Наказ про направлення працівника у відрядження готовий, табель про використання робочого часу заповнений. І ось ці документи з’являються на столі в бухгалтера. А отже, його чекає найвідповідальніша робота, оскільки стосується грошових коштів, — оплатити відрядний період.
Гарантії та компенсації при службових відрядженнях прописано у ст. 121 КЗпП. Там же зазначено й порядок оплати праці за період перебування у відрядженні. Так,
«оплата праці за виконану роботу працівників, які направляються у відрядження, здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати не може бути менше середнього заробітку».
Це означає, що оплата праці за період відрядження здійснюватиметься за одним із показників, що вийде більше: або виходячи з умов трудового договору, або за середньою зарплатою.
Як виконати цю гарантію? Для цього необхідно пройти такі кроки:
Крок 1. Розрахувати денний заробіток.
Крок 2. Визначити середньоденну зарплату.
Крок 3. Порівняти розраховані показники.
Крок 4. Нарахувати оплату праці за період відрядження за найбільшим показником.
Важливо! Якщо в результаті розрахунків сума середньої зарплати, розрахованої згідно з Порядком № 100, більше суми денного заробітку, то робочі дні, протягом яких працівник перебував у відрядженні, оплачують виходячи з середньої зарплати.
Якщо сума денного заробітку більша, ніж сума середньої зарплати, то робочі дні, що припадають на період відрядження, оплачують виходячи з умов трудового договору.
Зверніть увагу: якщо облік робочого часу ведеться в годинах, то для визначення оплати праці за період відрядження розраховують середньогодинну зарплату. У цьому випадку для виконання вимоги ст. 121 КЗпП середньогодинну зарплату порівнюють з годинним заробітком.
Отже, для правильної оплати періоду відрядження необхідно знати 2 показники: денну та середньоденну виплати. Як їх правильно розрахувати, з’ясуємо далі.
Розраховуємо денний заробіток
Денний заробіток, який потрібно порівняти із середньоденним, визначаємо в місяці, в якому працівник перебував у відрядженні. Наприклад, якщо працівник був у відрядженні в жовтні 2016 року, то денний заробіток розраховують за жовтень. Якщо працівник перебував у так званому «перехідному» відрядженні — відрядженні, період якого припадає на два місяці, то денний заробіток розраховується за кожним місяцем перебування у відрядженні окремо*.
* Саме таку консультацію фахівця Мінсоцполітики було представлено в «ОП», 2012, № 3, с. 17. Проте через неоднозначність цього питання, а також ураховуючи мінливу останнім часом думку чиновників працеоплатного відомства, хотілося б мати під рукою офіційне підтвердження того, як оплачувати період «перехідного» відрядження. Тому ми надіслали відповідний письмовий запит, з яким обов’язково ознайомимо вас, тільки-но він з’явиться.
Важливо! Денний заробіток визначають виходячи з повністю відпрацьованого часу.
Особливо це актуально у випадках, коли місяць відпрацьовано не повністю через перебування працівника у відпустці, у разі його хвороби тощо.
До денного заробітку працівника, який потрібно порівняти з середньоденним, уключаються всі елементи зарплати, які працівник отримає згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, які мають постійний характер (щомісячні, квартальні, піврічні, річні), тобто нараховані працівнику елементи зарплати за відпрацьовані ним дні (див. листи Мінсоцполітики від 24.04.2013 р. № 4566/0/14-13/13 // «ОП», 2013, № 18, с. 9; від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14 // «ОП», 2014, № 18, с. 5).
Допомога на оздоровлення, матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань, період, коли за працівником зберігалася зарплата згідно із законодавством, а також одноразові виплати не включаються до денної зарплати для порівняння з середньоденною**.
** Див. також консультацію фахівця Мінсоцполітики в «ОП», 2012, № 21, с. 31.
Алгоритм розрахунку денного заробітку для порівняння його з середньоденним можна представити таким чином:
Середня зарплата: як розрахувати
Документ, що регламентує розрахунок середньої зарплати, у тому числі й за період відрядження, — Порядок № 100.
Розрахунок середньої зарплати для визначення оплати праці за період відрядження здійснюємо з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю, в якому працівника направили у відрядження.
Алгоритм розрахунку можна представити таким чином:
Пройдемося всіма етапами розрахунку середньої зарплати.
Визначаємо розрахунковий період для «відрядної» середньоденної
У загальному випадку середню зарплату розраховують виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю від’їзду у відрядження (абз. 3 п. 2 Порядку № 100). Але з цього правила є винятки (див. таблицю нижче).
