Організаційний клопіт
Спершу зазначимо, що такого звільнення не потрібно боятися: порушення трудового законодавства в цьому немає. Пояснимо, чому.
КЗпП забороняє звільнення вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (шести років за наявності медвисновку), одиноких матерів за наявності дітей віком до 14 років або дитини-інваліда, з ініціативи власника (ч. 3 ст. 184). Виняток — випадки повної ліквідації підприємства, коли допускається звільнення цих категорій працівників з обов’язковим їх працевлаштуванням.
А ось звільнити за власним бажанням або за угодою сторін жінок, які належать до зазначених вище категорій, у тому числі й вашу працівницю, можна. Підтвердження цьому знаходимо в листі Мінпраці від 23.01.2007 р. № 13/13/116-07.
Нюанс: за власним бажанням звільнити працівницю, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, потрібно у строк, про який вона просить (тобто без двотижневого відробітку). Догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцяти років вважається поважною причиною, згідно з якою трудовий договір необхідно розірвати у зручний для працівника строк (ч. 1 ст. 38 КЗпП). У трудовій книжці працівниці роблять запис із зазначенням поважної причини: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з доглядом за дитиною до досягненням нею чотирнадцяти років, ст. 38 КЗпП України».
Якщо ж працівниця звільняється за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП), то роботодавець і працівниця, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, має право домовитися про припинення трудового договору у строк, що влаштовує обидві сторони. Однобічне скорочення цього строку як працівником, так і роботодавцем не допускається.
До копійки розрахуйся!
При звільненні необхідно здійснити остаточний розрахунок з працівницею, тобто виплатити всі суми, належні їй. Ураховуючи, що працівниця не працювала, вона може розраховувати тільки на компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки і додаткової відпустки «на дітей»* і то не завжди.
* Право на додаткову відпустку «на дітей» мають жінка, яка працює і має двох чи більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда або усиновила дитину; одинока мати, батько, який виховує дитину без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі, а також особа, яка взяла дитину під опіку (ст. 19 Закону про відпустки). З 2010 року тривалість такої відпустки становить 10 календарних днів. Про тривалість такої відпустки до 2010 року можете дізнатися з довідкової інформації («ОП», 2014, № 21, с. 32). Корисно прочитати на цю тему статтю «Соціальна додаткова відпустка працівникам, які мають дітей» ( «ОП», 2013, № 10, с. 19).
Наприклад, до виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця могла використовувати належну їй щорічну основну (та додаткову) відпустку, а також відпустку «на дітей» (за наявності права на неї). У цьому випадку жодних розрахунків з нею здійснювати не потрібно.
Якщо ж працівниця з будь-яких причин не скористалася своїм правом на щорічну відпустку за попередні роки роботи, роботодавець зобов’язаний виплатити їй грошову компенсацію за всі невикористані дні відпустки** (ст. 24 Закону про відпустки).
**Детальніше про розрахунок кількості днів невикористаної відпустки, що підлягають компенсації при звільненні, читайте в «ОП», 2013, № 16, с. 21.
Законодавством не передбачено строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки і відповідно право на виплату компенсації за невикористані дні щорічних відпусток.
Урахуйте: період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не включається до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Якщо у працівниці є підстави претендувати на додаткову відпустку «на дітей», отримати компенсацію за невикористані дні такої відпустки вона зможе тільки за роки, коли працювала. Тобто в ситуації, коли така відпустка була «накопичена» до виходу у відпустку для догляду за дитиною, роботодавець зобов’язаний її компенсувати. Працівниця не має права на додаткову відпустку «на дітей» (відповідно, і на компенсацію) за ті роки, протягом яких вона повністю перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років і фактично не працювала (лист Мінсоцполітики від 20.10.2011 р. № 307/13/133-11 // «ОП», 2011, № 24, с. 3).
Розрахунок компенсації за невикористані відпустки здійснюється відповідно до Порядку № 100. Цей процес аналогічний розрахунку відпускних*.
* Інформацію про розрахунок відпускних у прикладах ви знайдете в «ОП», 2009, № 8, с. 17; 2010, № 10, с. 11; 2012, № 7, с. 17, і № 9, с. 19.
Компенсація за невикористані дні відпусток уключається до складу додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5. Тому в місяці нарахування компенсації (тобто в місяці звільнення) роботодавець повинен нарахувати на таку виплату ЄСВ та утримати з неї ПДФО, ЄСВ і військовий збір (ВЗ) (як зі звичайної зарплати).
