Перш за все зазначимо, для яких цілей подається додаток 5 до Податкового розрахунку (далі — Д5). Інформація з Д5 потрапляє до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування. У ньому на кожну застраховану особу ведеться персональна електронна облікова картка. Саме за допомогою інформації з Д5 накопичуються дані про трудову діяльність працівника.
Надалі, при повному переведенні трудових книжок до електронного формату, інформація, що містить персональна електронна облікова картка, автоматично «сяде» до електронних трудових книжок.
Тож правильне заповнення Д5 дуже важливе для формування записів про трудову діяльність до електронної трудової книжки.
Коли подаємо
Роботодавці формують та подають Д5 лише за наявності певних подій у звітному кварталі.
Перелічимо ці події:
• із застрахованою особою було укладено або розірвано трудовий договір (у тому числі з особою, яка працевлаштована на нове робоче місце) чи цивільно-правовий договір на виконання робіт (надання послуг);
• особу було переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого страхувальника;
• особу було переміщено з одного структурного підрозділу до іншого у того самого страхувальника (це нова підстава);
• особу призначено на нову посаду (це нова підстава);
• особі надано або в неї закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років або відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років.
Якщо нічого з переліченого вище у звітному кварталі не відбувалося, формувати Д5 не потрібно.
Що ж стосується такої події, як «особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби…», то вона для силових структур (відомств). Отже, якщо працівник звичайного госпрозрахункового підприємства (ФОП) був призваний/вступив на військову службу, то його роботодавець початок/закінчення такої військової служби в Д5 не відображає!
Зверніть увагу: Д5 подають за звітний квартал без розбивки за місяцями.
Перейдемо до заповнення обов’язкових реквізитів Д5 — «шапки» документа.
Заповнюємо рядки та графи Д5
Порядок заповнення обов’язкових реквізитів «шапки» Д5, а саме показників: «Звітний (податковий) період», «Платник єдиного внеску», «Податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта платника», «Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску (заповнюється у разі подання Розрахунку правонаступником при поданні Розрахунку з типом «Уточнюючий»)», ми навели у статті «Звітність з ЄСВ та ПДФО: знайомство з монстром»
.
Рядок 036 заповнюємо тільки в разі подання Д5 з типом «Звітний» як «Довідковий» за наявності інформації щодо застрахованої особи, необхідної:
• для призначення їй пенсії;
• для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат.
Переходимо до табличної частини Д5.
Її фрагмент («шапку» таблиці) для наочності наведемо на рисунку нижче. А далі в таблиці пояснимо порядок заповнення окремих граф Д5 Податкового розрахунку.
Фрагмент Д5 до Податкового розрахунку
Пояснення щодо заповнення окремих граф Д5 Податкового розрахунку
| Номер графи | Заповнення |
| 05 | Зазначаєте «1» — для громадянина України, а «0» — для особи без українського громадянства |
| 06 | Заповнюєте лише для осіб з категорією особи «3» у графі 07. Зазначаєте: • «1», якщо ви уклали ЦПД на виконання робіт (надання послуг) з найманим працівником вашого підприємства; • «0», якщо ЦПД укладено зі сторонньою особою (непрацівником вашого підприємства) |
| 07 | Зазначаєте відповідну категорію: 1 — наймані працівники (з трудовою книжкою); 2 — наймані працівники (без трудової книжки); 3 — особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру; 4 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку; 5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; 6 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; 7 — особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами; 8 — особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу. Звичайні роботодавці користуються категоріями 1 — 6. Категоріями 7 та 8 користуються тільки силові структури (відомства) |
| 08 | Заповнюєте в загальному випадку реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо особа відмовилася від присвоєння їй реєстраційного номера і в неї: • у паспорті у формі книжечки є відповідна відмітка (право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) — заповнюйте за таким форматом: «БКNNXXXXXX», де «БК» — константа, що вказує на реєстрацію в Пенсійному фонді України за паспортними даними; «NN» — серія паспорта (дві українські літери); «XXXXXX» — шість цифр номера паспорта; • в ID-паспорті є спеціальна відмітка — слово «відмова» — заповнюйте за форматом: «ПXXXXXXXXX», де «П» — константа, що вказує на реєстрацію в Пенсійному фонді України за паспортними даними; «XXXXXXXXX» — дев’ять цифр номера паспорта громадянина України у формі пластикової картки типу ID-1, що містить безконтактний електронний носій. Важливо! Не можна зазначати реквізити неукраїнського паспорта |
| 09 | Зазначаєте повністю прізвище, ім’я та по батькові застрахованої особи: • для громадян України — згідно з паспортом; • для громадян інших країн — згідно із засвідченим у встановленому законодавством України порядку перекладом українською мовою паспортного документа |
