Як управляти часом: 5 секретів

Секрет 1 — Роби те, що хочеш

«Захочеш — знайдеш час, не захочеш — знайдеш причину», — одна з найпопулярніших цитат у соціальних мережах серед жінок. І хоча зазвичай вони її адресують своїм чоловікам, узагалі-то в цієї думки є серйозне ядро для практики управління часом.

Нерідко управління часом сприймають як певне насильство над собою, коли потрібно змусити себе робити щось неприємне, причому тоді, коли не хочеться. Насправді, мало того що такий підхід неефективний, так ще й від його використання недалеко до емоційного вигорання, виснаження та появи інших проблем.

Для того, щоб робити щось добре і швидко, потрібно цього захотіти.

Тобто справжнє управління часом, а значить управління своїми професійними, і не тільки завданнями, полягає не у збиранні в кулак усієї своєї волі. Його сенс у тому, щоб пов’язати робочі завдання з потребами і бажаннями людини, щоб вона розуміла, що виконуючи ту чи іншу дію, вона наближається до того, чого хоче. Звичайно, це питання сенсу.

Ось навіть такий парадоксальний приклад. Мріє працівник про відпустку. І отже, робити на роботі йому мало що хочеться. Втомився дуже, сил немає, дратує все. Завдання на нього навалюються, а він не встигає все зробити та ще й ухиляється. Як же йому бути? Перш за все, потрібно нагадати собі, ну наприклад, що взагалі-то на відпустку потрібні гроші, а гроші дають за роботу. Ще можна припустити, що якщо виконати свої завдання зараз, то повернувшись з відпустки, доведеться вирішувати менше проблем. Ідея зрозуміла? Якщо людина розуміє, для чого вона щось робить, то вона робить це вчасно. Важливо бачити цю маленьку ниточку-зв’язок між тим, що я роблю зараз, і тим, що я хочу отримати в майбутньому.

Це ми про мету меркантильну. А можливо, у вас є давня мрія, ще з дитинства, ну скажімо, книжку написати про кохання. Наближайте себе до неї, розглядайте кожну робочу проблему не як нудне і незрозуміле заняття, а як цікавий сюжет для книги. Приклад того, як подібний склад думок може допомогти, наводить Г. Гессе у повісті «Курортник». Герой, письменник, який спеціально приїхав на курорт, щоб мати можливість попрацювати над новою книгою в тиші, стикається з проблемою — украй галасливим сусідом. Тільки-но письменник намагається зосередитися, як сусід влаштовує вечірку, тільки сяде герой за письмовий стіл, як за стіною розпочинається бійка. Ну, неможливо працювати! Після всіляких мук, сварок із сусідом, які ні до чого не приводили, спроб закрити вуха тощо письменник винайшов неочікуваний спосіб — він вирішив писати книгу про свого галасливого сусіда. І все, що відбувалося, з цієї миті набуло для нього особливого, нового сенсу, він працював багато і продуктивно.

Отже, і тут працює головний принцип — потрібно просто пов’язати свої дії, усе те, що необхідно робити, з тим, що хочеться. Важливо пам’ятати, що кожна ваша дія може і повинна стати маленьким кроком до вашої мети чи мрії.

Секрет 2 — Торкайся руками

У будь-якому історичному музеї можна зустріти табличку: «Руками не торкатися». Але ж сам час застиг у цих експонатах…

Одна з ключових проблем управління часом полягає в тому, що він невідчутний. У нас є органи чуття, щоб обробляти зображення, звуки, відчуття, але спеціального органу сприйняття часу в людини немає. Хоча зустрічаються, звичайно, люди, які можуть точно сказати, скільки пройшло часу, але надзвичайно рідко. Частіше людині важко з’ясувати без годинника, котра зараз година, а ще складніше визначити, скільки ж хвилин/годин вона витратила на виконання того чи іншого завдання.

Але вирішити цю проблему можна.

