Не секрет, що Звіт за формою № Д4 страхувальники подають щомісяця. Стосується це і страхувальників-роботодавців, у яких працюють наймані особи за трудовим договором. Ситуації, коли працівниці йдуть у декрет, на практиці трапляються доволі часто. Але все-таки деякі страхувальники з цим стикаються вперше і через незнання припускаються помилок у заповненні Звіту за формою № Д4. Тому допоможемо виправити цю прикру помилку.
Інформацію про «декретниць» відображають у Звіті за формою № Д4. Допомогу по вагітності та пологах, нарахований та утриманий єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) і період такої відпустки звичайні роботодавці показують у таблицях 1, 5 і 6. Водночас про нараховані декретні суми звітують і військові частини, і органи, що виплачують грошове забезпечення військовослужбовцям. Для цього вони заповнюють таблиці 4 (розділ II), 5 і 6.
За умовами наведеного в листі запитання бухгалтер мав заповнити лише таблиці 1, 5 і 6 Звіту за формою № Д4. І не повинен був заповнювати таблицю 4 цього Звіту, оскільки у страхувальника працюють звичайні працівники, не військовослужбовці.
Оскільки до Міндоходів таблицю 4 Звіту за формою № Д4 за вересень 2013 року подали помилково, то слід виправити допущені промахи. Як це зробити з урахуванням того, що помилку виявили після закінчення граничного строку подання Звіту? З’ясуймо.
Виправленню помилок при заповненні звітності з ЄСВ, у тому числі Звіту за формою № Д4, присвячено розд. V Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454. Але подання таблиці 4 цього Звіту з типом «скасовуюча» в ньому не передбачене. Не визначено також, як «обнулити» неправильні дані.
На виручку приходить роз’яснення, надане в підкатегорії 301.06.01 Загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу «ЗІР» Міндоходів (zir.minrd.gov.ua). До речі, саме Міндоходів надає консультації щодо заповнення, зокрема, таблиці 4 Звіту за формою № Д4 (див. спільний лист Міндоходів і ПФУ від 27.12.2013 р. № 21052/5/99-99-17-03-01-16, № 36398/05.10).
Так, якщо платник самостійно виявив завищення сум нарахованого ЄСВ на суми допомоги по вагітності та пологах, нараховані в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, що підтверджують нарахування таких виплат, у розділі II таблиці 4 Звіту за формою № Д4 стосовно сум нарахованого ЄСВ заповнюють такі рядки:
— рядок 7 «Сума, на яку зменшено єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 7.1 + р. 7.2)» — відображають суму рядків 7.1 і 7.2;
— рядок 7.1 «33,2 %» — заповнюється страхувальником, якщо він самостійно виявив завищення відображених нарахованих сум ЄСВ у рядку 3 таблиці 4 Звіту за формою № Д4 «Нараховано ЄСВ, 33,2 %» за попередні звітні періоди;
— рядок 7.2 «2 %» — заповнюється страхувальником, якщо він самостійно виявив завищення відображених сум ЄСВ у рядку 5 таблиці 4 Звіту за формою № Д4 «Утримано ЄСВ із застрахованих осіб, 2 %» за попередні звітні періоди. Відображають суму надміру утриманого ЄСВ у розмірі 2 % із суми допомоги по вагітності та пологах.
У рядку «Зміст помилки» вказують період, в якому виявлено помилку, а також суму та вид виплати, на яку не нараховано та/або надміру нараховано ЄСВ. За наявності декількох помилок описується кожна з них.
Таким чином, якщо страхувальник при заповненні Звіту за формою № Д4 за вересень 2013 року припустився тільки помилки, описаної в запитанні (помилково заповнено таблицю 4), а інші таблиці заповнені правильно, то допущену помилку виправляйте таким чином.
У розділі II таблиці 4 Звіту за формою № Д4 у рядку 7.1 зазначте неправильно (помилково) нарахований ЄСВ (33,2 %), у рядку 7.2 — неправильно (помилково) утриманий ЄСВ (2 %) із суми допомоги по вагітності та пологах. У рядку 7 проставте суму, на яку зменшено ЄСВ у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (рядок 7.1 + рядок 7.2).
У рядку «Зміст помилки» розпишіть, у якому періоді було допущено таку помилку, а також з яких причин. Зазначте в цьому рядку також суму допомоги по вагітності та пологах, яку помилково було відображено в цій таблиці.
Не забудьте заповнити підсумкові рядки 8, 8.1 і 8.2. Оскільки у вас немає військовослужбовців, а таблицю 4 було помилково подано раніше, показники в цих графах матимуть від’ємне значення.