Прийшов, побачив та пішов: оплачуємо роботу у відрядженні

Умови оплати праці працівників у відрядженні зазвичай прописують у трудовому або колективному договорі. Водночас розмір такої оплати не може бути нижче середнього заробітку працівника. Це закріплено на законодавчому рівні (див. ст. 121 КЗпП).

Як оплатити дні роботи у відрядженні, ми показали на схемі (див. рис. 1).

Рис. 1. Оплата праці за період перебування працівника у відрядженні

Як бачите, правильність оплати днів відрядження безпосередньо залежить від правильного розрахунку двох показників: середньоденної зарплати та денного заробітку працівника (див. схему). Як їх розрахувати, щоб «не порадувати» помилками перевіряючих? Читаємо далі ☺.

Денний заробіток. Денний заробіток розраховуємо в місяці, в якому працівник перебував у відрядженні, виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Це має значення, якщо в місяці перебування у відрядженні робочі дні працівником відпрацьовано не повністю (наприклад, працівник частину місяця перебував у відпустці або на лікарняному).

При розрахунку денного заробітку враховуємо всі складові заробітної плати, які працівник отримає в цьому місяці: оклад, доплати, надбавки, премії, суми індексації тощо (див. лист Мінсоцполітики від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14 на с. 5 цього номера, далі — лист № 1126).

Для розрахунку денного заробітку можна використовувати алгоритм, наведений на рис. 2.

Рис. 2. Алгоритм розрахунку денного заробітку в місяці перебування у відрядженні

Середньоденна зарплата. Розрахунок середньоденної заробітної плати виконуємо відповідно до Порядку № 100. Для цього можна застосувати алгоритм, наведений на рис. 3 на с. 20.

Рис. 3. Алгоритм розрахунку середньоденної зарплати

Як правило, розрахунок денного заробітку не викликає запитань у бухгалтерів, чого не скажеш про розрахунок середньоденної зарплати. Розібратися з механізмом визначення середньоденної зарплати для оплати періоду відрядження — наша з вами мета.

Розрахунок середньоденної зарплати для оплати праці працівника у відрядженні виконуємо виходячи з виплат, нарахованих йому за останні два календарні місяці роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю від’їзду у відрядження (абзац третій п. 2 Порядку № 100). При цьому час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключаємо з розрахункового періоду.

Приклад 1. Працівник працює в установі з 2010 року. Із 8 по 10 вересня 2014 року він перебував у відрядженні. Розрахунковий період: липень — серпень 2014 року. Місяці, що ввійшли до розрахункового періоду, відпрацьовано повністю.

Розрахунок середньої зарплати здійснюємо виходячи з виплат за липень та серпень 2014 року.

Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що з 1 по 24 липня 2014 року працівник перебував у щорічній відпустці.

Розрахунок середньої зарплати виконуємо виходячи з виплат за відпрацьовані дні липня та серпня 2014 року, тобто за період з 25 по 31 липня та з 1 по 31 серпня 2014 року.

А як бути, якщо впродовж останніх двох місяців працівник не працював (наприклад, хворів чи був у відпустці)? У цьому випадку середню зарплату обчислюємо виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж і протягом цих місяців працівник не відпрацював жодного робочого дня не зі своєї вини, розрахунок середньої заробітної плати здійснюємо виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Приклад 3. Працівницю, яка до 8 вересня 2014 року перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років, було направлено у відрядження з 15 по 17 вересня 2014 року.

Розрахунок середньої зарплати здійснюємо виходячи з установленої їй у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Приклад 4. Працівника було прийнято на роботу 18 серпня 2014 року. З 9 по 10 вересня він перебував у відрядженні.

Розрахунок середньої зарплати здійснюємо виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, тобто з виплат за період із 18 серпня по 8 вересня 2014 року включно.

Перелік виплат, які можна включати до розрахунку середньоденної заробітної плати,наведено в п. 3 Порядку № 100. Не беруть участі в розрахунку середньої заробітної плати виплати:

— перелічені в п. 4 Порядку № 100;

— нараховані за час, протягом якого зберігався середній заробіток працівника (за час виконання державних та громадських обов’язків, щорічної та додаткової відпустки, відрядження тощо) (абзац другий п. 4 Порядку № 100);

— нараховані у зв’язку з тимчасовою непраце­здатністю (абзац другий п. 4 Порядку № 100).

