Форма № 1ДФ за 4 квартал: відповідаємо на актуальні запитання

Як відобразити у формі № 1ДФ дані працівника, який з релігійних переконань відмовився від податкового номера?

Про відмову від отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — податковий номер) громадянин України повинен офіційно повідомити відповідний контролюючий орган. Про що в паспорті проставляється відмітка про право здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта (в ID-паспорті на зворотному боці паспорта-картки в полі «РНОКПП/RNTRC» проставляється слово «відмова»). Якщо паспорт:

• старого зразка, то до форми № 1ДФ замість податкового номера вносять дані серії (за наявності) та номера паспорта;

• ID-паспорт, то у формі № 1ДФ у реквізиті для податкового номера зазначають номер ID-паспорта, що складається з 9 цифр.

Роз’яснення щодо цього містить підкатегорія 103.25 ЗІР

Як відобразити у формі № 1ДФ дані працівника, якого в 4 кварталі 2020 року звільнено з основного місця роботи та прийнято на роботу за сумісництвом в одного роботодавця?

У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі (п. 3.7 Порядка № 4).

У такому разі в Податковому розрахунку на такого працівника заповнюємо два рядки з ознакою доходу «101»:

• у першому — зазначаємо зарплату по дату звільнення. При цьому заповнюємо графу 7 розділу I «дата звільнення»;

• у другому — вносимо дані про заробіток, починаючи з дати початку роботи за новим трудовим договором. У графі 6 розділу I зазначаємо дату прийняття на роботу

Працівника на тому ж підприємстві, де він працює за основним місцем роботи, прийнято внутрішнім сумісником у 4 кварталі 2020 року. Як інформацію про нього відображати в формі № 1ДФ?

По-перше, зазначати дату прийняття працівника на роботу на умовах внутрішнього сумісництва в графі 6 «Дата прийняття на роботу» розділу I форми № 1 ДФ не потрібно. І ось чому.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6, 7 не заповнюються (п. 3.7 Порядка № 4). А оскільки місце роботи працівника не змінювалося і він поряд з основною роботою почав працювати за сумісництвом в одного і того ж роботодавця, то і підстави для заповнення графи 6 відсутні (лист ДФСУ від 24.07.2019 р. № 668/2/99-99-13-02-03-13).

По-друге, суму зарплати внутрішнього сумісника відображають у розділі I форми № 1ДФ в одному рядку, як за основною роботою, так і за сумісництвом з ознакою доходу «101». Тобто окремо показувати двома рядками зарплату за основним місцем роботи і за сумісництвом не потрібно

З працівника роботодавець стягує аліменти на дитину на підставі судового рішення. Як це відобразити в формі № 1ДФ?

Роботодавець, який є податковим агентом для цього працівника, у Податковому розрахунку відображає:

1. Дохід працівника (платника аліментів), нарахований та виплачений у повному обсязі (без вирахування суми аліментів), з ознакою «101» за загальними правилами.

2. Суму аліментів з ознакою доходу «140» стягувачу аліментів. При цьому зазначають податковий номер саме стягувача аліментів, навіть якщо аліменти перераховуються на рахунок виконавчої служби для подальшої їх виплати стягувачу. Зауважте, суми аліментів не включаються до складу оподатковуваного доходу на підставі п.п. 165.1.14 ПКУ. Також із них не утримується військовий збір

Працівник не у всіх місяцях 4 кварталу 2020 року користувався ПСП на себе (одна ознака пільги). Як його дохід відображати в формі № 1ДФ?

У формі № 1ДФ показують дохід працівника двома рядками, якщо він користувався пільгами з різними ознаками.

У наведеній ситуації інша «картина». Тому у формі № 1ДФ дохід працівника показуємо одним рядком з ознакою доходу «101». При цьому, якщо хоча б в одному з місяців кварталу до його доходу застосовувалася ПСП, то у графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» проставляємо ознаку його пільги, наприклад, «01» — загальна пільга на себе (п.п. 169.1.1 ПКУ)

У жовтні 2020 року працівник користувався ПСП на себе, а в листопаді та грудні 2020 року — ПСП на двох дітей. Як його дохід відобразити у формі № 1ДФ?

Виходячи з правил відображення доходу у формі № 1ДФ, які наведені в попередньому запитанні, в цій ситуації відображати дохід працівника потрібно в різних рядках, оскільки він користувався пільгами з різними ознаками. Тому на працівника формуємо два рядки:

• в одному рядку зазначаємо суму доходу за жовтень 2020 року з відображенням ознаки доходу у графі 8 — «01» (ПСП на себе);

• у другому рядку відображаємо суму доходу за листопад та грудень 2020 року, а у графі 8 — «04» (ПСП на двох дітей (п.п. 169.1.2 ПКУ))

Працівниця в 4 кварталі 2020 року користувалася двома пільгами (на двох дітей і на дитину з інвалідністю)

У разі якщо платник податку має право на застосування ПСП з декількох підстав, то застосовується одна ПСП із найбільшим розміром. Але наведена ситуація є винятком. Працівниця має право скористатися ПСП з двох підстав одночасно (на двох дітей (п.п. 169.1.2 ПКУ) і на дитину з інвалідністю (п.п. «б» п.п. 169.1.3 ПКУ)). У такому разі у формі № 1ДФ на неї формуємо два рядки, в кожному з яких у графі 5 зазначаємо ознаку доходу «101»:

• в одному рядку відображаємо суму доходу та ПДФО за 4 квартал. При цьому у графі 8 зазначаємо ознаку ПСП — «02» (на дитину з інвалідністю);

• другий рядок відображаємо без сумових значень, а у графі 8 зазначаємо ознаку ПСП — «4» (на двох дітей)

Як відображати у формі № 1ДФ суму лікарняних, яка нарахована, але не виплачена в 4 кварталі 2020 року (допомога по тимчасовій непрацездатності фінансується ФСС із запізненням)?