Зверніть увагу! Для працівників з відрядною формою оплати праці в разі відсутності даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду його можна замінити іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду (абз. 9 п. 2 Порядку № 100).
| Ситуація | Правила визначення розрахункового періоду |
| Працівник перебуває у трудових відносинах тривалий час | |
| 1. Працівник відпрацював більше 2 календарних місяців | Останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю від’їзду у відрядження (абз. 3 п. 2 Порядку № 100) |
| 2. Протягом останніх 2 календарних місяців перед відрядженням він не працював (наприклад, хворів або був у відпустці) | Якщо протягом останніх 2 календарних місяців, що передують місяцю, в якому працівника направили у відрядження, він не працював — попередні 2 місяці роботи (абз. 4 п. 2 Порядку № 100) |
| 3. Протягом останніх 4 місяців не працював з поважних причин (перебував у простої, хворів або був у відпустці) | Розрахунок здійснюють виходячи з установлених працівнику тарифної ставки, посадового окладу (абз. 4 п. 2 Порядку № 100) |
| Новоприйнятий працівник | |
| 4. Працівник відпрацював менше 2 календарних місяців | Фактично відпрацьований період (абз. 3 п. 2 Порядку № 100)* |
| 5. Працівника направили у відрядження в його перший робочий день | Розрахунок здійснювали виходячи з установлених працівнику тарифної ставки, посадового окладу (абз. 4 п. 2 Порядку № 100) |
* Див. також листи Мінсоцполітики від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14 // «ОП», 2014, № 18, с. 5; від 11.08.2014 р. № 1146/13/84-14 // «ОП», 2014, № 17, с. 10.
Уключаємо дні до розрахунку «середньої відряджувальної»
У розрахунку середньої зарплати з виплат за 2 календарні місяці беруть участь дні, відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді. Тобто не включатимуться до розрахунку дні:
— не відпрацьовані у зв’язку з перебуванням працівника у відпустці (оплачуваній чи неоплачуваній), під час виконання державних і громадських завдань, у відрядженні (якщо воно оплачено за середнім заробітком), у зв’язку з хворобою або «декретною» відпусткою тощо;
— святкові та неробочі, а також вихідні дні, що припадають на розрахунковий період.
Крім того, час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключають із розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).
На цій підставі з розрахункового періоду виключають дні простою не з вини працівника. Зверніть увагу: із загальної кількості днів розрахункового періоду виключаються тільки дні простою з вини підприємства, що оплачуються згідно з нормами ст. 113 КЗпП у розмірі не нижче 2/3 установлених працівнику тарифної ставки (окладу) (див. листи Мінпраці від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07 і від 24.04.2009 р. № 247/13/8409 // «ОП», 2009, № 12, с. 10).
Виплати для середньої «відрядної» зарплати: які та як урахувати
Перелік виплат, що включаються до розрахунку середньоденної заробітної плати, наведено в п. 3 Порядку № 100. Не беруть участі в розрахунку середньої заробітної плати виплати:
— перелічені в п. 4 цього Порядку;
— нараховані за час, протягом якого зберігався середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов’язків, щорічної та додаткової відпусток, відрядження тощо) (абз. 2 п. 4 Порядку № 100);
— нараховані у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, вагітністю та пологами (абз. 2 п. 4 Порядку № 100).
Важливо! Усі виплати включайте до розрахунку середньоденної зарплати в тому розмірі, в якому вони були нараховані.
Виняток становлять премії та одноразова винагорода за підсумками роботи за рік або за вислугу років. На них зупинимося детальніше.
Премії в розрахунку «середньоденної». Квартальні премії, а також премії, нараховані за триваліший проміжок часу, уключають до заробітку в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді (абз. 1 п. 3 Порядку № 100). Тобто до розрахунку включатимуть не всю суму премії, а тільки її частину. Наприклад, якщо у двомісячному розрахунковому періоді нараховано квартальну премію, то її необхідно поділити на 3 (кількість місяців у кварталі) і помножити на 2 (кількість місяців у розрахунковому періоді)*.
* Таке роз’яснення було представлене в листі Мінсоцполітики від 21.09.2012 р. № 991/13/84-12 // «ОП», 2012, № 20, с. 7. Додатково також див. консультацію фахівця цього відомства в «ОП», 2014, № 9, с. 10.
Крім того, слід ураховувати й таку норму Порядку № 100:
«Якщо число робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії (місячні, квартальні тощо), винагороди та інші заохочувальні виплати враховують пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді».
Для того щоб правильно врахувати при розрахунку середньоденної зарплати цю норму, треба знати, як була визначена сума премії. Від цього залежатимуть подальші розрахунки середньої зарплати, а саме в якому розмірі враховуватиметься премія, якщо число робочих днів у розрахунковому періоді було відпрацьовано не повністю. Детальні роз’яснення такого включення були представлені в листах Мінсоцполітики від 21.08.2009 р. № 506/13/84-09, від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12 («ОП», 2012, № 15, с. 3), від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14 («ОП», 2014, № 18, с. 5), а конкретні числові приклади — у роз’ясненні фахівця цього відомства (див. «ОП», 2012, № 15, с. 19).
