Скорочуємо персонал грамотно: покрокова шпаргалка

Скорочуємо персонал грамотно: покрокова шпаргалка

Економічна криза накрила українців хвилею скорочень. На госпрозрахункових підприємствах передумовами для скорочення персоналу можуть бути зменшення купівельної спроможності громадян і, як наслідок, — зменшення замовлень, скорочення виробництва, збільшення собівартості продукції (послуг), нерентабельність. У бюджетників же скорочення працівників обумовлене, як правило, економією бюджетних коштів.

Оскільки з процедурою скорочення роботодавці стикаються не так часто, як зі звичайними звільненнями, розглянемо, як «законно» її провести. Адже з незаконно звільненим працівником ви ризикуєте зустрітися в суді. Не думаємо, що ця зустріч буде приємною. Уникнути її вам допоможе пропонована шпаргалка.

Тетяна ГУЛЬ, експерт з питань оплати праці (e-mail: t.gul@id.factor.ua)

Маєш право на працю! Так зазвичай пишуть у конституціях, і Конституція України — не виняток. Людина (громадянин) самостійно вирішує, де їй працювати і за бажанням може звільнитися в будь-який момент. А от власник чи уповноважений ним орган не має права звільняти працівників без будь-яких підстав або коли йому заманеться. Розірвати трудовий договір з власної ініціативи зі своїм працівником роботодавець може тільки в певних випадках. Однією з підстав для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця є зміни в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП).

За вказаною підставою роботодавець може розірвати трудовий договір, укладений як на певний, так і на невизначений строк.

Перш ніж розглянути процедуру скорочення, зауважимо, що «скорочення штату працівників» та «скорочення чисельності працівників» — різні поняття. Чим вони відрізняються одне від одного, зазначено в листі Мінпраці від 07.04.2011 р. № 114/06/187-11.

Чисельність працівників — це обліковий склад працюючих, і скорочення чисельності працівників передбачає зменшення їх кількості.

Штат працівників — сукупність посад, установлених штатним розписом підприємства, організації, установи. Тому скорочення штату — це зміна штатного розпису за рахунок ліквідації певних посад або зменшення кількості штатних одиниць за певними посадами.

Інакше кажучи, скорочення чисельності призводить до звільнення окремих фахівців (працівників) різних професій або зменшення певної кількості працюючих однієї професії. Наприклад, замість п’яти бухгалтерів у штатному розписі залишаються троє. А при скороченні штату відбувається звільнення всіх представників певної професії або підрозділу. Наприклад, в організації скасовується посада водія.

Звільнення за скороченням чисельності або штату працівників класифікується як звільнення з ініціативи роботодавця. Мало кому сподобається таке рішення керівника, і звільнені особи можуть оскаржити таке звільнення в суді. Саме тому й важливо дотримуватися процедури скорочення. Вирішальну роль тут відіграють правильно складені документи.

У нашій публікації ми наведемо тільки примірні зразки таких документів, які ви можете взяти за основу, скорочуючи працівників. До речі, у кожного підприємства, організації, установи свої документи, що стануть підставою для проведення процедури скорочення чисельності (штату) працівників.

На що роботодавцю слід звернути увагу, перш ніж розпочати скорочення персоналу? Про це читайте далі.

Перш ніж когось скорочувати, необхідно з’ясувати, кого звільняти не можна! До таких осіб відносять (ст. 184 і 186¹ КЗпП):

— вагітних та жінок з дітьми до 3 років (до 6 років — за умови, що згідно з медичним висновком така дитина потребує домашнього догляду);

— одиноких матерів*, у яких є діти віком до 14 років або дитина-інвалід;

— батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);

— опікунів (піклувальників), прийомних батьків.

* Одинока мати — жінка, яка не перебуває у шлюбі та у свідоцтві про народження дитини якої немає запису про батька дитини або його зроблено в установленому порядку за вказівкою матері; вдова; інша жінка, котра виховує та утримує дитину самотужки (п. 9 постанови № 9).

