Теми статей
Обрати теми

Самоорганізованість: як підвищити ефективність та продуктивність

Уклеїна Світлана, психологиня
Час — найцінніший ресурс із тих, що є в людини. Озирнувшись на 50 років назад, ми побачимо, що тоді перед людиною ставилося значно менше вимог. І вони були простішими. Нині зросла складність завдань та їх кількість. А в добі так і залишилося 24 години. Це призводить до того, що люди постійно поспішають. І все частіше не встигають. Для того щоб досягти успіху, не потрібен чарівний засіб, який збільшує кількість годин у добі. Потрібно переглянути свій підхід до роботи.

Ефективність та продуктивність

Поняття «ефективність» та «продуктивність» часто використовують як синоніми. Але це не так.

Ефективність спрямована на якість, продуктивність — на результат. Якщо ми сконцентруємося тільки на ефективності, то ризикуємо застрягнути в процесі виконання завдання та почати прокрастинувати (відкладати потрібне, займаючись непотрібним).

Якщо ми дбатимемо лише про продуктивність, тобто думатимемо тільки про результати роботи, її якість може знизитися, і нам доведеться повертатися та виправляти багато помилок.

Тому в процесі виконання завдання важливо знайти баланс: одночасно пам’ятати про достатню якість роботи й наближати себе до результату. Так ми досягнемо важливої мети, не розвиваючи зайвого перфекціонізму. Для того щоб зробити завдання добре, не обов’язково прагнути зробити його ідеально.

Якщо ми говоримо про те, що нам потрібно підвищити ефективність, то маємо на увазі: зробити те саме, але швидше. Якщо ж нам потрібно підвищити продуктивність, то ми розуміємо, що потрібно робити більше за той самий час.

Увага на головне

Кількість інформації у вільному доступі просто приголомшує. Пам’ятаєте наше дитинство, коли вчителька в школі була людиною, яка знає відповіді на складні запитання? Зараз дитина з доступом в Інтернет за хвилину знайде розгорнуту відповідь майже на будь-яке запитання. Тепер нас набагато складніше здивувати кінематографом, рекламою, науковими винаходами, ніж раніше. Наш мозок намагається поглинути та обробити всю інформацію, що надходить. Але, оскільки кількість інформації постійно зростає, це стає все складніше.

Логічним рішенням є вибір: уміння обирати, на що витрачати час та чому приділяти увагу. Обирати перевірену інформацію, корисну на певному етапі та цікаву.

Курс на успіх

Щоб підвищити ефективність та продуктивність, дотримуйтесь кількох нових правил.

img 1Робота на результат. Яка ваша ціль? Чого ви хочете досягти до кінця цього року? Не кожна людина може відповісти на ці запитання. Подумайте, досягнення яких цілей вам важливе зараз, і почніть рух до них.

img 2Приберіть усе неважливе. Як тільки ви оберете ціль, ви зрозумієте, які кроки наближають вас до неї, а які ні. Не витрачайте час на неважливі справи.

img 3Однозадачність. Багатозадачність не підвищує особисту ефективність, а знижує її. Зосередьтеся на виконанні однієї важливої справи в один проміжок часу, особливо коли працюєте над великими та серйозними завданнями. Фокусуйте свою увагу на них, а не витрачайте час на перемикання між різними дрібними справами.

img 4Стан потоку. Автор концепції потоку — психолог Міхай Чіксентмихайі. На його думку, стан потоку настає тоді, коли завдання для людини є одночасно складним та цікавим. Якщо завдання надто складне, людина стикається з тривогою і страхом, що заважає їй впоратися з ним. Якщо задача надто легка, нам стає нудно, і братися за неї ми не хочемо, тому що в ній немає нічого цікавого для нас.

img 5Дедлайни дисциплінують. Багато людей сприймають дедлайни як неприємність, що от-от наблизиться. Але спробуйте подивитися на конкретні строки виконання завдання як на дисциплінуючий компонент, як на те, що допомагає вам у досягненні мети.

img 6Приймайте допомогу. А іноді просіть про допомогу, пораду, консультацію. Ви здивуєтеся, як це може зекономити ваш час та сили.

img 7Аналізуйте результати. Працюєте ви в команді або індивідуально над завданням, переглядайте проміжні результати. Звіряйтесь із початковою метою, думайте, що може збільшити продуктивність та ефективність на кожному етапі.

Методи планування за пріоритетами

Матриця пріоритетів Ейзенхауера. Цей спосіб планування винайшов 34-й президент США Девід Ейзенхауер. Матриця має вигляд квадрата з чотирма розділами, у які потрібно розподілити свої справи.

1. Термінові та важливі:

• вирішення криз;

• невідкладні задачі;

• проєкти, у яких наближаються строки здачі

2. Не термінові та важливі:

• планування нових проєктів;

• оцінка отриманих результатів;

• налагодження зв’язків;

• визначення нових перспектив

3. Термінові та не важливі:

• відволікання;

• деякі телефонні дзвінки;

• деякі наради

4. Не термінові та не важливі:

• дрібниці, що забирають час;

• дзвінки

Важливі деталі.

1. Термінові та важливі задачі слід виконувати якнайшвидше.

2. Не терміновими та важливими задачами займатися регулярно, прагнути бути в цій стадії найчастіше.

3. Термінові та не важливі задачі виконувати в другу чергу або делегувати, не перевантажуючи себе такими задачами.

4. Від не термінових та не важливих задач відмовитися, мінімізувати або об’єднати з іншими задачами.

Якщо вищевикладений спосіб здається вам занадто складним, спробуйте скористатись іншим.

«100-річний метод», або метод Айві Лі. Айві Лі був успішним бізнесменом та мав великий вплив у сфері зв’язків із громадськістю в США у ХХ ст. Він навіть консультував великі корпорації, одна з яких належала сім’ї Рокфеллерів. Ось його метод.

Складіть список із 6 важливих справ на день. Пронумеруйте список за пріоритетністю, де 1 має найвищий пріоритет, а 6 — найнижчий. Не починайте наступну справу, не закінчивши попередню. Незавершені справи перенесіть на наступний день у тому ж порядку. У них має бути пріоритет перед задачами нового списку. Виконуйте щоденно.

Отже, щоб підвищити особисту ефективність та продуктивність, не треба винаходити магічні способи встигнути все. Важливо навчитися обирати, що для вас важливо тут і зараз. І мати сміливість та дисципліну рухатися до поставленої мети, відкидаючи те, що уповільнює ваш шлях та заважає в досягненні цілей. Успіху протягом усього року, він багато в чому залежить від нас самих!

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі