Бюджетні установи дуже часто проводять різні зарплатні коригування. Пов’язано це, перш за все, з раннім нарахуванням зарплати за місяць. Як правило, строк виплати зарплати за другу половину місяця в них установлений в останній календарний день місяця (30, 31 або 28 (29) числа), і звичайно, нарахування зарплати здійснюється заздалегідь на підставі табеля використання робочого часу. «Закривають» такий табель теж раніше і «табелюють» працівників до кінця місяця як працюючих. А оскільки все передбачити неможливо, то виникають ситуації, коли зарплату нарахували за повний місяць, а працівник наприкінці місяця захворів. У наступному місяці доводиться сторнувати зарплату і нараховувати лікарняні. Буває й навпаки: працівника до кінця місяця «протабелювали» як такого, що хворів, а він в останні дні місяця вийшов на роботу. І тут також виникає необхідність коригувати зарплату.
Для таких випадків існує особливий порядок відображення таких сум в ЄСВ-звіті. Так, п. 9 розд. IV Порядку № 435 (ср. ) передбачено, що донарахована зарплата за минулий період, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, уключається до фонду зарплати того місяця, в якому проводилося таке донарахування. Причому допускається внесення від’ємних значень, якщо в ЄСВ-звіті відображають перерахунок зарплати, пов’язаний з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку у відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах.
А ось як відобразити додаткову базу у зв’язку з проведеним зарплатним коригуванням, розглянемо далі на умовних числових прикладах.
Сторнування зарплати + лікарняні → коригування додаткової бази через КТН «2» і «3»
Приклад 1. У листопаді 2015 року працівнику установи (працює на 0,75 ставки за основним місцем роботи) нарахували зарплату за весь місяць у розмірі 1125 грн. Відповідно ЄСВ нарахували виходячи з МЗП. У грудні він надав ЛН за дні хвороби з 26 по 30 листопада 2015 року. Сума лікарняного становить 300 грн., сума сторнованої зарплати за листопад у зв’язку з перебуванням працівника на лікарняному — 160,71 грн.
У таблиці 6 ЄСВ-звіту за листопад 2015 року на такого працівника було заповнено 2 рядки. У першому зазначили зарплату, нараховану за весь місяць (1125 грн.), утриманий та нарахований ЄСВ на неї (1125 грн. х 3,6 % = 40,5 грн. і 1125 грн. х 36,3 % = = 408,38 грн. відповідно). У другому — додаткову базу нарахування ЄСВ (1378 грн. - 1125 грн. = = 253 грн.) і ЄСВ, нарахований на неї (1378 грн. - - 1125 грн. = 253 грн. х 36,3 % = 91,84 грн.), при цьому у графі 10 зазначили спецкод — КТН «13». Припустимо, що працівник у грудні 2015 року відпрацює всі дні. Тоді цього місяця йому нарахують зарплату за відпрацьовані дні (1125 грн.), лікарняні за листопад (300 грн.) і відсторнують зарплату за листопад (-160,71 грн.). Крім цього, треба відкоригувати листопадову додаткову базу. Для цього нарахований лікарняний і сторновану зарплату треба віднести до раніше нарахованої зарплати листопада і порівняти загальну суму нарахувань з МЗП. У наведеному прикладі загальний нарахований дохід за листопад 1264,29 грн. (1125 + + 300 - 160,71) менше МЗП, тобто остаточна додаткова база дорівнює 113,71 грн. (1378 - 1264,29). Отже, цього місяця треба відкоригувати додаткову базу за листопад у бік зменшення на 139,29 грн. (253 - 113,71). Її відображають з КТН «3»*.
* Таке роз’яснення з наведеним прикладом було в листі від 19.06.2015 р. — Прим. ред.
Важливо! Якщо ви коригуєте раніше відображену базу і ЄСВ, нарахований на неї, або помилково не виконали вимогу про нарахування ЄСВ з «мінімалки», коригування проводите тільки через КТН «2» або «3».У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 ЄСВ, надмірно нарахований на додаткову базу, відображайте в рядку 7.1.2. При цьому в рядку 7.4 зазначте розмір додаткової бази, на яку був надмірно нараховано ЄСВ. У рядку «Зміст помилки» розшифруйте, з яких причин було зменшено нарахований ЄСВ.