Перетворіть час на простір.

Як це розуміти? Що за філософський анекдот? Усе дуже просто. Щоб управляти часом, його потрібно зробити спостережуваним: написати план, скласти табличку, намалювати графік. Спеціаліст у сфері тайм-менеджменту Дж. Монгерстерн порівнює безлад у плануванні завдань з безладом у шафі. Уявіть собі цей жах, коли ви не можете знайти свій улюблений светр, бо він виявився не на тій полиці. Ви нервуєте і дратуєтеся, але ж, урешті-решт, мацаєте, оглядаєтеся і знаходите його, а потім наводите лад і розкладаєте все по поличках. Так само можна вчинити і з завданнями, розкласти їх по поличках.

Принцип відчутності, спостережності часу вимагає усвідомлення того, скільки часу вам буде потрібно на виконання того чи іншого завдання. Якщо з цим є складнощі, ви можете скористатися методикою аналізу робочого часу — фіксувати у спеціальній табличці, скільки відняла та чи інша дія.

Приклад таблиці для аналізу робочого часу

Від такої таблиці всього один крок до грамотного планування свого робочого дня. Обов’язково складайте план робочих, і не тільки завдань, і позначайте в ньому, скільки часу плануєте витратити на ту чи іншу дію. Адже план — це теж перетворення часу на простір, фіксація його на папері.

А що робити, якщо у плані записано виконання певного завдання, а у вас зараз абсолютно немає натхнення чи сил для його виконання? Мучити себе, оскільки вже у плані так сказано? Навряд чи це продуктивний підхід. Краще переходьте до наступного завдання, а до цього повернетеся пізніше. Але тут є ще один цікавий момент.

Важливо: навіть якщо ви переходите до іншого завдання, запишіть поряд з попереднім усі свої думки, пов’язані з ним. Щоб вам не доводилося розпочинати з чистого аркуша, коли ви до нього повернетеся.

Узагалі всі свої думки з приводу того, що робите, краще оформляти на папері у вигляді списку основних ідей чи малюнка. Так ви отримуєте можливість організувати свої думки та вирішувати завдання значно швидше.

Пам’ятайте, ви не в музеї, а час вашого життя плине прямо зараз, і вам зовсім не забороняється торкатися його руками, потрібно тільки перетворити його на щось речове.

Секрет 3 — Позбався від хронофагів

Хронофаги — це що за звірі? Насправді по-українськи це буде: «поглиначі часу». Тобто всі ті справи та задачки, які заважають основній діяльності. Давайте обговоримо найчастіші з них і подумаємо, як з ними впоратися.

Один з найнебезпечніших хронофагів — прагнення зробити занадто багато. І швидше! А краще прямо зараз! Ніхто не сумнівається, що така людина — мотивований і старанний працівник, але звалювати на себе все й одразу просто шкідливо. Тому потрібно вміти планувати поетапне виконання завдань, а також відмовлятися від тих завдань, які ви не зможете або не встигнете виконати. Оцінюйте свої можливості тверезо. Краще зробити менше, але добре, ніж більше, але ніяк.

Навчіться казати: «Ні».

З попереднім поглиначем часу пов’язаний іще один — прагнення всім допомогти. Ось співробітник не розібрався у звіті: «Ганно Петрівно, підкажіть…». Ось інший нахомутав щось: «Ой, а можете виправите за мене». Допомагати ближньому варто, звичайно. Але якщо це вам шкодить, то тут краще діяти так само, як і з купою справ — навчіться відкидати другорядне, тобто казати: «Ні».

Ще одна проблема — так званий синдром «відкладання». Його суть легко висловити приказкою: «Завтра, завтра, не сьогодні!». Хто так говорить, ви й самі пам’ятаєте. Насправді, відкладання не завжди означає, що людина саме ледача. Їй може не вистачати інформації, вона може боятися братися за складну роботу, боятися, що не впорається, тощо. У цілому, звичайно, розпочинати щось завжди страшно. Тут важливо нагадати собі, що «не святі горшки ліплять» і що «початок — половина всього».

