Ситуація, що розглядається, іноді трапляється в бухгалтерів. Для комерційних підприємств вона не зовсім типова, адже нарахування зарплати зазвичай здійснюється на початку наступного місяця.
У бюджетних установ та організацій це доволі типова ситуація. Адже зарплату за поточний місяць бухгалтери «закривають» наприкінці місяця. Якщо зарплату вже «закрито», а працівника було прийнято на роботу, то доводиться нарахувати зарплату за відпрацьовані дні місяця прийняття в наступному місяці.
Закономірно виникає запитання: як цю ситуацію відобразити в додатках Об’єднаного звіту? На перший погляд проста ситуація, але ж вона має свої цікавинки при відображенні її в додатках Об’єднаного звіту. Тож почнемо розбиратися.
Додаток Д1
Нагадаємо, що нормативним документом із заповнення додатків Об’єднаного звіту є Порядок № 4*.
Якби нарахування зарплати за відпрацьовані дні травня новоприйнятому працівнику було здійснено вчасно, то в Д1 за травень треба було відобразити відповідну суму нарахованої зарплати та нарахованого внеску на неї. А в Д1 за червень — нараховану суму зарплати за червень.
Але ж так склалося, що в нашій ситуації зарплату за відпрацьовані дні травня було нараховано в червні.
Чи можна якось окремо відобразити в Д1 за червень суму зарплати за червень та окремо суму зарплати за відпрацьовані дні травня?
На жаль, таке не передбачено Порядком № 4. Чому на жаль? Бо оскільки за червень жодної суми нарахованої зарплати і, відповідно, суми нарахованого на неї ЄСВ не буде відображено, то і страховий стаж за червень від цього нового роботодавця не буде зараховано.
Тобто в ситуації, що розглядається, зарплату за червень та за відпрацьовані дні травня треба відобразити однією сумою, і це вважатиметься загальним доходом травня.
Припустимо, що зарплата за відпрацьовані дні травня новоприйнятого працівника Сидоренка П. М. склала 2608,70 грн, а зарплата за червень — 20000 грн.
Інформацію про нараховану в червні загальну зарплату за червень і травень 22608,70 грн (2608,70 + 20000,00) та нараховану суму ЄСВ 4973,91 грн (22608,70 х 22 %) відображаємо в Д1 за червень 2024 року (див. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент Д1 за червень 2024 року
Додаток Д5
У Д5 факт прийняття на роботу працівника в обов’язковому порядку треба зазначити. При цьому треба зазначити фактичну дату прийняття працівника — 29.05.2024.
Інформацію про прийняття працівника на роботу відображаємо в Д5 за 2 квартал 2024 року (див. рис. 2).
Рис. 2. Фрагмент Д5 за 2 квартал 2024 року
Додаток 4ДФ
При заповненні даних у 4ДФ слід пам’ятати, що дата прийняття на роботу або дата звільнення з роботи проставлятиметься тільки в тому разі, коли в поточному місяці є нарахування доходу та, відповідно, ПДФО і ВЗ.
Це випливає з норм п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, згідно з яким податкові агенти подають Податковий розрахунок тільки в разі нарахування / виплати доходів на користь фізичних осіб у звітному періоді.
Якщо нарахувань не було, то і порожній рядок із датою прийняття або звільнення заповнювати не треба.
Тобто в нашому випадку, у зв’язку з тим що прийняття на роботу було у травні, а дохід і за травень, і за червень нараховано в червні, то дата прийняття не відображатиметься взагалі.
Та це і не страшно, адже всі основні дані про прийняття або звільнення з роботи беруться саме з даних Д5.
Покажемо, як треба відобразити інформацію про новоприйнятого працівника в 4ДФ за червень 2024 року (див. рис. 3).
Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за червень 2024 року
Висновки
- Якщо в місяці прийняття на роботу працівнику не нарахували зарплату за відпрацьовані дні, то її треба нарахувати та виплатити в наступному місяці.
- Сума такої зарплати відображається в додатках Д1 та 4ДФ Об’єднаного звіту за той місяць, в якому вона нарахована.
- У Д5 обов’язково треба зазначити дату прийняття працівника на роботу в тому кварталі, в якому його фактично було прийнято на роботу.
