При оплаті періоду тимчасової непрацездатності (Л) денну виплату (Д) множать на кількість днів тимчасової непрацездатності (Кл):
Л = Д х Кл.
У свою чергу, денна виплата залежить від середньоденної зарплати і загального страхового стажу. Оскільки в розрахунку лікарняних використовують показник середньоденної зарплати, то зупинимося саме на ньому. А помічником буде Порядок № 1266.
Формула для розрахунку середньоденної зарплати (ЗПсер) досить проста:
ЗПсер = ЗП : Крп,
де ЗП — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати, з якої сплачений ЄСВ;
Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Далі розглянемо, як визначати ці показники.
Зарплата в розрахунковому періоді
Порядок № 1266 рекомендує при визначенні виплат, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних, керуватися відомостями, відображеними у Звітах з ЄСВ (у таблицях 6). Проте врахуйте такі нюанси.
1. У розрахунку середнього заробітку беруть участь нараховані в розрахунковому періоді виплати в сумі, що увійшла до бази нарахування ЄСВ у складі заробітної палати (пп. 3 і 32 Порядку № 1266).
При цьому лікарняні і допомога по вагітності та пологах, нараховані в розрахунковому періоді, у розрахунку «середньої» не беруть участі, оскільки не входять до фонду оплати праці.
2. При розрахунку «непрацездатної середньої» усі виплати «прив’язуємо» до того місяця, в якому вони фактично були нараховані і включені до бази нарахування ЄСВ.
Саме тому суми донарахованої/відсторнованої зарплати враховуємо в тому місяці розрахункового періоду, в якому такі коригування проведені (див. наказ Мінсоцполітики від 21.10.2015 р. № 1022, листи ФСС з ТВП від 25.08.2015 р. № 5.2-32-1380 і Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16).
Виняток із цього правила — суми відпускних. При розрахунку лікарняних суми відпускних відносимо до місяців, за які вони нараховані, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично відображені в бухобліку і включені до бази нарахування ЄСВ (див. листи Мінсоцполітики від 16.09.2015 р. № 528/18/99-15 і ФСС з ТВП від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422).
3. Із загальної суми зарплати в розрахунковому періоді виключаємо виплати, нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин
Дні в розрахунковому періоді
При підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні, не відпрацьовані з поважних причин.
До таких поважних причин належать (п. 3 Порядку № 1266):
• тимчасова непрацездатність;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років;
• відпустка без збереження зарплати.
Усі інші дні, не відпрацьовані працівником з будь-яких причин (наприклад, дні щорічної відпустки), а також вихідні, святкові і неробочі дні, що припадають на розрахунковий період, беруть участь у підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді.
Переходимо безпосередньо до поставленого запитання.
Лікарняні замість зарплати
Ситуація доволі поширена для бюджетних установ (організацій, закладів). Працівникові нарахували зарплату, але він захворів. У результаті в наступному місяці кадровик складає виправний табель обліку використання робочого часу, а бухгалтер сторнує зарплату за дні тимчасової непрацездатності і нараховує лікарняні.
Якщо у вас у розрахунковому періоді є така ситуація, запам’ятайте два моменти (див. також приклад 6 розд. III Прикладів № 1022, листи Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 1837/18/93-15 і від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16).
Сторновану суму зарплати враховуємо в загальній сумі зарплати того місяця, в якому було проведено коригування. Обґрунтування таке: до розрахунку середньої зарплати включають зарплату, на яку нараховано ЄСВ та яка включена до ЄСВ-звіту (пп. 3 і 32 Порядку № 1266).
При підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді віднімаємо дні тимчасової непрацездатності, навіть попри те, що лікарняний буде «проведений» у наступному місяці. Інакше кажучи, орієнтуємося на коригуючий табель обліку робочого часу (тобто з днями тимчасової непрацездатності).
Давайте розглянемо умовний числовий приклад.
