Ситуація, описана в запитанні, трапляється на практиці. Працівниці нараховують зарплату за повний місяць, а згодом вона надає лікарняний по вагітності та пологах за минулий період. Які дії роботодавця?
Якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування. Це випливає з п.п. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5. Що стосується нарахувань за час відпусток і тимчасової непрацездатності, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, їх суми розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки, лікарняного у відповідному місяці.
Тому в місяці, в якому працівниця надала листок непрацездатності, необхідно провести перерахунок і виключити суму надміру нарахованої заробітної плати з персоніфікованих даних за місяць, в якому вона була нарахована.
Тобто потрібно відсторнувати суму зарплати за січень, а на її місце нарахувати суму допомоги по вагітності та пологах за січень. Разом з цим слід нарахувати декретні за всі останні місяці декретної відпустки. Це треба зробити у поточному місяці — лютому.
При цьому пам’ятайте: сплата єдиного внеску за осіб, які отримують допомогу по вагітності та пологах, здійснюється з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, в якому були здійснені нарахування.
В ЄСВ-звіті сторнування зарплати і нарахування декретної допомоги теж відбуватимуться за лютий. Подивимось, яким чином.
Суми виплат, нараховані за дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відображаються в таблиці 6 у окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначеними у додатку 2 до цього Порядку, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць. На цьому наголошує п. 9 розд. ІV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435).
Тому відображення в таблиці 6 ЄСВ-звіту сум декретної допомоги здійснюється з розбивкою за місяцями, на які припадає декретна відпустка. Тобто суму допомоги вказуємо в стількох рядках, на скільки місяців припадає така відпустка.
Як заповнити окремі графи в рядку з інформацією про допомогу по вагітності та пологах, див. у таблиці.
Порядок заповнення окремих граф таблиці 6 ЄСВ-звіту по рядках з декретною допомогою
| Графа таблиці 6 | Порядок заповнення |
| Графа 9 | Зазначаємо код з додатка 2 до Порядку № 435: «42» — працівниці, які не є особами з інвалідністю; «43» — працівниці з інвалідністю; «44» — працівниці всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема товариств УТОГ та УТОС; «45» — працівниці з інвалідністю в громадських організаціях інвалідів |
| Графа 11 | Зазначаємо місяць, за який нараховано допомогу по вагітності та пологах |
| Графа 15 | У кожному рядку ставиться кількість днів перебування працівниці в трудових відносинах з роботодавцем. Значення цієї графи має збігатися з кількістю календарних днів у місяці, за який заповнюється рядок. За допомогою по вагітності та пологах, нарахованою за минулий місяць (січень), цю графу не заповнюємо — у цьому місяці, крім допомоги по вагітності та пологах, працівниці нарахована зарплата, графу 15 має було заповнено за рядком із зарплатою у ЄСВ-звіті за січень (п. 9 розд. IV Порядку № 435). У рядках, де вказуємо декретну допомогу за поточний (лютий) і майбутні місяці декретної відпустки, у графі 15 ставимо кількість календарних днів, що збігається з кількістю днів у місяці, на який припадає допомога |
| Графа 16 | Проставляємо календарні дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на кожен місяць перебування працівниці в такій відпустці |
| Графа 17 | Зазначаємо суму допомоги за кожен місяць |
| Графа 18 | Зазначаємо суму допомоги, яка відображена у графі 17, з урахуванням застосування максимальної величини |
| Графа 21 | Зазначаємо суму ЄСВ окремо за кожним місяцем нарахування допомоги |
Тепер поговоримо про відображення у таблиці 6 надмірно нарахованої заробітної плати, точніше, відображення її сторнування.
У цьому випадку йдеться не про помилки бухгалтера, а про обставини, що з’ясувалися пізніше та потребують внесення поправок у суму зарплати працівника за січень 2017 року. Тому допускається внесення від’ємних значень у таблицю 6 ЄСВ-звіту.
Згідно з п. 9 розд. ІV Порядку № 435 внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише у разі відображення:
1) сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах;
2) сторнованих сум відпускних, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах.
Отже, в лютому 2018 року бухгалтер повинен відкоригувати заробітну плату за січень 2018 року. Для цього у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2018 року треба сформувати рядок в якому:
— у графі 9 «код КЗО» зазначаємо «1»;
— у графі 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо січень 2018 року;
— у графі 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу (усього з початку звітного місяця)» — суму заробітної плати, яку треба сторнувати, із знаком «мінус»;
— у графі 18 «Сума нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — суму заробітної плати, яку треба сторнувати, із знаком «мінус»;
— у графі 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату / дохід)» — суму єдиного внеску із знаком «мінус».
Йдемо далі. Окрім сум допомоги по вагітності та пологах, у ЄСВ-звіті потрібно відображати інформацію про дату початку (та дату закінчення) відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Цього у нашому випадку не було зроблено. Тож цю інформацію треба відобразити в таблиці 5.
З огляду на те, що в таблиці 5 Звіту за січень інформація про початок відпустки не зазначена, у лютому потрібно подати таблицю 5 ЄСВ-звіту за січень 2018 року з відміткою «додаткова». У таблиці 5 для працівниці заповнюємо рядок, в якому у графі 7 зазначаємо категорію особи «5» («особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»), у графі 11 — перший день декретної відпустки згідно з листком непрацездатності.
Приклад заповнення таблиці 5 ЄСВ-звіту за січень і таблиці 6 ЄСВ-звіту за лютий за умовами, наведеними у запитанні, покажемо на рис. 1 і 2.
Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за січень 2018 року
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за лютий 2018 року
