Замінюємо тимчасово відсутнього працівника: від якого окладу обчислювати доплату?

У зв’язку з тимчасовою відсутністю працівника (відпустка, хвороба, відрядження тощо), його обов’язки можна покласти на інших співробітників. Для цього існує такий спосіб побудови трудових відносин, як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Його суть полягає у тому, що працівник разом з основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує обов’язки свого тимчасово відсутнього колеги (ст. 105 КЗпП). За це він отримує відповідну доплату. Її розмір для працівників бюджетних установ визначається у галузевій нормативці (як правило — до 50 % посадового окладу).

Майте на увазі: такі варіанти, як суміщення професій (посад) і розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт, у цьому випадку не підходять. Адже їх застосовують, якщо працівник виконує додаткові обов’язки за вакантною посадою.

Далі розглянемо нюанси оформлення тимчасової заміни працівника та її оплати.

Нюанси оформлення

Зазвичай роботодавець звертається до працівника з відповідною пропозицією (в усній чи письмовій формі). Працівник надає згоду, яка може бути оформлена у вигляді заяви.

На підставі заяви працівника керівник установи (закладу) видає відповідний наказ (розпорядження). Як правило, в такому наказі зазначають:

— посаду (професію), за якою працівник виконуватиме додаткову роботу;

— перелік функцій, які тимчасово повинен виконувати працівник;

— період їх виконання;

— розмір установленої доплати.

Із наказом обов’язково ознайомлюють працівника під підпис.

У табелі обліку використання робочого часу працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього, табелюємо такого працівника тільки за його основною посадою. Також не вносимо інформацію про виконання обов’язків в його особову картку № П-2.

Виконання обов’язків іншим працівником припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків видавати не потрібно.

Оплатні тонкощі

Розмір доплати. Як ми вже зазначили, працівникам за виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги передбачена доплата. У порядку встановлення доплат для працівників, оплата праці яких базується на ЄТС, головним орієнтиром є постанова № 1298*.

* Постанова КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 № 1298.

Згідно з п.п. «а» п.п. 3 п. 3 цієї постанови доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється у розмірі до 50 % посадового окладу. Аналогічну норму містить профільний для працівників освіти наказ № 557* (п.п. 3 п. 4 цього наказу).

* Наказ МОН «Про впорядкування умов оплати праці та затвердження схем тарифних розрядів працівників навчальних закладів та установ освіти» від 26.09.2005 № 557.

Про це зазначають фахівці Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях, наведених у листах від 25.03.2010 № 319/13/84-10 та від 07.09.2010 № 784/13/84-10.

Конкретний розмір доплати установлює керівник установи (закладу) залежно від кваліфікації працівника, складності та обсягу виконуваних робіт. Також вона може встановлюватися декільком працівникам у розмірі до 50 % посадового окладу за основною посадою в межах економії за посадовим окладом відсутнього працівника.

Якщо працівник зайнятий неповний робочий день, наприклад працює на 0,5 ставки, то і доплату встановлюють до його фактично зайнятого посадового окладу (0,5 ставки).

Обмеження на встановлення. При встановленні доплати за виконання додаткових обов’язків слід ураховувати певні обмеження. Вона не виплачується:

— керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ та їх заступникам;

— працівникам, для яких виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачено посадовою інструкцією. У цьому є логіка, адже в такому разі за виконання цієї роботи працівники отримують заробітну плату згідно з умовами трудового договору.

Педагогічні працівники. Звісно, коли йдеться про заклади освіти, то ніяк не оминути педагогів. Порядок оплати годин заміщення тимчасово відсутніх педпрацівників відрізняється від оплатних нюансів для непедагогічних працівників закладів освіти (машиніст із прання та ремонту спецодягу та помічник вихователя належать до останніх). Його визначено у п. 73 Інструкції № 102*. Зокрема, за години заміщення, яке тривало:

— не більше двох місяців, — при оплаті заміни застосовується погодинна оплата;

— понад два місяці, — оплата провадиться з першого дня заміщення за всі години фактичного педнавантаження за тарифікацією.

* Інструкція про порядок обчислення заробітної плати працівників освіти, затверджена наказом МОН від 15.04.93 № 102.

Тобто тут все залежить від того, як довго був відсутній педпрацівник (детальніше про це читайте у статті «Заміна вихователя: як оплатити завідувачу?» // Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 42.

Середня та МЗП. Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включається до розрахунку «середньої» для оплати відпусток, тимчасової непрацездатності тощо. Також цю доплату слід ураховувати у складі зарплати при порівнянні її з рівнем МЗП.