| 10 | Зазначаєте дату початку та/або дату закінчення відповідної події, яка відбулася у звітному кварталі (прийняття, звільнення, переведення, переміщення, відпустки). Дані вносьте у форматі «ДДММРРРР» (день, місяць та рік) без розділення крапками. Оскільки оновлена звітність передбачає звітний період — квартал, а Д5 не містить розбивки за місяцями, то дату початку/закінчення треба вносити повним форматом дати. Дата відповідає кварталу, за який подається Податковий розрахунок. Наприклад, працівника звільнено 31.03.2021 р., тоді у Д5 за 1 квартал 2021 року у графі 10 заповніть «дату закінчення» так: «31032021» |
| 11 | Заповнюєте лише для осіб з категорією особи «2» у графі 07. Зазначаєте «1», якщо у звітному кварталі, за який подається Д5, працівника прийнято як внутрішнього сумісника або звільнено з внутрішнього сумісництва; внутрішнього сумісника переведено на іншу посаду, переміщено до іншого підрозділу, призначено на нову посаду. Відмітка «0» зазначається в разі, якщо зазначені події відбулися з працівником — зовнішнім сумісником |
| 12 | Зазначаєте «1» у разі відображення інформації про переведення, призначення застрахованої особи на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу. В іншому випадку — «0». Увага! Якщо працівника було переведено на іншу постійну посаду (роботу) в межах одного роботодавця, переміщено до іншого підрозділу у звітному кварталі, то на такого працівника тепер формуємо один рядок. До речі, тимчасове переведення на іншу посаду в Д5 не відображають |
| 13 | Зазначаєте лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07* професійну назву роботи з Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», на яку прийнятий, призначений, переведений або з якої звільнений працівник |
| 14 | Зазначаєте лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07* код КП, що відповідає професійній назві роботи з графи 13 |
| 15 | Зазначаєте лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07* найменування посади, на яку прийнятий, призначений, переведений або з якої звільнений працівник |
| * Графи 13 — 15 заповнюються в разі прийняття, призначення, переведення, переміщення або звільнення працівників. За рядками з відпустками (у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 та від 3 до 6 років), а також при відображенні інформації, пов’язаної з договорами цивільно-правового характеру; графи 13 — 15 не заповнюються. | |
| 16 | Зазначаєте документ (найменування, номер і дату), на підставі якого відбулася одна з подій: • прийняття на роботу або звільнення, призначення на посаду, переведення працівника на іншу посаду, відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років — зазвичай оформлюються наказом; • початок і закінчення цивільно-правових відносин — це договір ЦПХ; • початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — належно оформлений листок непрацездатності. Наприклад, працівника прийнято на роботу 29 березня 2021 року. Наказ від 26.03.2021 р. № 12-ос. У графі 16 зазначайте «Наказ від 26.03.2021 р. № 12-ос» |
| 17 | Зазначаєте підставу припинення трудових (цивільно-правових) відносин: • у разі припинення трудових відносин (звільнення особи з категоріями «1» та «2») — підставою буде відповідна стаття КЗпП, вказана в наказі про звільнення. Наприклад, працівник звільнився за угодою сторін — у графі 17 зазначаєте «п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП»; • у разі припинення цивільно-правових відносин (категорія «3») — главу Цивільного кодексу України, що регулює договір ЦПХ. Наприклад, для підряду слід зазначити «гл. 61 ЦКУ», для послуг — «гл. 63 ЦКУ» |
| 18 | Заповнюєте у разі працевлаштування особи на нове робоче місце. Майте на увазі: нове робоче місце — це місце, яке створене в результаті: • утворення нового суб’єкта господарювання (крім тих, які створені шляхом припинення). Зауважте: у цьому випадку робоче місце вважатиметься новим протягом 12 місяців з моменту створення самого суб’єкта господарювання; • модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника; • збільшення штатної кількості працівників за умови відсутності зменшення середньомісячної кількості за попередні 12 місяців. Дата (число, місяць та рік) створення може не збігатися з датою початку трудових відносин |
| 19 | Звичайні роботодавці графу 19 не заповнюють. Ця графа стосується військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу Міноборони, СБУ, МВС, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, ДФСУ та інших військовослужбовців |
| 20 | Ця графа пов’язана з виправленням помилок і внесенням уточнень до Д5. Заповнюєте при поданні Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» та Д5. Зазначаєте: • «0», якщо вносите рядок із вірними чи додатковими даними до Д5; • «1», якщо виключаєте рядок з помилковими даними Д5 |
У Д5 на останній сторінці проставляємо дату подання цього додатка, підписи посадових осіб платника єдиного внеску, дані про підписантів та печатку (за наявності).
Висновки
• Д5 формуємо загалом за звітний квартал за наявності інформації для відображення в цьому додатку.
• Переведення на іншу постійну посаду (роботу) у того ж роботодавця відображаємо в Д5 в одному рядку. Аналогічно діємо й у разі переміщення працівника до іншого підрозділу.
