** Див. статті «Електронна трудова книжка: перше знайомство» // Спецвипуск «ОП», 2020, № 4/1, с. 3; «Трудовий стаж: переходимо на електронний облік» // Спецвипуск «ОП», 2020, № 2/1, с. 3.
Процедура перевірки трудових книжок
Перше, що потрібно зробити, перш ніж узятися за саму перевірку, — це створити комісію або призначити відповідальну особу за перевірку трудових книжок. Відповідний наказ (розпорядження) можна скласти в довільній формі (див. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент наказу про проведення перевірки трудових книжок працівників
Далі переходимо безпосередньо до перевірки трудових книжок. І передусім перевіряємо, чи всі трудові на місці.
Перевірка наявності трудових книжок
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють в організації більше 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58). Звичайно, за умови, що ця робота для працівника є основною.
Трудових книжок зовнішніх сумісників у вас бути не повинно.
Насамперед порівнюєте кількість наявних трудових книжок із кількістю основних працівників. Якщо виявили нестачу, доведеться перевірити наявність трудової книжки щодо кожного працівника окремо.
Зверніть увагу: можливість тимчасової видачі трудової книжки під розписку працівникові, який продовжує працювати, чинними нормативно-правовими актами не передбачена.
Видати трудову книжку на руки працівникові можна тільки в разі звільнення (лист Мінсоцполітики від 14.07.2017 р. № 337/0/22-17). Тому трудові книжки всіх основних працівників мають бути в наявності.
Як бути, якщо все-таки виявили пропажу? Складіть відповідний акт, напишіть доповідну записку на ім’я керівника організації і письмово повідомте працівника про втрату його трудової книжки.
Також доведеться відновити трудову книжку — оформити її дублікат.
Якщо це місце роботи є для працівника першим, оформити дублікат просто. Візьміть звичайний бланк трудової книжки і в правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки зробіть напис «Дублікат». Далі до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» внесіть записи про роботу, а також про нагородження та заохочення на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
А якщо до працевлаштування у вашу організацію працівник уже працював? У цьому випадку будуть потрібні дані про «попередній» стаж працівника. Їх потрібно буде підтвердити документально: довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів (розпоряджень) з попередніх місць роботи. І тут виникає запитання: як визначити «коло» попередніх роботодавців, особливо якщо це коло достатньо широке?
Пам’ятайте! Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в отриманні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував працевлаштуванню до цієї установи (організації).
Найпростіше, звичайно, якщо у вас збереглася копія загубленої трудової книжки. Але якщо її немає, не засмучуйтеся. Ви можете попросити працівника надати довідку за формою ОК-7 або ОК-5. Зверніть увагу: довідка ОК-5 формується з 2000 року, а довідка ОК-7 — за періоди починаючи з 2011 року.
Наступний крок — знайти контактні дані (місцезнаходження, телефон, адресу електронної пошти) попередніх роботодавців. У цьому вам допоможе ЄДР* (usr.minjust.gov.ua/content/free-search).
* Єдиний держреєстр юросіб, фізосіб-підприємців та громадських формувань.
Направте попереднім роботодавцям запити з проханням надати довідку про періоди роботи вашого працівника і на підставі отриманих довідок оформіть дублікат трудової книжки.
Важливий нюанс: дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві (в установі, організації), в які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього дані про загальний стаж, підтверджені належним чином оформленими документами (довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів/розпоряджень з попередніх місць роботи), розписують за окремими періодами роботи. Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:
• у графі 2 — дату прийняття на роботу;
• у графі 3 — найменування установи, організації, де працював співробітник, а також відділ (цех) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом і за суміщенням професій проводиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому ж підприємстві, про це роблять відповідний запис у дублікаті.
Після цього:
• у графі 2 записують дату звільнення з роботи;
• у графі 3 наводять причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані;
• у графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого здійснено записи в дублікаті.
Зауважте! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом і печаткою кожен внесений до цього документа запис. Засвідчують тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця.
Наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки (див. рис. 2)
Рис 2. Приклад заповнення дубліката трудової книжки
Перевіряємо достовірність трудової книжки
Форми трудової книжки і вкладиша до неї, що діють наразі, затверджені постановою № 301*.
* Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.
Зверніть увагу: на оригінальному бланку колонцифри проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія та номер — на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64.
У багатьох працівників старшого покоління на руках трудові книжки раніше встановленого зразка (1938 або 1974 років). Ці трудові книжки дійсні й обміну не підлягають.
Якщо трудову книжку необхідно доповнити вкладишем, то видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше встановленого 1938 р. або 1974 р. зразків) (п. 3.3 Інструкції № 58).
На практиці часто працівники самі купують бланки трудових книжок. Тому працівникам кадрової служби слід перевірити відповідність цих бланків установленим вимогам. Якщо виявили ознаки підробки, письмово повідомте про це працівника і поясніть, що ПФУ може не прийняти скан-копію такої трудової книжки. У цьому випадку краще оформити дублікат.
