Більшість обов’язків бухгалтер із зарплати виконує без нагадування (настільки вони є звичними та щоденними). А ось річний перерахунок зарплати і ПДФО йому доводиться робити не настільки часто. Освіжити в пам’яті алгоритм річного перерахунку — наше завдання.
Отже, давайте згадаємо його основні моменти*.
* Детальніше про проведення річного перерахунку читайте в «ОП», 2013, № 23, с. 14.
Законодавець зобов’язав усіх роботодавців проводити річний перерахунок зарплати і ПДФО в останній місяць податкового року. Тобто за 2014 рік такий перерахунок необхідно провести у грудні.
Мета перерахунку — роботодавець перевіряє, чи правильно він утримував у кожному місяці ПДФО із зарплати.
Правила перерахунку ПДФО установлено п. 169.4 ПКУ, хоча конкретний алгоритм його проведення в ньому не прописаний ☹. Залишається тільки спиратися на роз’яснення податківців.
Нагадаємо алгоритм перерахунку (див. схему на с. 23) .
Важливо! Перерахунку підлягають тільки ті виплати, які в розумінні ПКУ належать до заробітної плати.
Зрозуміти, які саме види виплат відносять до зарплати, — допоможе Інструкція № 5. Крім того, у цілях утримання ПДФО до зарплати прирівнюють і лікарняні (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ).
Закріпити отриману інформацію допоможе умовний числовий приклад.
Приклад. Працівнику організації (податковий номер — 2888888888) установлено посадовий оклад у розмірі 1700,00 грн. Він має право на звичайну ПСП — 609,00 грн. З 7 липня по 5 серпня 2014 року працівник перебував у відпустці тривалістю 30 календарних днів. Відпускні загальною сумою було виплачено в липні 2014 року. Сума відпускних склала 1749,30 грн., у тому числі за дні відпустки, що припадають на липень, — 1457,75 грн., за дні відпустки, що припадають на серпень, — 291,55 грн. Крім цього, у жовтні 2014 року була помилково нарахована зарплата в більшому розмірі (1800,00 грн. замість 1700,00 грн.). Суму надмірно нарахованої зарплати (100 грн.) утримали в листопаді. У грудні 2014 року працівнику виплатили премію в розмірі 300,00 грн.
Наведемо результати перерахунку в таблиці.
| Розрахунковий період 2014 року | Фактичні суми | Суми в результаті перерахунку | Сума ПДФО, належна до утримання, грн. | ||||||
| нарахованої зарплати, грн. | утриманого ЄСВ (3,6 %), грн. | ПСП, грн. | ПДФО, грн. | уточненої зарплати, грн. | утриманого ЄСВ (3,6 %), грн. | ПСП, грн. | ПДФО, грн. | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Січень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Лютий | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Березень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Квітень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Травень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Червень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Липень | 2044,95* | 73,62 | — | 295,70 | 1753,40 | 63,12 | — | 253,54 | -42,16 |
| Серпень | 1445,00* | 52,02 | 609,00 | 117,60 | 1736,55 | 62,52 | — | 251,10 | 133,50 |
| Вересень | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | — |
| Жовтень | 1800,00 | 64,80 | — | 260,28 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | -105,81 |
| Листопад | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 14,46 |
| Грудень | 2000,00 | 72,00 | — | 289,20 | 2000,00 | 72,00 | — | 289,20 | — |
| Разом | 20789,95 | 748,44 | — | 2184,08 | 20789,95 | 748,44 | — | 2184,07 | -0,01 |
| * Сума зарплати за відпрацьований робочий час у липні 2014 року склала 295,65 грн. (1700,00 грн. : 23 роб. дн. х 4 роб. дн.), у серпні 2014 року — 1445,00 грн. (1700,00 грн. : 20 роб. дн. х 17 роб. дн.). | |||||||||
Таким чином, за результатами річного перерахунку сума надмірно утриманого ПДФО склала 0,01 грн. Її необхідно повернути працівнику. Для цього суму ПДФО у грудні 2014 року зменшіть на суму перерахунку : 289,20 - 0,01 = 289,19 (грн.).
Результати річного перерахунку відображають в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2014 року. Для цього:
— у графах 3 і 3а зазначають суму нарахованого і виплаченого доходу за 4 квартал;
— у графах 4 і 4а вказують утриману суму ПДФО за звітний період з урахуванням суми недоплати/переплати.
Тобто на суму виявленої недоплати з ПДФО показники граф 4 і 4а збільшують, а на суму надмірно утриманого ПДФО — зменшують.
Покажемо, як виглядатиме Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 4 квартал 2014 року за умовами наведеного числового прикладу. Так, сума нарахованої та виплаченої зарплати (графи 3 і 3а) становитиме 5400,00 грн. (1800,00 + 1600,00 + 2000,00), сума утриманого і перерахованого ПДФО з урахуванням перерахунку (графи 4 і 4а) — 689,48 грн. (260,28 + 140,01 + 289,19).
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 3 | 2888888888 | 5400 | 00 | 5400 | 00 | 689 | 48 | 689 | 48 | 101 | — | — | — | — |
| <…> | ||||||||||||||
Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2014 року
Упевнені, ви з легкістю проведете річний перерахунок! До того ж приємним бонусом є й те, що під час такого перерахунку роботодавець має можливість виправити помилки, яких він припустився упродовж року під час утримання ПДФО, без застосування штрафів та пені. Успіху вам!
Використані документи і скорочення
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПСП — податкова соціальна пільга.
