Розпочнемо з того, що запис про звільнення вносять до трудової книжки в день звільнення (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58, далі — Інструкція № 58). Також слід враховувати: у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи в цій установі, засвідчуються підписом керівника установи або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою установи або відділу кадрів (п. 4.1 Інструкції № 58).
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видати йому трудову книжку із внесеним записом про звільнення. Цього вимагає ст. 47 КЗпП і п. 4.1 Інструкції № 58.
Якщо працівник з якихось причин не отримав трудову книжку в день звільнення (наприклад, був відсутній у день звільнення, не зайшов у кадрову службу за трудовою книжкою), установа повинна потурбуватися про документальне оформлення цього факту.
Річ у тому, що в разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівник має право звернутися до суду. І якщо суд винесе рішення на користь працівника, установа зобов’язана буде виплатити такому працівникові середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 5 ст. 235 КЗпП, абз. 6 п. 4.1 Інструкції № 58). Розрахунок середньої заробітної плати у разі вимушеного прогулу здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, виходячи з виплат за останні два календарні місяці, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата.
Також у разі затримки видачі трудової книжки днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення (день видачі трудової книжки) видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається роботодавцем, який її вніс, недійсним (абз. 7 п. 4.1 Інструкції № 58).
Крім того, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця йому можуть загрожувати фінансові санкції у вигляді штрафу як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 мінзарплати (зараз — 3723 грн.). А також є вірогідність притягнення посадових осіб установи до адміністративної відповідальності за порушення інших вимог трудового законодавства. Міра цієї відповідальності визначена ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х. Це штраф у розмірі (загальний випадок) від 510 до 1700 грн.
Але уникнути негативних наслідків при звільненні працівника, який не отримав трудову книжку, дуже просто. Надішліть такому працівникові в день звільнення рекомендований лист з повідомленням про вручення. У цьому листі повідомте працівника, що йому необхідно отримати трудову книжку в установі. Таку можливість передбачає п. 4.2 Інструкції № 58.
Текст листа може бути таким: «Шановний Олександре Івановичу, просимо Вас з’явитися у відділ кадрів для отримання трудової книжки у будь-який зручний час з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю».
Зверніть увагу: надіслати трудову книжку звільненому працівникові поштою установа має право виключно з письмового дозволу такого працівника (п. 4.2 Інструкції № 58).
Якщо у вас зазначеного дозволу немає, зберігайте трудову книжку, не отриману звільненим працівником, протягом 2 років у відділі кадрів установи окремо від інших трудових книжок працівників. Якщо і протягом цих двох років працівник не виявить бажання отримати свою трудову, передавайте її до архіву установи. Там трудова книжка повинна зберігатися протягом 50 років. Після закінчення зазначеного терміну її можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