Приклад заповнення таблиці 6 покажемо на рис. 1 і 2 нижче.
Рис. 1. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за листопад 2015 року
Рис. 2. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за грудень 2015 року
Чекали лікарняний — додаткової бази немає, принесли лікарняний — додаткова база з’явилася
Приклад 2. Працівниця установи (оклад 1700 грн.) хворіла з 17 по 30 листопада 2015 року. Зарплату за фактично відпрацьовані 11 днів листопада нарахували в сумі 890,48 грн. ЛН надала у грудні 2015 року, сума лікарняних становить 391,30 грн. (оплата лікарняних проводилася в розмірі 50 % середньої зарплати, страховий стаж 2 роки і 5 місяців).
У листопаді ЄСВ нарахували на фактичну зарплату (890,48 грн. х 36,3 % = 323,24 грн.). Оскільки остаточна база справляння ЄСВ на той момент була не відома (працівниця надала ЛН тільки в наступному місяці, і лікарняні були нараховані у грудні 2015 року), вимогу ч. 5 і 6 ст. 8 Закону № 2464 про нарахування ЄСВ виходячи з «мінімалки» за листопад 2015 року не виконували.
У грудні після нарахування оплати за період тимчасової непрацездатності загальний дохід листопада 2015 року виявився нижчим МЗП (890,48 грн. + 391,30 грн. = 1281,78 грн. < 1378 грн.). Нагадаємо, що перехідні виплати (відпускні, лікарняні, декретні) з метою виконання вимоги про нарахування ЄСВ виходячи з МЗП треба відносити до місяців, за які їх нараховано.
Різниця між МЗП і доходом жовтня (додаткова база), на яку треба нарахувати ЄСВ «зверху», становить 96,22 грн. (1378 - 1281,78). І тут виникає запитання: з яким спецкодом (КТН) її відобразити в ЄСВ-звіті, адже ЄСВ нараховуємо на додаткову базу за минулий місяць? Відповідь така — з КТН «13». Річ у тім, що згідно з листом від 19.06.2015 р. тип нарахування «13» використовують для відображення додаткової бази в поточному звітному періоді, у тому числі й за попередні.
І тільки при перерахунку ЄСВ (збільшення або зменшення) на додаткову базу в разі помилково не нарахованого або надмірно нарахованого ЄСВ, КТН «13» не застосовують, коригування відображають у таблиці 6 ЄСВ-звіту через КТН «2» і «3».
Важливо! При нарахуванні ЄСВ на додаткову базу в поточному місяці за минулі періоди в результаті нововиявлених обставин у таблиці 6 відображайте її з КТН «13».Оскільки додаткову базу за минулий період відображаємо з КНТ «13», то вона потрапить до рядків 2.5, 2.5.2 таблиці 1 ЄСВ-звіту, а ЄСВ, нарахований на неї, — до рядків 3.5 і 3.5.2.
Приклад заповнення таблиці 6 за умовами, наведеними у прикладі, покажемо на рис. 3.
Рис. 3. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за грудень 2015 року
Приклад 3. Працівниця установи хворіла з 23 по 27 листопада 2015 року. Проте в листопаді їй нарахували зарплату тільки за 15 відпрацьованих днів (з 1 по 22 листопада) у сумі 1000 грн. Тобто 30 листопада їй не оплатили, оскільки цей день було протабельовано як тимчасову непрацездатність. У грудні 2015 року їй нарахували:
— зарплату за відпрацьовані дні грудня 2015 року в сумі 1400 грн.;
— зарплату за один день листопада в сумі 66,67 грн.;
— лікарняні в сумі 107,50 грн. (оплата лікарняних проводилася в розмірі 50 % середньої зарплати, страховий стаж 2 роки і 5 місяців).
У листопаді 2015 року ЄСВ на додаткову базу не нараховували — остаточна база нарахування ЄСВ ще була не відома, оскільки працівник хворів, а лікарняний нарахували в наступному місяці.