Приклад 5. Працівник перебував у відрядженні у вересні 2014 року. У розрахунковому періоді (липень і серпень 2014 року) йому були нараховані заробітна плата за фактично відпрацьовані дні в сумі 5000 грн. та відпускні за дні щорічної відпустки, що припадають на серпень 2014 року, — 1500 грн., а також лікарняні за дні непрацездатності в липні 2014 року.

У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь лише сума заробітної плати (5000 грн.). Відпускні та лікарняні з розрахунку виключаємо.

Виняток становлять виплати, нараховані в розрахунковому періоді (див. абзаци перший та другий п. 3 Порядку № 100):

— квартальні премії, а також премії, нараховані за триваліший проміжок часу. Їх уключають до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді (див. «ОП», 2014, № 9, с. 10);

— одноразова винагорода за підсумками роботи за рік та за вислугу років, нарахована в поточному році за попередній календарний рік*. Її суму розподіляють, додаючи до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди;

— премії (місячні, квартальні тощо), винагороди та інші заохочувальні виплати, якщо кількість робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю. У цьому випадку такі виплати враховують пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді. Однак якщо місячні премії виплачують місяць у місяць і вони вже розраховані пропорційно відпрацьованому часу, то їх суми включають до заробітку у фактично нарахованому розмірі (див. «ОП», 2012, № 15, с. 19).

Приклад 6. Працівник був у відрядженні з 1 по 2 вересня 2014 року. Розрахунковий період: липень — серпень 2014 року. Місяці, що ввійшли до розрахункового періоду, відпрацьовано працівником повністю. У липні 2014 року йому було нараховано квартальну премію в розмірі 900 грн.

Оскільки працівник відпрацював усі робочі дні за графіком роботи установи, то при розрахунку середньої заробітної плати квартальну премію враховуємо шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/3 її суми. Отже, до заробітку за липень додаємо 300 грн. (900 грн. х х 1/3), до заробітку за серпень — також 300 грн.

Приклад 7. Використовуючи умови прикладу 6, припустимо, що працівник з 11 по 19 серпня 2014 року перебував на лікарняному. Липень було відпрацьовано працівником повністю. Загальна кількість робочих днів за розрахунковий період за нормою становить 43. Фактично в розрахунковому періоді працівник відпрацював 36 робочих днів. У липні 2014 року йому було нараховано квартальну премію в розмірі 600 грн.

Розподілимо квартальну премію за місяцями розрахункового періоду:

600 грн. : 3 міс. = 200 грн.

Робочі дні в розрахунковому періоді були відпрацьовані працівником не повністю. Тому розподілені суми квартальної премії мають бути включені до розрахунку середньої зарплати пропорційно відпрацьованому в розрахунковому періоді часу.

Таким чином, загальна сума премії, що включається до розрахунку середньої зарплати, становитиме:

(200 + 200) : 43 х 36 = 334,88 (грн.).

Усі інші виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які їх нараховано (див. листи Мінсоцполітики  № 1126 і від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Отже, при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відряджувальних суми донарахованої або відсторнованої зарплати відносимо до тих місяців, за які здійснювалося коригування (у яких було допущено помилку — див. «ОП», 2014, № 9, с. 10).

Приклад 8. Працівник був у відрядженні у вересні 2014 року. Місяці розрахункового періо­ду (липень — серпень) були відпрацьовані ним повністю. У липні йому були нараховані заробітна плата за фактично відпрацьований час (3000 грн.), премія за липень (300 грн.), а також відсторновано надміру нараховану в червні 2014 року премія в сумі 100 грн. У серпні працівникові нарахували заробітну плату в сумі 3000 грн. та премію за серпень у сумі 300 грн.

При розрахунку середньої зарплати не враховуємо суму відсторнованої премії в розмірі 100 грн. Сума виплат, що беруть участь у розрахунку, становить:

3000 х 2 + 300 х 2 = 6600 (грн.).

Також зауважимо, що при обчисленні середнього заробітку в усіх випадках його збереження необхідно виконувати вимоги п. 10 Порядку № 100. Цією нормою встановлено обов’язок здійснювати коригування середньої заробітної плати, якщо в розрахунковому періоді підвищувалися тарифні ставки (оклади). Різні ситуації проведення коригування ви знайдете в «ОП», 2009, № 14, с. 24; 2010, № 12, с. 6; 2012, № 24, с. 18; 2013, № 11, с. 12; 2014, № 10, с. 10.

