Умови тимчасового заступництва
Єдиний документ, що регулює питання тимчасового заступництва, — це Роз’яснення № 30/39*. І хоча цей документ прийнятий ще за радянських часів, окремі його положення продовжують діяти в частині, що не суперечить законодавству України (постанова ВРУ від 12.09.91 № 1545-ХІІ та лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).
* Роз’яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 № 30/39.
Тимчасове заступництво (замісництво) можливе:
— за умови виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від своїх основних обов’язків (абз. 1 п. 1 Роз’яснення № 30/39), але це не переведення, працівник формально залишається на своїй посаді;
— якщо обов’язки виконуються за більш відповідальною посадою (див. лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11);
— коли це викликано виробничою необхідністю;
— коли працівник — тимчасовий заступник не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (див. лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15).
Працівник — тимчасовий заступник виконує виключно чужі обов’язки. При цьому посада, на яку його прийнято за основним робочим місцем, зберігається
Не вважається тимчасовим заступництвом призначення виконання обов’язків працівника за вакантною посадою (див. лист Мінсоцполітики від 19.04.2011 № 126/06/186-11). Виняток — випадок, коли для призначення працівника на посаду потрібна згода вищого за рівнем органу. При цьому процедура затвердження на посаді не повинна перевищувати двох місяців.
Порядок оформлення
Виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника покладається на іншого працівника відповідним наказом (розпорядженням), з яким він ознайомлюється під підпис (абз. 2 п. 1 Роз’яснень № 30/39). У наказі, як правило, зазначають посаду, на яку призначають тимчасового заступника, строк заступництва, умову про те, що працівник увільняється від основної роботи на період заступництва, порядок оплати заступництва тощо.
Майте на увазі: без згоди працівника примусити його виконувати роботу, не передбачену його основним трудовим договором, не можна. Найкращим варіантом для встановлення заступництва буде написання працівником, який буде тимчасовим заступником, заяви про своє бажання виконувати обов’язки на період відсутності іншого працівника.
Дані про тимчасове заступництво не вносять до особової картки працівника та табеля обліку використання робочого часу.
Оплатні нюанси
Тимчасовому заступнику виплачується різниця між його фактичним посадовим окладом і окладом працівника, якого він заміщує (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39).
Що стосується доплат та надбавок, то про них, на жаль, у Роз’ясненні № 30/39 нічого не сказано. Але, як вже було зазначено, оскільки працівник залишається на своїй посаді, то доплати і надбавки повинні зберігатися за ним у тому ж розмірі. Підтверджують зазначений факт і фахівці Мінсоцполітики у листі від 21.07.2011 № 590/13/84-11.
Доплати та надбавки, встановлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуються в тому розмірі, в якому виплачувались до тимчасового заступництва
Також роботодавець має право преміювати тимчасових заступників за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, якого він заміщає. При цьому премію нараховують на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).
Розглянемо приклад за умовами нашого запитання.
Приклад. Начальник відділу (оклад — 5699 грн) у порядку тимчасового заступництва виконував обов’язки заступника керівника бюджетної установи (оклад — 8823 грн). Заміна тривала з 7 по 20 серпня 2023 року (10 робочих днів). Начальнику відділу встановлена надбавка за складність і напруженість у роботі у розмірі 50 % посадового окладу.
Різниця в окладах становить 3124 грн (8823 грн - 5699 грн).
Але начальника відділу було звільнено від своїх основних обов’язків для виконання обов’язків заступника керівника протягом 10 роб. дн. Тож різницю між окладами слід розрахувати пропорційно відпрацьованому ним часу.
Покажемо в таблиці нижче нарахування зарплати начальника відділу за серпень 2023 року (23 роб. дн. у місяці) з урахуванням тимчасового заступництва.
Нарахування зарплати тимчасовому заступнику
| Вид нарахувань | Сума (розрахунок), грн |
| Посадовий оклад | 5699,00 |
| Надбавка за складність і напруженість (50 %) | 2849,50 (5699,00 х 50 %) |
| Різниця в окладах за 10 роб. дн. | 1358,26 (3124,00 : 23 роб. дн. х 10 роб. дн.) |
| Усього нараховано: | 9906,76 |
Висновки
- У разі тимчасового заступництва працівник звільняється від виконання обов’язків за постійною посадою і виконує виключно обов’язки тимчасово відсутнього працівника.
- Покладання обов’язків на умовах тимчасового заступництва допускається лише за згодою працівника.
- Доплати та надбавки, встановлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуються в тому розмірі, в якому виплачувались до тимчасового заступництва.
