Електронна форма кадрового діловодства: як і навіщо?

Електронні документи

Обсяг інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, невпинно зростає. Відтак традиційні методи роботи з документами втрачають рентабельність. Як наслідок, перед підприємствами, установами, організаціями (далі — організація) все гостріше постає питання впровадження електронного документообігу й переходу від паперових до електронних документів. Перш ніж планувати реорганізацію системи діловодства та перехід до електронного документообігу, з’ясуймо, що ж являє собою електронний документ згідно із законодавством України, які обов’язкові реквізити для нього встановлено та який порядок створення передбачено.

Як свідчить досвід передових західних країн та США, у сучасних умовах повністю відмовитися від паперових документів у вітчизняній економічній (у тому числі кадровій) діяльності навряд чи комусь вдасться найближчим часом. Водночас необхідно чітко розуміти особливості кадрового документообігу, не плутаючи його, наприклад, із листуванням електронною поштою. Тому спочатку треба розібратися з термінологією.

Почнемо з положень діючого законодавства. Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон № 851) встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У цьому Законі визначена й відповідна термінологія. Зокрема, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Створення документів з кадрових питань в електронній формі погоджують з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради (п. 4 гл. 1 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5; далі — Порядок № 1886/5).

Згідно з Порядком № 1886/5 електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і містити реквізити, передбачені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється за допомогою електронних засобів документування інформації з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Утім, низка реквізитів електронних документів вирізняється специфічною технологією створення, що не збігається із традиційною практикою, з якою стикаємося при оформленні документів із паперовим носієм інформації.

Електронний підпис

Відповідно до Закону № 851 обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис (далі — ЕП), який використовується для ідентифікації автора електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладення ЕП надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою. Накладанням ЕП завершується створення електронного документа. Отримання ЕП можна розділити на 2 етапи:

1 етап: із допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий «відбиток повідомлення».

Цей відбиток має наступні особливості:

• фіксовану довжину, незалежно від обсягу інформації повідомлення;

• унікальність відбитку для кожного повідомлення;

• неможливість відновлення повідомлення за його відбитком.

Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, що буде виявлено при перевірці електронного цифрового підпису. Це запобігає можливість внесення змін до створеного і підписаного ЕП електронного документу.

2 етап: відбиток документа шифрується за допомогою програмного забезпечення та закритого (особистого) ключа автора документа.

Таким чином, обчислення відбитку документу захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифрування закритим ключем підтверджує авторство документа.

Звісно, у разі застосування системи електронного документообігу слід ознайомлювати працівників із наказами в електронній формі шляхом проставлення особистого електронного підпису. Адже з кадровим розпорядчим документом обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5). Електронний підпис гарантує:

• цілісність документу — ніхто не зможе непомітно відредагувати підписаний документ;

• точну дату та час підписання документу, підтверджену Акредитованим центром сертифікації ключів;

• ідентифікацію осіб, які підписали електронний документ.

Як зберігати електронні документи

Строки зберігання документів встановлюють:

1) Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;

2) Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.

Зазвичай частка документів постійного і тривалого зберігання у документообігу підприємства незначна і становить 5 — 20 % (залежно від правового статусу).

Документи постійного зберігання створюють на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) та перебувають на обліку в державних архівах, архівних відділах міських рад. Документи, пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян, у тому числі з кадрових питань, зберігають, як правило, понад 10 років (25, 45, 50, 75 років).

Інші документи — зі строком зберігання до 10 років — дозволяється створювати тільки в електронній формі (без паперових примірників), але якщо:

 наявна технічна база уможливила повномасштабне впровадження електронного документообігу;

• є можливість обмінюватися електронними документами з іншими юридичними особами;

• відсутні законодавчі заборони.

Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років; ст. 16-б прим., ст. 121-б прим. Переліку № 578/5) — про щорічні відпустки, короткострокові відрядження, стягнення, а також відповідний журнал реєстрації треба створювати й вести винятково в електронній формі.

Паперові копії електронних документів

Як створити паперовий примірник електронного документа? Настанови — у главі 6 розділу IV Порядку № 1886/5. Паперові примірники електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюйте одразу після завершення їх виконання.

Паперовий примірник друкуйте з усіма обов’язковими для такого виду документа реквізитами. Дотримайте встановлений законодавством порядок їх розміщення — його визначаємо за ДСТУ 4163-2003.

Після друку особа, яка підписала електронний документ за допомогою електронного підпису, має підписати й паперовий примірник. Відтак працівники, відповідальні за створення документа, проставляють підписи в усіх реквізитах, пов’язаних із проходженням та виконанням документа, — резолюціях, грифах погодження, візах, відмітках про виконання документа і направлення його до справи.

Працівник, відповідальний за створення паперового примірника, має додати до реєстраційно-контрольної картки електронного документа відомості про кількість аркушів у паперовому документі. Електронні журнали реєстрації постійного або тривалого (понад 10 років) строку зберігання роздруковуйте після закінчення діловодного року.

Навіщо роздруковувати?

Вимога роздруковувати електронні документи постійного/тривалого зберігання зумовлена недосконалістю інформаційних технологій. Електронні носії інформації мають обмежений строк експлуатації. Формати даних постійно оновлюються. Доступ до інформації в попередніх форматах з часом стає неможливим. Проте документи постійного/тривалого зберігання — це інформаційні джерела, непідвладні часу. Документи постійного строку зберігання становлять культурну цінність і належать до НАФ, а документи тривалого строку зберігання будь-коли можуть бути затребувані для підтвердження законних прав та інтересів громадян.

Питання зберігання електронних документів допоки не вирішені й на світовому рівні та слугують постійним предметом досліджень науковців і практиків у сферах архівної справи та інформаційних технологій. А нині маємо створювати та зберігати в архівах паперові примірники електронних документів постійного та тривалого строків зберігання. Це — єдиний шлях не втратити цінні для суспільства документи, пов’язані з соціальним захистом громадян. Доти, доки не буде винайдено надійних засобів постійного зберігання електронної інформації з можливістю доступу до неї.

Електронний документообіг у державних установах

Постановою КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» (затверджена від 17 січня 2018 р. № 55) затверджено три основні документи, які регламентують документообіг у держустановах.

1. Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну.

Вона визначає:

 порядок проходження електронного документа з моменту його створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архіву установи;

 засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для установ, які тимчасово створюють документи у паперовій формі;

 загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

 оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Ця Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Секретаріатом КМУ, центральними органами виконавчої влади, їхніми територіальними органами, Радою міністрів АР Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.

Вона встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті КМУ, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

3. Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

Насамкінець перерахуємо переваги використання електронного документообігу:

• перехід до більш зручного, швидкого та економного безпаперового юридично значимого документообігу;

• удосконалення процедури підготовки, подачі / доставки, обліку та зберігання документів, їх аутентифікація, цілісність, конфіденційність і неспростовність;

• криптографічний захист інформації (електронних документів) при передачі по відкритих каналах;

• мінімізація фінансових ризиків за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну документами;

• економія ресурсів за рахунок використання оперативного електронного архіву;

• можливість швидкого пошуку і перегляду електронних документів, а також визначення їх юридичної сили по ЕП;

• значне скорочення процедури підписання договорів, оформлення та подання податкової та фінансової звітності;

• швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата.