Умовно всі помилки в пенсійній і ЄСВ-звітності роботодавців можна розділити на два види: несумові помилки (коригування персональних даних або їх доповнення) і помилки в сумових показниках (база нарахування ЄСВ, сума ЄСВ).
Мета сьогоднішньої статті — навчитися виправляти помилки, яких припустилися в пенсійній або ЄСВ-звітності при внесенні персональних даних застрахованих осіб.
Перерахуємо реквізити, при заповненні яких страхувальники найчастіше припускаються несумових помилок:
— громадянство особи (реквізит «Громадянин України»);
— код категорії застрахованої особи (реквізит «Код категорії ЗО»);
— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, що мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта) (реквізит «Податковий номер або серія та номер паспорта»);
— П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «Прізвище, ім‘я, по батькові ЗО»);
— кількість календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах (дата початку/закінчення трудових/цивільно-правових відносин), тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати та у зв’язку з вагітністю та пологами;
— код підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «Код підстави для обліку спецстажу») тощо.
Порядок виправлення помилки в персональних даних залежить від періоду, в якому її припустилися.
Річ у тому, що облік застрахованих осіб і персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу) і страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2010 року ведеться згідно з Порядком № 7-6*.
* Затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6.
Питання про надання звіту в органи ПФУ за звітний період з 1 січня 2010 року до 1 січня 2011 року і про виправлення помилок у цих періодах регулює Порядок № 26-1**.
** Затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1.
На сьогодні формування і подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ здійснюються згідно з Порядком № 435***.
*** Затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
Що ж, давайте розглянемо, як діяти бухгалтерові, якщо він виявив помилку, якої припустилися в минулих звітних періодах.
Помилки припустилися у звітних періодах до 2010 року
При виправленні несумової помилки в пенсійній звітності, поданій за звітні періоди до 2010 року, керуємося Порядком № 7-6. Незважаючи на те, що цей документ скасований, його використовують при виправленні помилок, яких припустилися за періоди до 2010 року (див. п. 2 постанови № 25-2*).
* Постанова правління ПФУ від 03.12.2013 р. № 25-2.
Щоб виправити несумову помилку (помилку у П. І. Б. застрахованої особи, реєстраційному номері облікової картки платника податків (ідентифікаційному номері)), роботодавець:
по-перше, подає у відповідний територіальний орган ПФУ заяву в довільній формі з проханням провести перевірку у зв’язку з виявленою помилкою в персональних даних працівника за періоди до 2010 року;
по-друге, за результатами проведеної перевірки заповнює необхідні коригуючі та/або скасовуючі документи (форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» з відповідною відміткою) за виявленими недостовірними даними про застраховану особу.
Врахуйте, що на підставі:
— форми ІНДАНІ з відміткою «коригуюча» в системі персоніфікованого обліку відбувається технологічна заміна заздалегідь накопичених відомостей в обліковій картці особи на актуальні відомості;
— форми ІНДАНІ з відміткою «скасовуюча» недостовірні відомості облікової картки виключаються з переліку актуальних для використання, але залишаються в електронному архіві для збереження історії звітності.
Важливо! Якщо некоректними виявилися такі ключові реквізити первинного звіту, як код страхувальника, звітний рік, номер облікової картки застрахованої особи, код категорії застрахованої особи, код підстави для спеціального стажу, то страхувальник одночасно подає «скасовуючу» (повністю повторює всі раніше відображені відомості щодо застрахованої особи) і «коригуючу» (вказує правильні відомості про застраховану особу) форми ІНДАНІ;
по-третє, заповнені форми ІНДАНІ супроводжує Ярликом-розпискою і подає до відповідного територіального органу ПФУ. До ДПІ нести такий звіт не треба!
Помилки припустилися у звітних місяцях 2010 року
Помилки, яких припустилися в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1, заповнюючи форму звіту, що діяла у 2010 році.
Важливо! Якщо страхувальник припустився помилки у П. І. Б. застрахованої особи, даних про початок або припинення трудових відносин, він діє таким чином:
по-перше, повідомляє в орган ПФУ про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (абзац третій п. 2 постанови № 25-2);
по-друге, за результатами проведеної перевірки формує таблицю 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «коригуюча» за той місяць 2010 року, в якому припустилися помилки, з правильними даними про застраховану особу (у таблицю вносяться усі реквізити, а не тільки відкориговані).
Відзначимо, що на підставі поданої таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «коригуюча» буде проведена технологічна заміна заздалегідь накопичених даних в обліковій картці особи на актуальні дані.
