Колись трудові книжки вважалися бланками суворої звітності. Тепер їх взагалі збираються замінити електронними реєстрами. Однак про повну відмову від паперової форми цього документа наразі не йдеться. Тож роботодавцю доведеться й надалі мати справу з трудовими книжками працівників. Вдивіться уважно в п. 3 постанови № 301* — із січня 2014 року в ньому відсутні слова, які раніше вказували на особливий облік бланків трудових книжок. Тому Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-9 вести не потрібно.
* Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.
І нехай вас не хвилює той факт, що в Інструкції № 58 трудова книжка досі розглядається як бланк суворої звітності, відповідно, п. 7.1 Інструкції № 58 вимагає, щоб бухгалтерія підприємства (установи, організації) вела згадану вище Книгу за формою № П-9. Просто в уповноважених органів ніяк не дійдуть руки, щоб внеси відповідні правки до Інструкції № 58.
А ось Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою № П-10, затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277, актуальна й сьогодні. Зверніть увагу: ця Книга має бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника установи та печаткою. У більшості випадків такі Книги ведуться спеціалістами кадрової служби (служби управління персоналом) або іншого підрозділу, відповідального за оформлення та звільнення працівників.
У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них реєструють усі трудові книжки, прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також заведені трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера.
У графах 2 — 4 Книги зазначають:
• дату надання трудової книжки при працевлаштуванні — щодо працівників, які прийняті з трудовою книжкою, або
• дату, коли трудову книжку оформили в установі, — для працівників, які працевлаштуються вперше.
Графу 11 Книги заповнюють тільки щодо трудових книжок та/або вкладишів, які видали й оформили в цій установі. Якщо ж книжка/вкладиш була надана працівником, у цій графі ставлять прочерк.
У день звільнення працівникові видають трудову книжку/вкладиш. При цьому дату видачі книжки та реквізити наказу про звільнення вносять до графи 12 Книги за формою № П-10, а в графі 13 працівник своїм підписом підтверджує, що отримав трудову книжку. Крім того, підпис про отримання трудової книжки звільнений працівник повинен поставити в Особовій картці за формою № П-2.
У випадку якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі, власник або уповноважений ним орган у цей день направляє йому поштове повідомлення про необхідність отримати трудову книжку.
Важливо! Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за зазначеною адресою допускається тільки з письмової згоди працівника.
Трудові книжки, які працівники не забрали при звільненні (незатребувані), зберігають протягом 2 років в установі окремо від трудових книжок інших працівників. Після закінчення цього строку незатребувані трудові книжки передаються до архіву установи, де їх зберігають не менше 50 років, після чого знищують в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