За загальними правилами заробітну плату, що виплачується у встановлені строки в наступному місяці, відображаємо у формі № 1ДФ за той період, до якого входить місяць, за який заробітну плату було нараховано. При цьому під «виплатою у встановлені строки» слід розуміти виплату зарплати за звітний місяць до кінця наступного місяця.

Для цілей оподаткування ПДФО лікарняні є зарплатою. Отже, якщо лікарняні нараховані у грудні 2020 року, а виплачені в січні 2021 року, то і нараховану, і виплачену суми лікарняних включаємо до відповідних граф 3а і 3 форми № 1ДФ за 4 квартал 2020 року. Аналогічно і ПДФО з лікарняних.

Але якщо лікарняні нараховані у грудні 2020 року, а станом на 31 січня 2021 року ще не виплачені, то їх виплату, а також і ПДФО з суми цих лікарняних треба буде відображати вже в об’єднаній звітності за 1 квартал 2021 року. Навіть незважаючи на те, що ПДФО з суми невиплачених лікарняних за грудень перерахований до бюджету в січні 2021 року (у встановлені законодавством строки)

Чи треба відображати у формі № 1ДФ допомогу по вагітності та пологах (декретні)?

Відповідно до п.п. 165.1.1 ПКУ допомога по вагітності та пологах не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. ПДФО з неї не утримується. Вона надається Фондом соціального страхування через роботодавця. І роботодавець у такому разі є страховим агентом. Він зобов’язаний показати суму декретних у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний період, в якому вони були фактично нараховані та/або виплачені. Сума допомоги зазначається одним рядком, без розподілу за місяцями, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, з ознакою доходу «128»

Працівник звільнився у жовтні 2020 року. Остаточний розрахунок із ним має від’ємне значення (повернув зайві відпускні). Як це відобразити у формі № 1ДФ?

Податківці в роз’ясненнях з підкатегорії 103.25 ЗІР пояснили, що в такому разі у формі № 1ДФ допускається внесення від’ємних значень.

У разі повернення найманим працівником суми надміру виплаченого доходу у зв’язку із припиненням трудових відносин з роботодавцем, яка була відображена суб’єктом господарювання в Податковому розрахунку за попередній квартал, суб’єкт господарювання зазначає таку суму повернення з від’ємним значенням у складі податкового розрахунку за будь-який наступний податковий період, протягом якого відбулося таке повернення коштів

Працівник помер у вересні 2020 року. Проведено остаточний розрахунок належних йому сум. Після цього, у жовтні 2020 року, родичами надано лікарняний лист, оплачений роботодавцем. Як показувати нарахування та виплату лікарняних у формі № 1ДФ?

Усі зарплатні нарахування померлого працівника, навіть ті, що нараховані після остаточного розрахунку (за період перебування у трудових відносинах), у формі № 1ДФ треба відображати з ознакою доходу «101» із зазначенням податкового номера померлого працівника, незалежно від того, хто отримуватиме його кошти після смерті (підкатегорія 103.25 ЗІР). Виплату доходу (графа 3) відображаєте у формі № 1ДФ за той квартал, в якому лікарняні фактично були нараховані та виплачені родичу.

Разом із Податковим розрахунком до Державної фіскальної служби надайте письмове пояснення про те, що заробіток нараховано померлому працівнику за період, коли він перебував із підприємством у трудових відносинах. Бо на момент подання звітності реєстраційний номер померлого працівника може бути видалений податківцями і Податковий розрахунок виявиться з помилкою

Установа у грудні 2020 року придбала товар у ФОП. А оплата цього товару здійснена в січні 2021 року. Як це відобразити у формі № 1ДФ?

Відповідно до Порядку № 4 всі доходи, окрім заробітної плати, відображають у формі № 1ДФ за фактом нарахування/виплати (надання). Отже, і відносини з ФОП також підпадають під це правило. Доходи, що нараховані/виплачені на користь ФОП, відображаємо в розд. I Податкового розрахунку з ознакою доходу «157».

Таким чином, у 4 кварталі 2020 року у формі № 1ДФ формуємо рядок із даними підприємця. У графі 3а цього рядка показуємо вартість придбаного товару, відповідно до накладної (акта), у графі 5 заповнюємо ознаку доходу «157». Зауважте, графу 3 не заповнюємо, бо в цьому кварталі оплата ФОП не здійснювалась.

Оскільки з таких доходів не утримується ПДФО та ВЗ, то графи 4 і 4а залишаємо незаповненими.

Також не забувайте відображати нараховані/виплачені доходи ФОП у розд. II форми № 1ДФ у загальній сумі виплаченого/нарахованого доходу

Чи відображати в розділі ІІ форми № 1ДФ суми доходів, з яких не утримується військовий збір?

Прямо про це в нормативці не йдеться. Але податківці вважають, що Порядок № 4 не передбачає виключення будь-яких доходів, які, зокрема, не підлягають оподаткуванню ВЗ, з рядка «Військовий збір». Тоді в графах розділу ІІ «Загальна сума нарахованого доходу» і «Загальна сума виплаченого доходу» рядка «Військовий збір» потрібно зазначати всі доходи, нараховані (виплачені) фізичним особам за звітний квартал, у тому числі ті доходи, які не є базою для утримання ВЗ