждень.

Основною особливістю при підсумованому обліку робочого часу є те, що щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, установлена графіком, може коливатися протягом облікового періоду, але загальна сума годин роботи за обліковий період має дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді (п. 6 Методрекомендацій).

Підсумований облік робочого часу кожного працівника здійснюється за табелем виходів на роботу і затвердженим графіком роботи (змінності) за обліковий період.

При складанні графіка роботи важливо пам’ятати, що відповідно до ст. 66 КЗпП працівникам надається перерва для відпочинку та харчування, що не включається до робочого часу та надається, як правило, через чотири години після початку роботи. Тривалість такої перерви не повинна перевищувати двох годин. Працівники використовують час перерви на свій розсуд, у тому числі можуть відлучатися з місця роботи. Час початку та закінчення перерви встановлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Проте специфіка роботи сторожів та охоронників така, що здебільшого встановити їм повноцінну перерву неможливо, адже вони постійно мають бути присутні на робочому місці. У таких випадках ч. 4 ст. 66 КЗпП зобов’язує роботодавця надати працівникам можливість приймання їжі протягом робочого часу. У цій ситуації час перерви включається до робочого часу. Перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі встановлюються роботодавцем за погодженням з профспілковим комітетом підприємства.

Облік фактично відпрацьованих годин при підсумованому обліку робочого часу здійснюється в Табелі обліку використання робочого часу (далі — Табель).

Докладніше про Табель, його форму, загальні правила заповнення, кодування та особливості заповнен-ня в певних випадках можна дізнатися зі статті «Табель обліку робочого часу» (див. «ОП», 2009, № 21, с. 18).

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним працівником.

Слід зауважити, що ведення Табеля є обов’язковим для всіх підприємств, організацій, установ та не залежить від кількості працівників. Типова форма Табеля № П-5, затверджена наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації за статистикою праці» від 05.12.2008 р. № 489, має рекомендаційний характер.

Табель є первинним документом, і його дані необхідні для:

— обліку використання робочого часу;

— контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу;

— отримання даних про відпрацьований час;

— розрахунку заробітної плати;

— складання статистичної звітності з праці.

Табель працівників, яким установлено підсумований облік робочого часу, відображає фактично відпрацьований час і в ідеальному варіанті має відповідати складеному раніше графіку роботи (змінності). Розбіжності у графіку роботи і Табелі можуть виникнути внаслідок непередбачених обставин (наприклад, тимчасова непрацездатність). Інакше кажучи, графік роботи (змінності) відображає планові показники робочого часу, Табель — фактичні.

Також у Табелі відображаються дані про час роботи у святкові та вихідні дні, нічні, надурочні години тощо.

Для відображення використаного робочого часу за кожен день у Табелі відведено два рядки:

верхній — для проставляння умовних позначень видів витрат робочого часу;

нижній — для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу.

Умовні позначення відпрацьованого часу (літерний та цифровий коди) наведено на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5.

Ми не зупинятимемося на кодуванні всіх видів витрат робочого часу. Перелічимо тільки основні, що застосовуються при підсумованому обліку робочого часу, та наведемо їх нижче в таблиці.

Щодо питання про відображення в Табелі відпрацьованих днів або годин зауважимо таке. Мінсоцполітики в листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10 (див. «ОП», 2010, № 13, с. 19) зазначило, що в Табелі проставляються відмітки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, у тому числі надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи. Оскільки тривалість зміни сторожів при підсумованому обліку робочого часу може змінюватися (від 7 до 24 годин), доцільно для таких працівників вести облік робочого часу лише в годинах.

За результатами кожного місяця працівникам підприємств, установ, організацій нараховують належну їм заробітну плату згідно з діючими умовами праці: основну зарплату (посадовий оклад, тарифну ставку), доплати і надбавки, у тому числі за роботу в нічний час, святкові та неробочі дні тощо. Єдиний виняток — оплата надурочного часу відповідно до ст. 106 КЗпП, яку здійснюють наприкінці облікового періоду за наявності надурочних годин (п. 10 Методрекомендацій).

Як видно з умов, наведених у запитанні, два сторожі у вересні 2013 року відпрацювали 160,5 і 167,5 години відповідно та не виконали місячну норму часу (168 годин), а третій відпрацював 7,5 годин понад норму (175,5 - 168). У цьому випадку не виконуються умови п. 6 Методрекомендацій, тобто сума годин роботи за обліковий період не дорівнює нормі робочого часу в обліковому періоді. Це свідчить про те, що вибраний установою обліковий період — місяць, не є прийнятним варіантом у цьому випадку. Як бачимо, у результаті такого місячного обліку в одних працівників виникають недопрацьовані години, в інших — перепрацювання в обліковому періоді.

А фактично це означає, що при підсумованому обліку робочого часу з місячним обліковим періодом недопрацьовані до нормативної кількості години є зміною з ініціативи адміністрації істотних умов праці (установлення неповного робочого часу). У свою чергу, згідно зі ст. 32 КЗпП зміна істотних умов праці без змін в організації виробництва та праці є порушенням трудового законодавства.

Отже, для таких працівників (сторожів) при тривалості зміни 12 і більше годин місячний обліковий період не забезпечує відпрацювання нормальної кількості робочих годин (без перепрацювання або недопрацювання). У цьому випадку доцільно встановлювати обліковий період тривалістю більше місяця, наприклад квартал, або розробляти графіки змінності так, щоб норма часу за обліковий період (місяць) для кожного працівника виконувалася.

Таким чином, установі необхідно переглянути встановлений обліковий період та вибрати прийнятніший (квартал, півріччя, рік) з тим, щоб забезпечити норму робочого часу за обліковий період.

Нагадаємо також, що при оплаті праці сторожів не слід забувати про інші трудові гарантії, а саме про оплату роботи в підвищеному розмірі в нічний та надурочний час, у святкові та неробочі дні. З особливостями оплати такого часу і практичними прикладами можна ознайомитися в попередніх матеріалах (див. «ОП», 2011, № 20, с. 11; 2012, № 5, с. 11, № 11, с. 10).