Від браку інформації, який серйозно краде час, вас врятує звичка заздалегідь дізнаватися найнеобхідніші відомості, а також фіксувати їх письмово. Так, загальній продуктивності праці шкодить відсутність чітких критеріїв виконання завдання, установлених керівником. Співробітнику доводиться гадати, чого ж від нього чекають. Отримавши ці критерії, він може працювати значно швидше.

Нерідко краде час загальний безлад на робочому столі, причому як реальному письмовому, так і віртуальному комп’ютерному. Хочете зекономити час? Заздалегідь розкладіть усе так, щоб вам було зручно, щоб ви точно знали, де що лежить, а найголовніше, щоб ви могли знайти це швидко, не «перериваючи» всі папери.

Сильно крадуть час неефективні наради та планерки. Постарайтеся звести їх до мінімуму і одержати з них максимум продуктивності. Нехай вам допоможе стаття: «Хороша нарада: що і як» (спецвипуск «ОП», 2015, № 18/1, с. 23).

Багатьом людям заважає швидко вирішувати завдання страх звернутися до іншого за допомогою чи порадою. Людина починає робити щось, мучиться, пнеться зі шкіри і в результаті все одно робить довго та ще й неякісно. Звернувшись до колеги, який на цьому собаку з’їв, по допомогу або експертну думку, вона б упоралася значно краще.

Звичайно, крадуть час незаплановані дії: дзвінки по телефону, перегляд електронної пошти, розмови, непередбачені завдання. Так, вони загрожують зруйнувати навіть найкращий, продуманий і вдалий робочий план! Що ж робити? Користуйтеся чудовим принципом «60:40».

Плануйте тільки 60 % свого робочого часу, 40 % залишайте для непередбачених завдань.

При цьому в ці 40 % увійдуть ті самі незаплановані телефонні розмови, зустрічі, обговорення, якісь складні обставини тощо. Ну і слід пам’ятати про те, що вам завжди буде потрібний час на якусь спонтанну активність, і залишаючи цей резерв, ви відчуваєте себе вільнішим.

Дуже часто хронофаги народжуються тому, що людина втомилася і хоче відпочити, але не може собі цього дозволити. Вона береться за одне завдання, але воно не вирішується, переходить до іншого — нічого не виходить, щось читає і нічого не розуміє. Насправді, якщо ви відчули гостру необхідність відпочити, то саме це і потрібно зробити. Виділіть собі, скажімо, 15 хвилин на відпочинок, посидьте із закритими очима, не думайте ні про що. Ось побачите, коли ви повернетеся до своїх завдань, ви діятимете значно ефективніше і швидше. У результаті, відпочити 15 хвилин виявляється корисніше, ніж видушувати з себе сили протягом 2 годин і так і не вирішити жодного завдання.

Секрет 4 — Розставляй пріоритети

«У моєму плані ціла купа справ. За що ж узятися перш за все?». Для того, щоб відповісти на це запитання, потрібно правильно розставити пріоритети. Зробити це допоможе проста техніка, яка називається матриця Ейзенхауера (див. рисунок).

Матриця Ейзенхауера

Отже, у нас є дві основні осі: вісь терміновості і вісь важливості. Завдяки їх перетину утворюються чотири квадранти і відповідно чотири типи справ.

Квадрант (I) — важливі і термінові справи. Це те, що не можна відкласти. Те, що необхідно зробити прямо зараз. Зона авралу, цейтноту і найбільшої активності. Якщо проігнорувати ці дії, то ви зазнаєте збитків, а вашій кар’єрі буде завдано серйозної шкоди, багато ваших цілей виявляться недосягнутими. Наприклад, підготовка звіту, строк подання якого настане завтра, терміновий телефонний дзвінок чи позаплановий похід до лікаря. Зрозуміло і те, як обходитися із справами, які потрапили в цей квадрант, — почніть виконувати їх прямо зараз.

