Звітність з ЄСВ та ПДФО: знайомство з монстром

Форма, період, строк

Форма. Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ має назву Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок, а також Розрахунок). Його форма та порядок заповнення (далі — Порядок № 4) затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу від 15.12.2020 р. № 773).

Розрахунок подаємо до контролюючих органів за основним місцем обліку.

У разі зміни місцезнаходження, пов’язаного зі зміною адміністративного району, Податковий розрахунок подаємо до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (див. роз’яснення в підкатегорії 103.25 ЗІР).

Увага, нове! Якщо маємо неуповноважений відокремлений підрозділ, який не веде самостійно розрахунки із застрахованими особами, то Податковий розрахунок за такий підрозділ подає головне підприємство до податкового органу за своїм основним місцем обліку.

При цьому головне підприємтсво дані щодо ЄСВ за всіма застрахованими особами та ПДФО/ВЗ за своїми виплатами (за виключенням працівників відокремлених неуповноважених підрозділів) зазначає у своєму загальному Розрахунку, а ось відомості щодо ПДФО та ВЗ, утриманого з доходів працівників неуповноваженого відокремленого, вказує в окремому Розрахунку, який складатиметься з реквізитної частини Податкового розрахунку та додатка 4ДФ з даними на працівників неуповноваженого підрозділу.

Звітний (податковий) період — квартал.

Строки. Строк подання — протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу.

Якщо останній день строку подання розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Таким чином,

Якщо суб’єкт господарювання протягом звітного кварталу не нараховував/не виплачував доходи фізособам та не мав трудових (цивільно-правових) відносин з фізособами, то він Податковий розрахунок не формує й не подає за такий квартал.

Способи подання

Способи подання Податкового розрахунку стандартні.

Розрахунок подаємо (на вибір):

• засобами електронного зв’язку в електронній формі з використанням КЕП;

• на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації.

Проте якщо у вас кількість рядків у додатках до Податкового розрахунку не перевищує п’яти, то маєте можливість скласти звіт на папері. Його можна або:

• особисто (через уповноважену особу) занести до податкової в установлений строк;

• надіслати поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення не пізніше ніж за п’ять днів до закінчення граничного строку подання розрахунку.

Папір. Якщо подаємо Податковий розрахунок на папері, то заповнюємо його без виправлень українською мовою або:

• у друкованому вигляді (тобто набрали на комп’ютері, роздрукували, подали);

• кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами.

Якщо рядок не заповнюємо, то його прокреслюємо.

Якщо поле складається з клітинок, символи (крапка, апостроф, кома, дефіс тощо) проставляємо в окремих клітинках.

Податковий розрахунок складаємо у двох примірниках. Аркуші окремого розрахунку зшиваємо.

До податкової несемо два примірники, один з яких — із штампом контролюючого органу про отримання — залишаємо у себе.

Структура та реквізити Податкового розрахунку

Податковий розрахунок складається безпосередньо з самого Розрахунку та 6 додатків. Проте звичайні роботодавці матимуть справу лише із чотирма з них. Це:

• додаток 1 (Д1) — «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам)»;

• додаток 4 (4ДФ) — «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»;

• додаток 5 (Д5) — «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби»;

• додаток 6 (Д6) — «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Наведемо порядок заповнення реквізитів, які є загальними для Розрахунку та його додатків:

1) тип Розрахунку (додаток до Розрахунку):

• «Звітний» — якщо подаємо Податковий розрахунок за звітний (податковий) квартал;

• «Звітний новий» — якщо до закінчення граничного терміну подання Розрахунку проводимо коригування інформації з попередньо поданих за такий звітний період Розрахунків з типом «Звітний» або «Звітний новий»;

• «Уточнюючий» — якщо після закінчення граничного терміну подання Розрахунку проводимо коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Розрахунків.

Тож принцип, за яким останній поданий Звіт з ЄСВ «затирав» попередній, більше не існує. Будьте уважними!

• «Звітний» + «Довідковий» — якщо додатки Д1 та за потреби додатки Д5 й Д6 подаємо в межах звітного кварталу в складі Розрахунку для призначення пенсії або матеріального забезпечення, страхових виплат;

2) звітний (податковий) період. Зазначаємо звітний (податковий) період, за який подається Розрахунок з типом «Звітний» («Звітний новий»), або звітний (податковий) період, що уточнюється, для Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», та обов’язково зазначаємо номер Розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку), що подається за звітний (податковий) період.

Так, зазначаємо арабськими цифрами податковий період, за який звітуємо. Вказуємо рік, наприклад «2021», номер кварталу (цифрове значення від 1 до 4) та для додатків 1, 4 та 6 номер місяця у звітному кварталі (цифрове значення від 1 до 3).

