Отримав відпускні і захворів. Чи захворів, уже перебуваючи у відпустці. Чи не виходячи з відпустки, застряг на лікарняному. Варіанти подій схожі. Документальне оформлення перенесення і продовження відпустки в таких ситуаціях теж мало чим відрізняється одне від одного*. А як йдуть справи з відпускними і лікарняними? Треба сторнувати, нарахувати, перерахувати, показати у звітах… Чи аналогічні ці дії для усіх таких ситуацій? Пропонуємо врахувати усі обставини на прикладах. Акцент зробимо на найпоширеніших ситуаціях-збігах звичайної щорічної відпустки і лікарняного «на себе».
* Про документальне оформлення продовження і перенесення відпустки через хворобу працівника читайте консультацію фахівця Мінсоцполітики у статті «Хвороба перед відпусткою — НЕ привід для скасування наказу «на відпустку» цього номера. — Прим. ред.
Початок первинної і продовженої відпустки — один місяць
Приклад 1. Працівникові надана щорічна основна відпустка: з 16 по 29 липня 2018 року. Є наказ. Але працівник до початку відпустки захворів (лікарняний: з 9 по 17 липня 2018 року). Відпускні виплачені 06.07.2018 р. у розмірі 2800 грн. Лікарняні нараховані в липні у сумі — 1890 грн. Відпустка продовжена на 2 дні (на 30, 31 липня 2018 року) на письмове прохання працівника. Зарплата за липень (10 роб. дн.) — 3000 грн.
Відпустка оформлена. Працівникові у звичайному режимі нараховані і видані відпускні. Причому видані, як належить: з дотриманням правила «не пізніше за три календарні дні».
Заробітна плата за весь час щорічної відпустки виплачується працівникам не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Тобто вимоги ч. 4 ст. 115 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП) і ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) виконані.
Нагадаємо: йдеться про три календарні дні до початку відпустки (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09).
Отже, якщо працівник захворів до виходу у відпустку і наполягає на наданні йому відпустки в раніше обумовлений термін, то відпустку йому треба оплатити в загальному порядку. Те ж стосується оплати лікарняного. Причому усього лікарняного. Дні тимчасової непрацездатності, що «перекреслили» дні відпустки, теж оплачуються, як завжди.
Важливо! У разі захворювання під час відпустки вона подовжується на кількість календарних днів хвороби.
Святковий день, що припав на період хвороби, при продовженні (перенесенні на інший термін) щорічної відпустки не враховуємо.
На «дні, що збіглися», відпустка в нашому випадку подовжується. Плата за них у вигляді відпускних не повертається (не сторнується). У цьому випадку раніше виплачені відпускні вважаються платою за дні продовження відпустки. Крім того, отримані за ці дні відпускні, не перераховуються (за новою «середньою»): день початку продовженої через хворобу відпустки збігся з місяцем її первинного надання.
ЄСВ-звіт. Суми відпускних за дні відпустки, на які припала хвороба, відображаються в таблицях 1 і 6 ЄСВ-звіту за місяць, в якому вони нараховані.
У прикладі лікарняні, відпускні, «перенесені» відпускні за липень нараховані в липні і потраплять у ЄСВ-звіт за липень (рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року. Продовження відпустки через хворобу у рамках одного місяця
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. «Перенесені» відпускні за дні відпустки збіглися з хворобою, у розділи I і II форми № 1ДФ потраплять в згорнутому вигляді в один рядок із зарплатою за три місяці кварталу, відпускними і лікарняними за липень.
Початок первинної і перенесеної відпустки — різні місяці
Приклад 2. Ситуація та ж, що в прикладі 1. Тільки 2 дні щорічної відпустки, що збіглися з хворобою працівника, перенесли на 6 і 7 серпня 2018 року.
У цьому випадку суму відпускних, що припадають на дні перебування працівника на лікарняному, треба сторнувати. Припустимо, роботодавець устигає це зробити до «закриття» місяця — «сторно» проводиться в цьому ж місяці (липні). Враховуючи умови прикладу, його сума складе 400 грн. (200 грн. х 2 дні відпустки).
Окрім цього, в липні будуть нараховані:
1) сума зарплати за липень (3000 грн.);
2) сума лікарняних за липень (1890 грн.);
3) первинна сума відпускних за липень (2800 грн.).
ЄСВ-звіт за липень виглядатиме таким чином (рис. 2).