Так, якщо місячні премії виплачують місяць у місяць і вони вже обчислені пропорційно відпрацьованому часу, то їх суми уключають до заробітку у фактично нарахованому розмірі.
Якщо ж премія виплачується в поточному місяці за попередній або у фіксованому розмірі, а число робочих днів розрахункового періоду відпрацьовано не повністю, то премії при розрахунку середньої заробітної плати за останні два місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.
Нижче в таблиці представимо особливості включення премії до розрахунку середньоденної зарплати, якщо в розрахунковому періоді були відпрацьовані не всі робочі дні.
| Строк нарахування премії | Порядок визначення суми премії | Порядок уключення до розрахунку середньоденної зарплати |
| Премію нараховано в поточному місяці за поточний місяць | Нараховано за фактично відпрацьований час | У повній сумі |
| У фіксованому розмірі | Пропорційно відпрацьованому часу в розрахунковому періоді | |
| Премію нараховано в поточному місяці за попередній місяць | Нараховано за фактично відпрацьований час | Пропорційно відпрацьованому часу в розрахунковому періоді |
| У фіксованому розмірі |
Про те, як включити премію до розрахунку середньоденної зарплати, на числових прикладах розповімо трохи пізніше (див. с. 11 і 12 цього номера).
Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік та за вислугу років. Якщо така винагорода нарахована в поточному році за попередній календарний рік, то її суму розподіляють, додаючи до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди.
Зауважте: якщо одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років була нарахована в поточному році за поточний календарний рік, то вона взагалі не бере участі в розрахунку середньоденної зарплати.
Які ще особливості існують при включенні виплат до розрахунку середньоденної зарплати?
Важливо! Тільки премії включають до зарплати того місяця, на який вони припадають згідно з відомістю із заробітної плати.
Усі інші виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які їх нараховано (див. листи Мінсоцполітики від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14 // «ОП», 2014, № 18, с. 5 і від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11 // «ОП», 2012, № 5, с. 6). Отже, при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відряджувальних суми донарахованої або сторнованої зарплати відносимо до тих місяців, за які проводилося коригування (у яких було допущено помилку, див. «ОП», 2014, № 9, с. 10).
Розраховуємо середньоденну зарплату
Для розрахунку середньоденної (середньогодинної) зарплати (ЗПсер) використовують таку формулу (п. 8 Порядку № 100):
ЗПсер = В : Крд(год),
де В — виплати, що включаються до розрахунку, нараховані в розрахунковому періоді (названі в п. 3 Порядку № 100; не включають до розрахунку виплати, зазначені в п. 4 цього Порядку);
Крд(год) — кількість відпрацьованих робочих днів (годин), що припадають на місяці розрахункового періоду.
Визначаємо суму оплати праці за період відрядження
Оплата праці за період відрядження залежатиме від того, яка зарплата виявилася вищою при порівнянні: денна чи середньоденна.
Середньоденна зарплата вище денної. Щоб оплатити період відрядження виходячи з середньоденної зарплати, потрібно середньоденний заробіток помножити на кількість робочих днів за графіком роботи працівника за час відрядження.
При цьому пам’ятайте, що при обчисленні середнього заробітку у всіх випадках його збереження необхідно дотримуватися вимоги п. 10 Порядку № 100. Цією нормою встановлено обов’язок проводити коригування середньої заробітної плати, якщо в розрахунковому періоді або в періоді, протягом якого за працівником зберігалася середня заробітна плата, були підвищені тарифні ставки (оклади).
Для цього заробіток у місяцях розрахункового періоду потрібно помножити на коефіцієнт коригування. Причому для кожного працівника розраховують свій коефіцієнт коригування. Його знаходять шляхом ділення нового окладу на попередній.
Зверніть увагу: коригування проводиться тільки в разі підвищення окладів згідно з актами законодавства або за рішеннями, передбаченими в колдоговорах. Якщо посадовий оклад працівника було підвищено індивідуально, наприклад, у результаті присвоєння вищого розряду, переведення на іншу високооплачувану роботу (посаду), коригування заробітної плати не здійснюється.
Денний заробіток вище середньоденного. У цьому випадку робочі дні за період відрядження оплачують виходячи з умов, визначених у трудовому або колективному договорі. Інакше кажучи, за такі дні працівнику виплачують зарплату, як за звичайні робочі дні (див. листи Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12, від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14, від 06.03.2015 р. № 141/18/99-15).
Теоретичних моментів з оплати періоду відрядження досить багато. Тому в наступній статті (див. с. 10 цього номера) ми розглянемо особливості розрахунку зарплати за час відрядження на умовних числових прикладах.
Використані документи
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