У додатках до Розрахунку також зазначаємо їх номер. Зауважимо, що нумерація Розрахунку і додатків до нього відбувається в рамках кварталу, за який подається Розрахунок;

3) платник (платник єдиного внеску / податковий агент). Зазначаємо повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) платника згідно з реєстраційними даними; інвесторами (операторами) за угодою про розподіл продукції зазначається дата та номер договору (угоди);

4) податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта платника — зазначається код за ЄДРПОУ платника, або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, або реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи, або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті;

5) код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад — зазначається 19-значний код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць і територій територіальних громад, затверджений наказом Мінрозвитку громад та територій від 26.11.2020 р. № 290 за місцезнаходженням юридичної особи (у 4ДФ, сформованому за неуповноважений відокремлений підрозділ, — за місцезнаходженням відокремленого підрозділу);

6) поля «для призначення пенсії» та «для призначення інших соціальних виплат» заповнюються лише у разі подання Податкового розрахунку з типом «Довідковий» як «Звітний». Тоді обирається необхідна позначка:

• для призначення пенсії — формується додаток Д1 та додатки Д5 й Д6 за наявності в них інформації, необхідної для призначення пенсії за застрахованою особою, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії. Так, наприклад, якщо до дати формування заяви на призначення пенсії у працівника не відбулося кадрових змін (наприклад, прийняття на роботу або звільнення), то Д5 при призначенні пенсії не подають;

• для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат — формується додаток Д1 та за потреби (за наявності інформації для відображення у ньому, необхідної для призначення виплат) додаток Д5. Наприклад, працівниці надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Тоді Розрахунок «Довідковий» як «Звітний» буде містити Д1 із сумами нарахувань та ЄСВ і Д5, у якому повинна бути відображена дата початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

У Податковому розрахунку та додатках до нього на останній сторінці проставляється дата подання, підписи посадових осіб, дані про підписантів та печатка (за наявності).

Розібравшись із загальними питаннями, переходимо до нюансів заповнення Податкового розрахунку.

Податковий розрахунок

У його заголовній частині разом з обов’язковими реквізитами, у яких наведено тип форми, період подання та основні відомості про платника, зазначаємо:

• інформацію про додатки, які буде містити Податковий розрахунок;

• ознаку платника єдиного внеску (звичайний роботодавець проставляє позначку у рядку 092);

• середньооблікову кількість штатних працівників за звітний період (за наявності). Вказується в розрізі місяців звітного кварталу та за категоріями працівників. Розрахунок показника здійснюємо згідно з Інструкцією № 286;

• облікову кількість штатних працівників. Показник розраховуємо згідно з Інструкцією № 286.

Цікаво, що в Порядку № 4 не зазначено, на яку дату обчислювати цей показник. В усних консультаціях податківці раніше рекомендували розраховувати облікову кількість штатних працівників на останнє число місяця. Надіємося, що в цій частині нічого не змінилося;

• кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату. Тут указуємо кількість застрахованих осіб, яким у звітному місяці нараховувалися виплати за трудовим (цивільно-правовим) договором.

Таблична частина Податкового розрахунку має 3 розділи. Проте

Дані у цьому розділі наводимо у розрізі місяців звітного кварталу. Формуємо їх на підставі інформації, наведеної у додатках Д1. Тобто спочатку формуємо додатки Д1 за кожен місяць звітного кварталу, а потім переносимо загальні дані до розділу І Податкового розрахунку.

Якщо ви заповнюєте Звіт за допомогою програмного забезпечення, то розділ І Податкового розрахунку буде заповнено автоматично.

Єдине, зверніть увагу на рядки 1.3 та 1.4. У них слід вказати лікарняні з розбивкою на суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків, та суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів ФСС.

Назви рядків у розділі І Розрахунку вам повинні бути знайомі, якщо ви раніше формували Звіт з ЄСВ. За основу взяли таблицю 1 цього Звіту. Тож заповнення їх, впевнені, не викличе проблем.

Ще один цікавий момент: розділ І Податкового розрахунку має рядки (5, 5.1) для відображення сум пені, яку платник ЄСВ нарахував самостійно відповідно до ч. 2 ст. 25 Закону про ЄСВ.

Зауважимо: незважаючи не те, що основна частина єдиного звіту має назву Податковий розрахунок, суми ПДФО та ВЗ до неї не потрапляють. Вони будуть зазначені лише в додатку 4 (4ДФ).

Ще один момент, на який слід звернути увагу. Заповнюючи розділ І Податкового розрахунку на підставі Д1, не слід порівнювати загальні суми зарплати з показниками додатка 4ДФ.

Річ у тім, що зарплата для ПДФО/ВЗ і зарплата для ЄСВ — це, як кажуть, дві великі різниці. Наприклад, лікарняні для ПДФО і ВЗ — це зарплата. Тому у 4ДФ відображаємо їх у загальній сумі зарплати з єдиною ознакою. А ось для цілей ЄСВ лікарняні не входять до фонду оплати праці і мають свій окремий код та відображаються в окремому рядку за особливими правилами.

Зворотна ситуація. Подарунок працівникові. Для ПДФО і ВЗ — не зарплата. Для ЄСВ — ще й яка зарплата!

Тож не слід старатися підігнати показники розділу І Податкового розрахунку, Д1 та 4ДФ.

З основною частиною Податкового розрахунку розібралися. Далі поговоримо про заповнення додатків до нього, а саме Д1, 4ДФ та Д5.

А ось додаток 6 (Д6) розглядати не будемо. Він — калька таблиці 7 зі спецстажем Звіту з ЄСВ. Лише змінилася «шапка». Проте опис усіх показників, які слід зазначати в цій «шапці», ми навели вище.