Звільнити таких працівників можна тільки в одному випадку: у разі повної ліквідації підприємства, організації, установи, але за умови їх обов’язкового подальшого працевлаштування.

Окрім цього, існують ще категорії працівників, яких не можна звільнити за скороченням штатів. Це:

— молодь (віком від 15 до 28 років) після закінчення навчання, завершення профпідготовки та перепідготовки, а також після звільнення зі строкової військової чи альтернативної (невійськової) служби протягом двох років з моменту першого працевлаштування (ч. 1 ст. 197 КЗпП);

— молоді фахівці — випускники державних навчальних закладів, потребу в яких було заявлено підприємством, протягом трьох років з моменту працевлаштування (ч. 2 ст. 197 КЗпП). Звільнення таких працівників (зазначених у перших двох пунктах) до закінчення вказаного строку на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП можна визнати обґрунтованим тільки в разі повної ліквідації підприємства, організації, установи;

— працівники молодше 18 років. Звільнення таких працівників допускається тільки у виняткових випадках за згодою районної (міської) служби у справах дітей та з обов’язковим працевлаштуванням (ст. 198 КЗпП);

— працівники, обрані до складу профспілки, протягом року після закінчення строку, на який обирався цей склад (окрім випадків повної ліквідації підприємства, установи, організації, дострокового припинення повноважень у профорганах унаслідок неналежного виконання обов’язків або за власним бажанням, за винятком випадків, коли це пов’язане зі станом здоров’я) (ч. 4 ст. 252 КЗпП).

Для розкриття цього питання звернемося до ст. 42 КЗпП. При скороченні чисельності або штату працівників переважне право залишитися на роботі надане працівникам з високою кваліфіка­цією та продуктивністю праці. Рівень кваліфікації та продуктивності праці при звільненні працівників визначається самим роботодавцем.

Однак ні критеріїв, ні порядку, як це зробити, законодавством не передбачено. А на практиці не завжди легко виявити, хто, наприклад, більш кваліфікований — Іванов чи Сидоров? На підмогу у виявленні «най-най» працівника можна взяти рекомендації Мінсоцполітики (див. лист від 21.05.2012 р. № 80/06/187-12).

У цьому питанні відомство пропонує роботодавцю врахувати такі відомості:

— наявність відповідної освіти, документів про підвищення кваліфікації;

— обсяги виконуваних робіт;

— відсутність дисциплінарних стягнень, наявність заохочень та успіхів у роботі;

— отримання премій за виконання особливо важливих завдань;

— відсутність прогулів, відпусток без збереження зарплати, тривалого перебування на лікарняному, зауважень з боку адміністрації щодо страйків та якості виконуваних завдань тощо.

За рівних умов продуктивності праці та кваліфікації перевагу у збереженні робочого місця надайте (ч. 2 ст. 42 КЗпП):

1) сімейним — за наявності двох та більше утриманців;

2) особам, у сім’ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком;

3) працівникам з тривалим безперервним стажем роботи на цьому підприємстві, в установі, організації;

4) працівникам, які навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах без відриву від виробництва;

5) учасникам бойових дій, інвалідам війни та особам, на яких поширюється дія Закону № 3551;

6) авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків та раціоналізаторських пропозицій;

7) працівникам, які отримали на цьому підприємстві, в установі, організації трудове каліцтво або професійне захворювання;

8) особам із числа депортованих з України протягом п’яти років з моменту повернення на постійне місце проживання в Україні;

9) працівникам із числа колишніх військово­службовців строкової служби та осіб, які проходили альтернативну (невійськову) службу, — протягом двох років з дня їх звільнення зі служби.

Наведений список не встановлює черговості, в якій має надаватися така перевага. Перевагу матиме працівник, в якого є дві та більше підстави з наведеного списку, перед тими працівниками, у яких таких підстав менше.