Зверніть увагу: якщо працівниця користувалася правом на ПСП, у місяці звільнення її можна застосовувати за умови, що сума компенсації не виявиться більше граничного розміру доходу (у 2014 році — 1710 грн. або 1710 грн. х кількість дітей віком до 18 років, якщо є право на підвищену ПСП і батько дітей не користується правом на збільшення граничного розміру доходу). Деталі — у статті «Кодекс проявив турботу — отримай до зарплати пільгу, або Правила застосування ПСП на дітей» (див. «ОП», 2014, № 3, с. 20).
Звітність: заповнюємо правильно — спимо спокійно
При заповненні Податкового розрахунку за формою № 1ДФ потрібно враховувати, що дані про звільнену працівницю відображаються в ньому тільки в тому випадку, якщо у звітному кварталі їй нараховувався дохід.
Якщо ви нараховували працівниці компенсацію за невикористану відпустку, то в Податковому розрахунку відображаєте її з ознакою доходу «101». У графі 7 зазначте дату звільнення. Якщо застосовували ПСП, не забудьте заповнити графу 8, зазначивши потрібну ознаку ПСП.
Увага! Як стало відомо, інформацію з ВЗ пропонується уключити до складу Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Проект оновленої форми розміщено на сайті ДФСУ (http://sfs.gov.ua) і вже направлено до Мінфіну. Форма трохи зміниться, зокрема, до неї додадуть окремий розділ ІІ «Оподаткування процентів та військовий збір». Військовий збір у новій формі № 1ДФ відображатимемо загальною сумою. Згідно з консультаціями податківців до набуття чинності новою формою звітувати потрібно за старою (без згадки про суми ВЗ). Проте після того, як форму офіційно відновлять, доведеться подати «уточненку». Штрафи за подання уточнюючого розрахунку в цьому випадку обіцяють не застосовувати.
Якщо звільненій працівниці дохід не нараховували та не виплачували, у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ інформацію за нею не відображаємо, у тому числі й графу 7 «Дата звільнення з роботи» не заповнюємо (див. консультацію в категорії 103.25 «ЗІР» ДФСУ).
Тепер про заповнення Звіту з ЄСВ за формою № Д4**. На звільнену працівницю слід заповнити рядок у таблиці 5. При цьому у графі 7 зазначаємо категорію — 1 або 2 залежно від наявності або відсутності трудової книжки, у графі 11 — день звільнення працівниці, а в графі 13 — підставу («звільнюючу» норму КЗпП).
** Детально про заповнення Звіту за формою № Д4 читайте в «ОП», 2013, № 3, с. 13, № 5, с. 14, № 11, с. 25, № 17, с. 29, № 19, с. 22, № 23, с. 24.
Якщо при проведенні остаточного розрахунку з працівницею їй було нараховано будь-які виплати (наприклад, компенсація за невикористані дні відпусток), то дані про нараховані суми та утриманий з них ЄСВ необхідно відобразити в таблиці 6 Звіту за формою № Д4.
Важливо! У графі 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця» таблиці 6 потрібно зазначити дні перебування працівниці у трудових відносинах із страхувальником у звітному місяці (тобто з початку місяця по день звільнення).
Ситуація «у картинках»
Щоб закріпити отримані знання, розглянемо умовний приклад.
Приклад. У жовтні працівниця, яка з 22.04.2012 р. перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років, подала заяву з проханням звільнити її за власним бажанням 21.11.2014 р. За дні невикористаної відпустки їй нараховано компенсацію в сумі 1831,50 грн. (ЄСВ у частині утримань становить 65,93 грн., ПДФО — 264,84 грн., ВЗ — 27,47 грн.).
Як відобразити виплату у звітності, покажемо на рис. 1 — 3.
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||||
| <…> | ||||||||||||||||
| 3 | 2888888888 | 1831 | 50 | 1831 | 50 | 264 | 84 | 264 | 84 | 101 | — | 21 | 11 | 2014 | — | — |
| <…> | ||||||||||||||||
Рис. 1. Фрагмент форми № 1ДФ за 4 квартал 2014 року
Не забудьте, що після оновлення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, у ньому потрібно відображати суму утриманого з компенсації ВЗ у складі загальної суми утриманого ВЗ.
Рис. 2. Фрагмент таблиці 5 Звіту з ЄСВ за формою № Д4 за листопад 2014 року
Рис. 3. Фрагмент таблиці 6 Звіту з ЄСВ за формою № Д4 за листопад 2014 року
Тепер ви знаєте про всі нюанси, приховані у вашій ситуації. І з легкістю знайдете з неї вихід.
Використані документи
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.