Приклад. У жовтні 2019 року працівниці установи нарахували зарплату як за повністю відпрацьований місяць (5200 грн.). У листопаді з’ясувалося, що з 28 жовтня по 6 листопада вона хворіла. Помилково нараховану в жовтні зайву зарплату в сумі 945,45 грн. за 4 робочих дні сторнували в листопаді і нарахували лікарняні за період хвороби з 28.10.2019 р. по 06.11.2019 р. у сумі 1755 грн. (у тому числі 702 грн. за дні хвороби в жовтні, 1053 грн. — за дні хвороби в листопаді). Страховий стаж — 11 років 2 місяці.
З 28 по 30 листопада працівниця знову хворіла.
Розрахунковий період: листопад 2018 року — жовтень 2019 року. У жовтні (останньому місяці розрахункового періоду) за дні хвороби помилково нарахована зарплата. Її коригування («сторно») було здійснено в листопаді-2019 — місяці, який не входить до розрахункового періоду.
Зарплату за жовтень, нараховану в такому місяці, включаємо до розрахунку у фактичній сумі (5200 грн.), адже на неї (у тому числі й надміру нараховану) нарахований ЄСВ, вона в повному обсязі показана в жовтневому ЄСВ-звіті.
У свою чергу, сторнована сума зарплати за 4 робочих дні (з 28 по 31 жовтня) у розмірі 945,45 грн. буде віднесена на фонд оплати праці листопада 2019 року — місяця, який не входить до розрахункового періоду, тому ця сума не увійде до розрахунку середньої зарплати.
Розбираємося з днями.
При підрахунку загальної кількості календарних днів за розрахунковий період коригування за кількістю календарних днів, що припадають на період хвороби, мають бути враховані, а саме — виключені із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Тобто дні хвороби працівника в жовтні (4 к. дн.) виключаємо із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді як дні, не відпрацьовані з поважної причини.
Суми лікарняних (всього 1755 грн., у тому числі 702 грн., що припадають на дні хвороби в жовтні 2019 року), відповідно, теж не беруть участі в розрахунку.
Розрахуємо середньоденну зарплату.
Умовні дані для розрахунку наведемо в таблиці.
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів | Сума нарахованих виплат, грн. | ||
| первісно | коригування | первісно | коригування | |
| Листопад-2018 — вересень-2019 | 334 | 56400 | ||
| Жовтень-2019 | 31 | - 4дні хвороби | 5200 | |
| Разом за розрахунковий період | 361 (365 - 4) | 61600 | ||
| Листопад 2019(1) | 30 - 9днів хвороби | 3714,29 | - 945,45ЗП за жовтень | |
| (1) При подальшому нарахуванні лікарняних враховуватиметься зарплата в сумі 2768,84 грн. (за 15 відпрацьованих днів у розмірі 3714,29 грн. і сторнована зарплата за жовтень 945,45 грн.). Дні хвороби в листопаді з 1 по 6 і з 28 по 30 листопада виключатимуться з розрахунку. | ||||
Припустимо, що за розрахунковий період була нарахована зарплата в сумі 61600 грн., у тому числі за жовтень-2019 — 5200 грн.
Листопад-2019 не входить до розрахункового періоду. Тому коригування зарплати за жовтень, фактично використане в такому місяці, включається до зарплати листопада. Середньоденна зарплата дорівнює:
61600 грн. : 361 к. дн. = 170,64 грн.
Визначимо суму лікарняних з 28 по 30 листопада:
170,64 х 100 % х 3 к. дн. = 511,92 грн.
Висновки
• При розрахунку «непрацездатної середньої» усі виплати «прив’язуємо» до того місяця, в якому вони фактично були нараховані і включені до бази нарахування ЄСВ.
• Суми донарахованої/відсторнованої зарплати враховуємо в тому місяці розрахункового періоду, в якому такі коригування проведені.
• Суми відпускних відносимо до місяців, за які вони нараховані, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично відображені в бухобліку і включені до бази нарахування ЄСВ.