Переважне право на збереження робочого місця при скороченні чисельності або штату може надаватися деяким категоріям працівників іншими нормативно-правовими актами. Це, наприклад:

— громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (п. 7 ч. 1 ст. 20, п. 1 ч. 1 ст. 21, п. 1 ст. 22 Закону № 796);

— ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани державної пожежної охорони, ветерани державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України в разі, якщо на цю роботу вони були зараховані вперше після звільнення з військової служби (п. 15 ст. 6 Закону № 203);

— особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (п. 20 ст. 9 Закону № 3721), діти війни (ст. 5 Закону № 2195) тощо.

У колективному договорі перелік осіб, яким надається перевага у збереженні робочого місця, може бути розширено.

Ось ми й підійшли безпосередньо до найболючішого питання — процедури скорочення чисельності або штату працівників. Процедура ця — одна із найскладніших у кадровій практиці, вона потребує суворого дотримання численних законодавчих норм. Адже незаконно звільнений працівник може відстояти свої права в судовому порядку.

Щоб ви впоралися з цим завданням легко та швидко, ми підготували покроковий алгоритм дій роботодавця при скороченні персоналу. Отже, розпочнемо.

КРОК 1. Повідомте профком. Зробити це потрібно не пізніш як за 3 місяці до проведення заходів, пов’язаних зі звільненням працівників за п. 1 ст. 40 КЗпП. Інформувати виборний орган первинної профспілкової організації або профспілкового представника необхідно письмово із зазначенням причин і строків звільнень, кількості та категорій працівників, яких це може зачепити. Рекомендуємо оформити документи, що підтверджують необхідність скорочення чисельності або штату працівників. Для цієї мети можна підготувати техніко-економічне обґрунтування на скорочення чисельності або штату працівників.

Окрім цього, власник має провести з профспілкою консультації про заходи щодо запобігання звільненню або про те, як звести кількість вивільнюваних до мінімуму, як пом’якшити несприятливі наслідки звільнень (ст. 49⁴ КЗпП, ч. 3 і 4 ст. 22 Закону № 1045).

Зверніть увагу! Частиною 3 ст. 64 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV закріплено право власника чи уповноваженого ним органу на визначення чисельності працівників і штатного розпису. Тому госпрозрахункові підприємства обов’язково мають повідомити проф­ком про майбутнє скорочення. Якщо профспілки немає, то такі питання бажано погоджувати з виборним представником від трудового колективу.

Що стосується бюджетних організацій, то вони цей крок пропускають. Це пов’язане з тим, що рішення про так звані зміни в організації виробництва та праці для бюджетників приймаються «зверху», організацією вищого рівня.

КРОК 2. Видайте загальний наказ (розпорядження) про скорочення чисельності або штату. У ньому вкажіть причини (підстави) скорочення штату або зменшення чисельності працюючих, конкретні посади й роботи, що підлягають скороченню, а також дату, з якою провадитиметься скорочення штату (чисельності) на підприємстві, в організації, установі (див. рис. 1 на с. 25).

Цей наказ бажано видати в такий строк, аби у вас в запасі був час для попередження працівників про майбутнє звільнення, запропонувати їм іншу роботу, визначити осіб, що мають переважне право на залишення на роботі.

КРОК 3. Складіть і затвердіть новий штатний розпис, до якого вже не ввійдуть посади, що підлягають скороченню, або внесіть зміни до діючого штатного розпису.

На практиці виникає запитання: на якій підставі виплачувати заробітну плату тим працівникам, посади яких уже виключені зі штатного розпису, але які ще два місяці працюють після попередження роботодавця про звільнення? У таких випадках заробітну плату виплачують на підставі положень чинного трудового договору, дію якого не припинено, тобто трудовий договір продовжується (роз’яснення Мін’юсту від 25.01.2011 р.).

КРОК 4. Складіть список працівників, яких плануєте звільнити у зв’язку зі скороченням чисельності (штату).