У грудні 2015 року зарплату за грудень відображають у таблиці 6 ЄСВ-звіту звичайних способом.
А ось донараховану зарплату за 1 відпрацьований день листопада покажіть окремим рядком. У ньому, серед іншого, зазначте у графі 11 місяць, за який вона нараховується, — «11.2015», у графах 17 і 18 — суму (66,67 грн.), у графах 20 і 21 — утриманий і нарахований ЄСВ (66,67 грн. х х 3,6 % = 2,40 грн., 66,67 грн. х 36,3 % = 24,20 грн. відповідно).
Суму лікарняних також покажіть окремим рядком. Причому у графі 9 зазначте код застрахованої особи «29», у графі 11 — «11.2015», у графах 17 і 18 — «107,50», у графах 20 і 21 — «2,15» (107,50 грн. х 2 %) і «35,69» (107,50 грн. х 33,2 %).
Тепер про відображення в таблиці 6 ЄСВ-звіту додаткової бази за листопад 2015 року. Щоб визначити її розмір, треба від МЗП відняти загальний нарахований дохід за листопад. Загальний дохід становить 1174,17 грн. (1000 + 66,67 + 107,50). Це менше МЗП, тому розмір листопадової додаткової бази становить 203,83 грн. (1378 - 1174,17).
Оскільки нарахування ЄСВ на додаткову базу здійснюють у грудні 2015 року за минулий місяць, у результаті нововиявлених обставин у таблиці 6 відображайте її з КТН «13» (графа 10). Крім цього, у графі 9 зазначте код застрахованої особи «1», у графі 19 — розмір додаткової бази (203,83 грн.), у графі 11 — нарахований ЄСВ на додаткову базу (203,83 грн. х 36,3 % = 73,99 грн.).
Як буде заповнено таблицю 6, див. на рис. 4 на с. 21.
Рис. 4. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за грудень 2015 року
Неоплачуваний лікарняний як нововиявлена обставина — додаткова база за минулий місяць через КТН «13»
Приклад 4. Працівник установи (оклад 1378 грн.) хворів з 26 по 30 листопада 2015 року. Зарплата за фактично відпрацьовані дні листопада становить 1181,14 грн. ЛН він надав у грудні 2015 року, проте виявилось, що оплаті він не підлягає (тимчасова непрацездатність настала в результаті алкогольного сп’яніння).
У наведеному прикладі ситуація аналогічна прикладам 2 і 3. Тобто в листопаді 2015 року підстав нараховувати ЄСВ виходячи з «мінімалки» не було — база справляння за місяць не відома. Тому тільки після надання ЛН можна визначити остаточний нарахований дохід за листопад. Він не перевищив МЗП, оскільки лікарняний узагалі не оплачували і сума нарахованої зарплати (доходу) залишилася колишньою (1181,14 грн. < 1378 грн.).
Дії бухгалтера будуть такими:
— визначте додаткову базу за листопад: 1378 грн. - 1181,14 грн. = 196,86 грн.;
— відобразіть у Звіті за формою № Д4 за грудень 2015 року листопадову додаткову базу і ЄСВ, нарахований на неї, з КТН «13» (обов’язково зазначте у графі 11 місяць, за який проводиться нарахування ЄСВ на додаткову базу, — «11.2015»);
— у таблиці 1 звіту за формою № Д4 додаткову базу покажіть у рядках 2.5, 2.5.2, ЄСВ, нарахований на неї, — у рядках 3.5 і 3.5.2.
Приклад заповнення таблиці 6 за умовами, наведеними у прикладі, покажемо на рис. 5.
Рис. 5. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за грудень 2015 року
Використані документи та скорочення
Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Порядок № 435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
Лист від 19.06.2015 р. — лист ПФУ «Опис формату Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до фіскальних органів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23.04.2015 р. за № 460/26905» від 19.06.2015 р.
КТН — код типу нарахувань.
ЛН — листок непрацездатності.
МЗП — мінімальна заробітна плата.
