Трудова книжка — основний «трудовий» документ

Форма

Форма бланка трудової книжки затверджена постановою КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301. До вас працевлаштується або у вас уже працює особа, що має трудову книжку раніше встановленого (до набрання чинності згаданою постановою) зразка? Майте на увазі, що такі трудові книжки дійсні й обміну не підлягають.

Якщо ж у трудовій книжці заповнені всі сторінки, її доповнюють вкладишем нового формату незалежно від «віку» самої книжки.

Ведуть усі трудові книжки (незалежно від року видачі) за правилами, описаними в Інструкції № 58.

Хто заповнює трудову книжку?

У більшості випадків на підприємствах, в установах, організаціях заповнює трудові книжки і веде їх облік спеціаліст кадрової служби. На невеликих підприємствах цю функцію може виконувати безпосередньо керівник або інша уповноважена ним особа.

Уперше трудову книжку працівникові заводить і заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи.

Печатка в трудовій книжці

Як зазначено в п. 2.12 Інструкції № 58, на титульному аркуші ставлять відбиток печатки підприємства або (за наявності) печатку відділу кадрів. Підкреслимо, що печаткою засвідчують і записи про звільнення, нагородження та заохочення (п. 4.1 Інструкції № 58). А ось при заповненні відомостей про прийняття працівника на роботу і його переведення печатка потрібна не буде.

Зверніть увагу: відповідно до змін законодавства з листопада 2014 року мати печатку не обов’язково. Звільняє суб’єктів господарювання від обов’язку використовувати печатку ст. 58¹ Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV. Ну а оскільки такого обов’язку немає, вважаємо, що записи в трудовій книжці, у тому числі на першій (титульній) сторінці, підприємство (установа, організація) зобов’язане засвідчувати печаткою тільки в тому випадку, якщо вона у нього є. Якщо ж печатки немає, то записи в трудовій книжці засвідчує особа, відповідальна за ведення трудових книжок, тільки своїм підписом. Аналогічну позицію обіймає і Мінсоцполітики (див. листи від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 та від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06).

Правила заповнення

Трудові книжки заповнюють і ведуть українською і російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачені відповідні розділи (п. 2.1 Інструкції № 58).

Записи в трудовій книжці роблять виключно ручкою — кульковою або з пером. Який колір ручки обрати? На ваш розсуд представлені чорний, синій і фіолетовий (п. 2.4 Інструкції № 58).

Графу «Дата» розділів трудової книжки заповнюють арабськими цифрами: число і місяць — двозначними, рік — чотиризначними. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 7 серпня 2019 року, тоді у відповідних колонках графи 2 розділу «Відомості про роботу» це записують так: «07 08 2019». Що ще слід пам’ятати? Докладіть усі зусилля для того, щоб зробити записи в трудовій книжці акуратно!

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях за основним місцем роботи. На руки працівникові книжку видають тільки при звільненні. У працівника трудова книжка зберігається тільки в тому випадку, якщо його роботодавцем є фізична особа (підприємець або особа, яка забезпечує себе роботою самостійно).

На кого ведуть трудові книжки?

Трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності або у фізичної особи більше 5 днів, у тому числі на осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню* (п. 1.1 Інструкції № 58).

* Про позаштатних працівників читайте в спецвипуску «ОП», 2019, № 8/1.

Зверніть увагу: трудові книжки ведуть також на осіб, які стажуються в установі, організації. Проте не плутайте стажування з практикою студентів. Це зовсім різні речі!

Якщо трудовий договір укладений з працівником, для якого ваша установа є першим місцем роботи, то необхідно завести на нього трудову книжку. На це роботодавцеві відведено 5 днів (ч. 3 ст. 48 КЗпП). У випадку якщо до вас завітав стажист і в нього немає трудової книжки, трудову книжку доведеться завести і на нього.

На практиці працівник самостійно купує бланк книжки і передає його роботодавцеві для належного оформлення. Якщо ж у вас є бланк трудової книжки, заповніть його. А згодом зможете стягнути вартість бланка з працівника-новачка (п. 6.1 Інструкції № 58).

Прийняли на роботу працівника, який працюватиме на умовах сумісництва? Пам’ятайте, що трудова книжка сумісника зберігається за його основним місцем роботи (п. 1.1 Інструкції № 58). Таким чином, роботодавець сумісника записи до його трудової книжки не вносить. Але ви повинні видати довідку про таку роботу на вимогу працівника-сумісника.

Запис про роботу за сумісництвом виконують за основним місцем роботи на підставі зазначеної довідки за бажанням працівника.

Підкреслимо: про виконання роботи або надання послуг за цивільно-правовим договором запис до трудової книжки не вносять, оскільки такі відносини не є трудовими.

Відомості в трудовій книжці

Основні відомості, які вносять до трудової книжки працівника, представимо у вигляді схеми (див. рисунок).

Відомості, які вносять до трудової книжки

Зверніть увагу: інформацію про стягнення, на щастя для працівника, у трудовій книжці не відображають (п. 2.2 Інструкції № 58).

Крім того, не вносять до трудової книжки записи про:

• участь працівника в бойових діях (див. лист Мінпраці від 19.01.2007 р. № 09-43);

• премії, передбачені системою оплати праці, або виплати, що мають регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);

• характер укладеного трудового договору — строковий чи безстроковий (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07);

• випробувальний термін.

Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження). З кожним подібним записом працівника знайомлять під підпис в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656).

Міністерства і відомства за узгодженням з відповідними галузевими профспілками можуть як виняток дозволити підприємствам, які працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), знайомити працівників із записами в трудовій книжці в заочному порядку шляхом направлення відповідних повідомлень з відміткою про це в особовій картці (п. 2.5 Інструкції № 58).

Важливо! Запис про назву роботи, професії або посади виконують відповідно до Класифікатора професій.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці повинен також відповідати найменуванням Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що надають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Строки заповнення

Роботодавець вносить записи до трудової книжки після видання відповідного наказу (розпорядження) у такі строки:

• про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше за тижневий строк;

• про звільнення — у день звільнення.

Вкладиш до трудової книжки

Працівник так «завзято» працював, що в нього закінчилися сторінки відповідних розділів? Не біда. Розділом 3 Інструкції № 58 така ситуація передбачена.

У разі коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Його вшивають у трудову книжку.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставте штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначайте серію і номер вкладиша.

Вкладиш заповнюється і ведеться в такому ж порядку, як і трудова книжка.

При внесенні відомостей до відповідного розділу вкладиша продовжується порядкова нумерація записів трудової книжки. Наприклад, якщо в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки останній порядковий номер 28, то до цього ж розділу вкладиша перший запис вноситься під номером 29.