Середньоденну зарплату (ЗП_дн) для оплати періоду відрядження працівника визначаємо за формулою:

ЗП_дн = ЗП_ф : РД_ф,

де ЗП_ф — сума заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом розрахункового періоду робочі дні;

РД_ф —кількість робочих днів, фактично відпрацьованих у розрахунковому періоді.

Порядок розрахунку денної виплати та середньоденної зарплати для оплати періоду відрядження розглянемо на конкретному прикладі.

Приклад 9. Працівника було прийнято на роботу у 2009 році. З 25 вересня по 17 жовтня 2014 року він перебував у відрядженні.

У цьому випадку ми маємо так зване «перехідне» відрядження (початок — в одному місяці, закінчення — в іншому). У чому його родзинка?

У такій ситуації денний заробіток визначають окремо для кожного місяця, в якому тривало відрядження. А от середньоденну зарплату розраховують один раз виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують місяцю, в якому почалося відрядження. Цей розрахунок буде загальним для всього періоду відрядження.

Наведемо умовні дані, необхідні для розрахунку оплати праці працівника у відрядженні.

Розрахуємо середньоденну заробітну плату працівника:

(5024,24 + 5024,24) : (23 + 20) = 233,69 (грн.).

Розрахуємо денний заробіток у вересні 2014 року. Припустимо, що працівник хворів з 8 по 12 вересня, тобто місяць відпрацював не повністю. Але при розрахунку денного заробітку вас це бентежити не повинно, адже вище ми з’ясували, що денний заробіток розраховують виходячи з пов­ністю відпрацьованого місяця. Таким чином, у розрахунку вересневого денного заробітку візьмуть участь оклад працівника 3500 грн., щомісячна премія (40 % від посадового окладу поточного місяця) в сумі 1400 грн. та сума індексації 143,72 грн. (1218 х 11,8* : 100)

Денний заробіток у вересні 2014 року дорівнює:

(3500 + 1400 + 143,72) : 22 = 229,26 (грн.).

Сума середньоденної зарплати (233,69 грн.) вища за денний заробіток у вересні (229,26 грн.). Отже, дні відрядження у вересні будемо оплачувати за середньоденним заробітком. Сума такої оплати становитиме:

233,69 х 4 = 934,76 (грн.).

Важливо! Для розрахунку вересневого денного заробітку ми використали суму індексації, розраховану за повністю відпрацьований місяць. Оскільки у вересні є робочі дні, оплачені виходячи із середньоденного заробітку (дні хвороби та відрядження), суму індексації, яку буде фактично нараховано (у бухгалтерському обліку), доведеться перерахувати (нарахувати пропорційно відпрацьованому часу). Річ у тім, що всі виплати, які обчислюють виходячи із середньої заробітної плати, у тому числі за час хвороби та відрядження, індексації не підлягають (абзац третій п. 3 Порядку № 1078). Адже при визначенні їх розміру враховувалася сума індексації як складова оплати праці (незалежно від того, чи підлягала індексації заробітна плата відповідно до Порядку № 1078 у розрахунковому періоді). Докладніше див. в «ОП», 2014, № 9, с. 16.

Розрахуємо денний заробіток у жовтні 2014 року. Припустимо, що цей місяць працівник відпрацював повністю. У розрахунку жовтневого денного заробітку візьмуть участь оклад працівника 3500 грн., щомісячна премія (40 % від посадового окладу поточного місяця) в сумі 1400 грн. та сума індексації, розрахована виходячи з повністю відпрацьованого місяця, — 143,72 грн. (1218 х 11,8** : 100).

Денний заробіток у жовтні 2014 року дорівнює:

(3500 + 1400 + 143,72) : 23 = 219,29 (грн.).

Сума середньоденної зарплати (233,69 грн.) вища за денний заробіток у жовтні (219,29 грн.). А тому оплату днів відрядження у жовтні будемо здійснювати виходячи із середньоденної зарплати. Сума такої оплати становитиме:

233,69 х 13 = 3037,97 (грн.).

І знову-таки, не забудьте перерахувати суму індексації за жовтень 2014 року (див. вище).

Як бачите, порядок оплати праці працівника у відрядженні не такий простий, як здається при першому прочитанні ст. 121 КЗпП. Адже, розраховуючи середньоденну зарплату і денний заробіток, слід урахувати багато нюансів. Зробити все правильно вам допоможе ця стаття.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Порядок № 1078 — Порядок проведення індексації грошових доходів населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078.