Відпускні в Д1 показали однією сумою із зарплатою: як виправити?

Відпускні працівнику за дні відпустки, яка припадає на декілька місяців, можуть нараховувати місяць у місяць. А можуть — один раз за весь час відпустки в місяці нарахування / виплати відпускних. Такі відпускні прийнято називати перехідними.

У Д1 відпускні відображають окремим рядком від зарплати, з кодом «10» у графі 09 та із зазначенням місяця, на дні відпустки якого припадає сума відпускних у графі 10.

Ці правила закріплені в Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Відображення відпускних із дотриманням таких правил особливо важливо для перехідних відпускних, бо це впливає на рівномірність формування страхового стажу працівника.

Так, на підставі поданого Податкового розрахунку і Д1, в якому відпускні належать до місяців, за які вони нараховані, реалізоване формування персоніфікованої інформації в реєстрі застрахованих осіб ПФУ і, відповідно, страхового стажу.

Іноді бухгалтери припускаються помилки при відображенні відпускних в Д1 і показують їх в одному із зарплатою рядку, відповідно і без розподілу за місяцями.

Як виправити таку помилку розглянемо на прикладі.

Помилка належить до сумової (за рядками буде змінюватися сума, хоча в результаті і дасть нуль) і строк звітування за 1 квартал уже сплив, тому через застосування «1» та «0» виправитися неможливо.

Не варто поспішати виправляти таку помилку шляхом застосування штрафонебезпечних КТН «2» та «3». У цьому випадку можна піти шляхом від’ємних значень у Д1.

Відповідно до п. 1 розд. IV Порядку № 4 у Д1 допускається внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) у разі відображення сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх звітних (податкових) періодах.

Фактично це правило дозволяє нам у Д1 зняти зарплату за березень, а замість неї внести відпускні з розбивкою за місяцями відповідно до днів відпустки. Результат такої рокіровки сумарно дасть нам нуль за податковими зобов’язаннями з ЄСВ.

Виправлятися будемо в Д1 з типом «Звітний» за 2 квартал 2024 року. Це можна зробити в будь-якому місяці кварталу, наприклад у Д1 за квітень.

Усього за квітень сформуємо на працівника 4 рядки:

— один — із квітневою зарплатою;

— другий — на коригування зарплати за березень. У ньому зазначимо в графі 10 «березень 2024 року», в графах із сумовими значеннями внесемо зі знаком «мінус» суму відпускних, яку помилково показали в березні як зарплату (-9172,80 грн);

— третій і четвертий — для відображення відпускних відповідно за дні відпустки березня і квітня за звичайними правилами (див. рисунок).

Виправлення відображених однією сумою із зарплатою перехідних відпускних у Д1

Зауважте, наведене коригування даних у Д1, як у наведеному прикладі, не впливає на сумові показники табличної частини Податкового розрахунку (тобто скільки зняли, стільки й додали, а в сумі нуль).

Іноді бувають помилки, коли відпускні за поточний місяць (не перехідні) показали в одному рядку із зарплатою. Чи виправлятися в такому випадку? Адже до персоніфікованого обліку сума відпускних потрапить до правильного місяця. І ця помилка не призведе до завищення чи заниження бази нарахування внеску такого місяця. Ба більше, це ніяк не вплине на розрахунок у подальшому лікарняних у разі тимчасової непрацездатності працівника.

Разом із цим виправлення такої помилки не призведе до штрафу роботодавця. Отже, виправлятися чи ні в такій ситуації — вирішувати вам.