КРОК 5. Видайте наказ (розпорядження) про попередження конкретних осіб щодо звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП не пізніш як за 2 місяці до звільнення. Персонально ознайомте працівників, які підлягають звільненню на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП, під підпис не пізніш як за 2 місяці до звільнення (ч. 1 ст. 49² КЗпП) (див. рис. 2 на с. 26).

Альтернативою такому наказу може бути персональне повідомлення працівника про майбутнє звільнення.

А що ж робити, якщо працівник відмовляється підписувати наказ (або повідомлення) про попере­дження щодо подальшого звільнення? У такому випадку складіть акт про відмову від підпису. Акт складають у довільній формі. Його підписують декілька свідків.

Майте на увазі: до закінчення двомісячного строку звільнення працівників з ініціативи роботодавця без їх згоди не допускається. Але працівника може бути звільнено до закінчення такого строку за наявності його письмового прохання про скорочення строку попередження щодо майбутнього звільнення. Таким чином, на прохання працівника його можна звільнити до закінчення двомісячного строку на підставі, зазначеній у попередженні про звільнення, — п. 1 ст. 40 КЗпП. У такому випадку за працівником зберігається право на отримання вихідної допомоги (див. лист Мінсоцполітики від 15.02.2012 р. № 18/06/186-12 // «ОП», 2012, № 8, с. 5).

Рис. 1

Окрім цього, протягом двомісячного строку працівника можуть звільнити за іншими підставами:

— власне бажання працівника (ст. 38 КЗпП);

— переведення на інше підприємство (п. 5 ст. 36 КЗпП);

— угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП).

Проте слід ураховувати, що при звільненні з перелічених інших підстав працівник не має права на вихідну допомогу.

КРОК 6. Запропонуйте працівникам переведення на іншу роботу. Пам’ятайте: звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП допускається тільки у випадку, якщо працівника неможливо за його згодою перевести на іншу роботу (ч. 2 ст. 40 КЗпП). У разі появи вакансій їх пропонують працівнику протягом усього двомісячного строку попередження.

Якщо працівник згоден на переведення, то видайте наказ (розпорядження) про переведення його на таку посаду, а також унесіть відповідний запис до трудової книжки. Такого працівника ви не звільняєте.

Якщо працівник не згоден працювати на іншій посаді, звільняйте його в належний строк на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Відмова від запропонованої роботи оформляється письмово (див. рис. 3 на с. 27).

КРОК 7. Повідомте службу зайнятості. У випадку масового вивільнення працівників* у зв’язку зі скороченням чисельності (штату) не пізніш як за два місяці до дати вивільнення ви повинні подати до органів служби зайнятості форму звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці», затверджену наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 317.

* Масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (за винятком випадку ліквідації юридичної особи) є однократне або протягом:

1) одного місяця вивільнення 10 і більше працівників на підприємстві з чисельністю від 20 до 100 працівників або вивільнення 10 і більше відсотків працівників на підприємстві з чисельністю від 101 до 300 працівників;

2) трьох місяців вивільнення 20 і більше відсотків працівників на підприємстві, в організації, установі незалежно від чисельності працівників (ст. 48 Закону № 5067).

КРОК 8. Отримайте згоду профкому на звільнення працівників. Цей крок стосується насамперед тих працівників, які є членами профспілки. Так, згідно зі ст. 43 КЗпП розірвати трудовий договір на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП можна тільки за попередньою згодою профспілки. При цьому з моменту отримання такої згоди до дня звільнення має пройти не більше місяця (ст. 43 КЗпП). Також майте на увазі, що профспілка повинна розглянути звернення роботодавця у 15-денний строк і повідомити його щодо прийнятого рішення у 3-денний строк. Тому рекомендуємо роботодавцям подавати профспілці письмове подання про розірвання трудового договору з працівником з таким розрахунком, щоб після отримання згоди профспілки і до дня звільнення працівника минуло не більше місяця.

Профспілка розглядає подання про звільнення у присутності працівника, на якого воно складене. Працівник може не бути й присутнім особисто на засіданні профспілки, якщо є його письмова заява про це або якщо працівника представляє інша особа (наприклад, адвокат).