Квадрант (II) — важливі, але не термінові справи. Так, ці справи, нібито поки що можуть почекати, адже вони не термінові, але оскільки вони важливі, значить, ведуть вас до досягнення цілей, задовольняють ваші потреби. А тому ігнорувати такі справи не можна! Потрібно пам’ятати про них, адже рано чи пізно вони перейдуть у квадрант (I), тобто переростуть у розряд «термінових». Прикладом таких справ є поточна робота, планування чогось нового, навчання тощо.

Приділяйте увагу тим справам, які є важливими, але не терміновими.

І тоді ви обійдетеся без гонки! Узагалі вважається, що людина, яка ефективно управляє часом, майже весь час зайнята важливими, але не терміновими справами. Вона просто не дозволяє їм переходити у квадрант (I), вирішуючи їх заздалегідь. Пам’ятайте також про те, що саме справи, які потрапили до розряду «важливих, але не термінових», визначають ваш розвиток і вдосконалення.

Квадрант (III) — справи не важливі, але термінові. Сюди потрапляють усі ті рутинні завдання, які ніяк не наближають вас до досягнення цілей, але при цьому їх необхідно виконати. Це може бути привітання далекого родича з Днем народження, оплата якихось рахунків, підготовка документів… По можливості, справи, що потрапляють у цей квадрант, краще передоручити комусь іншому. Нехай ваш чоловік/дружина привітає далекого родича від усієї сім’ї, рахунки оплатить дитина, а документи підготує секретар. Не потрібно перенавантажувати себе справами з квадранта (III), намагайтеся передати їх комусь.

Навіть якщо передоручити повністю їх не можна, потрапляння завдань у цю зону свідчить про те, що для їх вирішення вам знадобиться стороння допомога. Ви можете звернутися за порадою чи допомогою до людини, для якої такі завдання є важливими і вона на них чудово розуміється.

І нарешті, квадрант (IV) — не важливі і не термінові справи. Обійтися раціонально з ними дуже легко — просто позбудьтеся їх, не робіть. Проблема полягає в тому, що саме цими справами нам і хочеться займатися: почитати анекдоти або астропрогноз, випити чаю, поговорити з подругою. Насправді, ви все це можете собі дозволити, але тільки якщо позначите як відпочинок і виділите собі певний час. Якщо ви зараз працюєте, то займайтеся, будь ласка, справами з першого або другого квадрантів. Справи з четвертого квадранта поки що краще відкласти.

Отже, матриця Ейзенхауера працює дуже просто. Розподіліть усі свої заплановані завдання по чотирьох квадрантах. А потім скористайтеся описаними принципами: завдання з першого квадранта виконуйте прямо зараз, до завдань з другого будьте дуже уважні і враховуйте їх, завдання з третього прагніть передати комусь іншому, справ з четвертого позбавтеся.

Секрет 5 — Уповільнюй час

Сучасна людина живе в режимі постійного цейтноту та авралу, час біжить невблаганно, а ми за ним майже ніколи не встигаємо. Чимало технік і методів управління часом тільки створюють додаткову напругу.

Важливо пам’ятати про те, що перебіг часу залежить від нашого сприйняття. І якщо ми сприймаємо його як стрімкий та кризовий, то переживаємо гострий і серйозний стрес, усе валиться з рук, а виконання навіть найпростішого завдання перетворюється на випробування.

Щоб цього не сталося, потрібно навчитися сповільнюватися. Зупиніться на деякий час. Сядьте розслаблено у кріслі, дихайте спокійно, закрийте очі, подумайте про щось приємне, прислухайтеся до своїх відчуттів і почуттів. Дозвольте собі не квапитися. Тут спрацьовує парадокс — чим менше людина поспішає, тим більше встигає.