Рис. 2. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року. «Сторно» відпускних через хворобу у рамках одного місяця
Для оплати періоду перенесеної на серпень відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100. Для її розрахунку береться новий розрахунковий період з урахуванням липневої зарплати, липневих відпускних, сторнованих липневих відпускних і лікарняних. Виплатити працівникові «перераховані» відпускні треба, дотримуючись звичайних умов для виплати усіх відпускних: не пізніше ніж за три календарних дні до початку перенесеної відпустки.
ЄСВ-звіт за серпень буде складений тоді з урахуванням «нової» суми відпускних.
Припустимо, що зарплата працівника за серпень склала 6000 грн., а «нова» сума за 2 дні відпустки — 380 грн.
Заповнимо ЄСВ-звіт за серпень (рис. 3).
Рис. 3. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року. Перенесена відпустка з липня на серпень
Початок первинної і продовженої відпустки — різні місяці
Приклад 3. Працівникові надана щорічна відпустка з 16 по 31 липня 2018 року. Відпускні — 3200 грн.(200 грн. х 16 к. дн.). Відпустка «перервала» лікарняний лист: з 26 липня по 3 серпня 2018 року. За письмовою домовленістю з працівником (заява) відпустка продовжена на 6 днів після закінчення хвороби (на 4 — 9 серпня 2018 року). Зарплата за липень (10 роб. дн.) склала 3000 грн., за серпень (15 роб. дн.) — 4500 грн.; сума лікарняних за липень (26 — 31 липня) — 1140 грн., за серпень (1 — 3 серпня) — 570 грн.
У цьому випадку суму відпускних за 26 — 31 липня 2018 року (дні «накладення» відпустки і лікарняного) треба сторнувати. Роботодавець про хворобу працівника дізнався вже в серпні. Через це «сторно» відпускних до «закриття» липня провести не вийшло. Воно здійснене в серпні після надання працівником лікарняного листа і узгодження про продовження відпустки. Його сума складе 1200 грн. (200 грн. х 6 к. дн.).
Тому в липні «залишаються» тільки:
1) сума зарплати за липень (3000 грн.);
2) первинна сума відпускних за липень (уся! — 3200 грн.).
ЄСВ-звіт за липень виглядатиме таким чином (рис. 4).
Рис. 4. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року
Для оплати періоду відпустки, перенесеної на серпень, необхідно розрахувати нову середню зарплату. ЄСВ-звіт за серпень буде складений тоді з урахуванням «нової» суми відпускних.
Таким чином, у серпневу відомість із зарплати і ЄСВ-звіт одночасно потраплять:
1) зарплата за серпень (4500 грн.);
2) сума лікарняних за липень (1140 грн.);
3) сума лікарняних за серпень (570 грн.);
4) «сторно» відпускних за липень (1200 грн.);
5) відпускні за 6 днів у серпні (розраховані виходячи з «нової» середньої зарплати — 1110 грн.).
Нагадаємо, що відповідно до п. 9 розд. IV Порядку № 435 внесення від’ємних значень сум у таблицю 6 допускається у разі відображення сторнованих сум відпускних. Тому в таблиці 6 ЄСВ-звіту сторнована сума відпускних відображається в окремому рядку із зазначенням:
— у графі 10 коду типу нарахувань «10»;
— у графі 11 — місяця, за який здійснюється «сторно» (липень);
— у графах 17 і 18 — сторнована сума відпускних зі знаком «-»;
— у графі 21 — ЄСВ зі знаком «-».
З урахуванням викладеного складемо ЄСВ-звіт за серпень (рис. 5).
Рис. 5. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року. Відображення сторнованих відпускних за липень і «нових» відпускних за серпень
Висновки:
— Якщо день початку продовженої через хворобу працівника відпустки збігся з місяцем її первинного надання — відпускні, виплачені до початку відпустки, не перераховуються.
— Якщо день початку продовженої (перенесеної) відпустки припадає на наступний (інший) місяць — для оплати періоду продовженої (перенесеної) відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату.
— Сторновані суми відпускних, що припадають на дні перебування працівника на лікарняному, відображають в ЄСВ-звіті в місяці здійснення такого сторнування.
— «Сторно» відпускних і суму відпускних за один і той же місяць, відображені у бухобліку в одному місяці в таблиці 6 ЄСВ-звіту, «згортають» в один рядок.
— Сторновані відпускні за один місяць і «нові» відпускні за інший місяць у таблиці 6 ЄСВ-звіту відображають у різних рядках.
— У розділи I і II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ «перенесені», «продовжені», сторновані відпускні потраплять у згорнутому вигляді в один рядок із зарплатою за три місяці кварталу.
