При звільненні працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, за винятком випадків, перелічених у ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Утримуючи з працівника надміру виплачені відпускні, роботодавець зменшує фонд оплати праці того місяця, в якому він фактично здійснює таке утримання. Попередні періоди при цьому не коригуються.
Якщо сума остаточного розрахунку (зарплата й інші нарахування) в місяці звільнення менша, ніж належні до утримання відпускні, то працівник має погасити заборгованість, що виникла перед роботодавцем (чисту суму «незароблених» відпускних). Зробити це можна шляхом унесення коштів до каси підприємства або на поточний рахунок.
ПДФО, утриманий із відпускних у попередніх періодах (коли нараховувалися відпускні), коригувати не потрібно. Він зменшує суму ПДФО, нарахованого в місяці звільнення.
У випадку припинення трудового договору, укладеного з працівником, роботодавець зобов’язаний провести перерахунок сум доходів, нарахованих працівникові, а також утриманого з них ПДФО (п.п. 169.4.2 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI, далі — ПКУ). Перерахунок при звільненні здійснюється під час проведення остаточного розрахунку з працівником, який звільняється.
Результатом проведення перерахунку ПДФО може бути:
— недоплата податку (тобто розрахункова сума податку за період, що перевіряється, перевищила фактично утриману суму податку за цей самий період). У цьому випадку суму недоплати з ПДФО роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника, який звільняється, за відповідний місяць після його оподаткування. У разі проведення перерахунку при звільненні таким місяцем буде місяць припинення трудових відносин із працівником.
Якщо ж сума недоплати перевищує суму оподатковуваного доходу, що виплачується працівникові при звільненні, то непогашену частину такої недоплати включають до складу податкового зобов’язання працівника за результатами звітного податкового року. Її працівник сплачує до бюджету самостійно за результатами декларування (п.п. 169.4.4 ПКУ);
— переплата податку (розрахункова сума ПДФО, отримана при проведенні перерахунку, менше фактично утриманої суми податку за період, що перевіряється). У такій ситуації роботодавцеві на суму переплати потрібно зменшити суму нарахованого податкового зобов’язання платника податків за відповідний місяць (у нашому випадку — за місяць, в якому здійснювався остаточний розрахунок із працівником).
У разі перевищення суми переплати, що виникла за результатами остаточного розрахунку з працівником, над його сумою податкового зобов’язання ПКУ не передбачає повернення суми такого перевищення. Виняток — випадки, коли переплата виникла в результаті помилки, допущеної податковим агентом при нарахуванні (утриманні) ПДФО за будь-який період (місяць) звітного року.
У такому випадку на суму переплати зменшується сума перерахування ПДФО в цілому по підприємству при виникненні зобов’язання зі сплати ПДФО в наступному місяці.