Звертаємо увагу: навіть якщо помилка у П. І. Б. працівника продубльована в інших таблицях (6, 7 або 8) звіту, окремо виправляти їх не треба. Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. застрахованої особи автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях;
по-третє, додає до заповненої таблиці 5 з відміткою «коригуюча» Перелік таблиць звіту і подає в ПФУ.
Тепер розглянемо, як діяти страхувальникові за ситуації, коли припустилися помилки в коді страхувальника, звітному місяці, номері облікової картки застрахованої особи (ідентифікаційному номері), коді підстави для обчислення спецстажу. Щоб виправити таку помилку, страхувальник:
по-перше, інформує орган ПФУ про виявлену помилку і подає заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка;
по-друге, формує відповідну таблицю (5, 6, 7 або 8) додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «скасовуюча» за той звітний період 2010 року, в якому припустилися помилки у вказаних вище реквізитах, повторюючи неправильні реквізити.
На підставі поданих документів з відміткою «скасовуюча» недостовірні дані облікової картки виключаються з переліку діючих для використання, але залишаються в електронному архіві для збереження звітності;
по-третє, формує відповідну таблицю із статусом «початкова» з правильними реквізитами;
При виправленні помилок у персональних даних зміни в сумах нарахованого заробітку або доходу і сумах страхових внесків за звітний місяць не допускаються.
по-четверте, складає і додає до таблиць Перелік таблиць звіту, відмітивши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у звіті за який припустилися помилки.
Готовий скасовуючий звіт роботодавець подає в управління ПФУ.
Тепер залишилося розібратися з помилками в персональних даних, яких припустилися в ЄСВ-звітності.
Помилки припустилися у звітних місяцях починаючи із січня 2011 року
Несумові помилки, яких припустилися в ЄСВ-звітності, виправляємо згідно з Порядком № 435. Виправлення відображаємо в діючій на сьогодні формі № Д4.
Проте при оцінці правильності заповнення звітів з ЄСВ, поданих у період:
— з 01.01.2011 р. по 30.09.2013 р., використовуємо Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2;
— з 01.10.2014 р. по 30.04.2015 р. — Порядок, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454;
— з 01.05.2015 р. по теперішній час — Порядок № 435.
У загальному випадку помилки в персональних даних працівника виправляємо, керуючись пп. 2 і 6 розд. V Порядку № 435, через «скасовуючу» і «початкову» таблиці.
Тобто роботодавець, який виявив помилку в персональних даних застрахованої особи:
по-перше, формує скасовуючий звіт за формою № Д4 за той звітний період, в якому припустилися помилки.
Цей звіт повинен містити (1) Перелік таблиць звіту, (2) відповідну таблицю із статусом «скасовуюча» з помилковими відомостями на застраховану особу і (3) відповідну таблицю із статусом «початкова» з правильними відомостями на цю особу;
по-друге, подає готовий звіт до ДПІ за місцем обліку.
Виняток із цього правила — виправлення помилки у П. І. Б. застрахованої особи. У цьому випадку слід врахувати, що ПФУ бере дані про фізичну особу з останнього поданого звіту. Тому якщо працівник, у П. І. Б. якого припустилися помилки:
— продовжує працювати на підприємстві, то роботодавець в таблиці 6 форми № Д4 у звітному місяці, в якому виявили помилку, показує дані працівника з правильними (новими) П. І. Б.;
— звільнився у зв’язку з виходом на пенсію (у тому числі за інвалідністю), то роботодавець діє так. Формує на цього працівника таблиці 5, 6 і 7 (якщо заповнювали) із статусами «скасовуюча» з помилковими даними і «початкова» з правильними П. І. Б. за останній звітний місяць, в якому були нарахування колишньому працівникові, і Перелік таблиць до них. Інакше у працівника можуть виникнути проблеми з оформленням і розрахунком пенсії. Звіти несіть до ДПІ;
— звільнився з інших причин, наприклад, вирішив змінити місце роботи, то нічого робити не треба. У місяці прийняття на іншу роботу його новий роботодавець заповнить на цього працівника рядки у формі № Д4 з правильними П. І. Б., але з тим же податковим номером. І далі він значитиметься у базі під правильними П. І. Б.
Як бачите, виправити помилки в персональних даних працівників дуже просто. Тому не накопичуйте їх! Адже такі помилки можуть вплинути на правильність обчислення страхового, пенсійного стажу працівників і розмір їх пенсії.
Крім того, виправлена несумова помилка може врятувати посадових осіб роботодавця (фізичну особу — підприємця) від адмінштрафу за ст. 1651 КУпАП. На сьогодні цей штраф складає від 510 до 680 грн.