Рис. 2

Письмовий запит на звільнення працівників до профспілки може мати вигляд, як на рис. 4 на с. 28.

Роботодавець має право звільнити працівника без згоди профспілки в таких випадках:

— якщо профспілка пропустила зазначені строки (вважають, що згоду на звільнення отримано) (ст. 43 КЗпП і ст. 39 Закону № 1045);

— якщо профспілка відмовила у звільненні безпідставно (ст. 43 КЗпП і ст. 39 Закону № 1045);

— якщо працівник не є членом профспілки (абзац п’ятий ч. 1 ст. 43¹ КЗпП);

— якщо на підприємстві, в установі, організації немає профспілки (абзац шостий ч. 1 ст. 43¹ КЗпП).

Зверніть увагу: якщо роботодавець звільнив працівників — членів профспілки без звернення до профкому (до профспілкового представника), то при розгляді трудового спору щодо правомірності звільнення суд припинить провадження у справі та запитає згоду виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника). І тільки після її отримання або відмови в наданні дозволу на звільнення працівників розгляне спір по суті. При цьому відсутність згоди профспілкового органу не спричинює поновлення працівника на роботі, а от наявність відмови у звільненні є достатньою підставою для цього (див. п. 15 постанови № 9).

КРОК 9. Видайте наказ (розпорядження) про звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Його можна видати як за типовою формою № П-4, так і в довільній формі (див. рис. 5 на с. 28).

Ще раз підкреслимо: для працівників — членів профспілки такий наказ (розпорядження) має бути видано не пізніше місяця від дня отримання згоди профкому на звільнення з роботи конкретного працівника.

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

На підставі цього наказу внесіть запис до трудової книжки працівника. При цьому в графі 3 здійснюється запис такого змісту: «Звільнений у зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

КРОК 10. Здійсніть остаточний розрахунок. В останній день роботи працівнику, який звільняється, виплатіть усі належні йому від підприємства суми, видайте належним чином оформлену трудову книжку та копію наказу про припинення трудового договору (ст. 47 КЗпП).

Нагадаємо: до остаточного розрахунку з працівником увійдуть не лише зарплата, нарахована за відпрацьовані дні поточного місяця (місяць звільнення), і компенсація за невикористані дні щорічної основної та додаткової відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, а й вихідна допомога. Виплату вихідної допомоги передбачено ст. 44 КЗпП, її розмір становить не менше середньомісячної зарплати працівника*. Законодавством або колективним договором може бути передбачено виплату вихідної допомоги і в більшому розмірі. Наприклад, у випадку звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП працівників, котрі віднесені до 1-ї та 2-ї категорії осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи або є учасниками ліквідації наслідків аварій на ЧАЕС та віднесені до 3-ї категорії, виплачується (окрім вихідної допомоги в розмірі не менше середньомісячної зарплати) грошова допомога в розмірі трикратної середньомісячної зарплати.

* Про порядок надання вихідної допомоги при звільненні, її розрахунок, оподаткування та відображення в обліку і звітності див. в «ОП», 2013, № 13, с. 7.

Нагадаємо, що роботодавець має письмово повідомити працівника про нараховані йому суми до виплати і виплатити їх у день звільнення (ст. 116 КЗпП). Якщо ви невчасно розрахуєтеся з працівником, то за весь час затримки зобов’язані нарахувати й виплатити середню зарплату (ст. 117 КЗпП).

Упевнені, що тепер процедура скорочення чисельності або штату працівників не викличе у вас зайвих труднощів та проблем!

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон № 1045 — Закон України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» від 15.09.99 р. № 1045-XIV.

Закон № 3551 — Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII.

Закон № 796 — Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII.

Закон № 203 — Закон України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від 24.03.98 р. № 203/98-ВР.

Закон № 3721 — Закон України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16.12.93 р. № 3721-XII.

Закон № 2195 — Закон України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV.

Закон № 5067 — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.

Постанова № 9 — постанова Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9.